Obsługa konta Erli przez agencję – co obejmuje i ile kosztuje

Kiedy obsługa przez agencję ma sens

Agencja nie jest rozwiązaniem dla każdego. Przy bardzo małej sprzedaży koszt obsługi może przewyższyć dodatkową marżę, a przy dużym, dojrzałym zespole e-commerce wiele zadań można wykonać we własnym zakresie. Najczęściej współpraca sprawdza się w kilku sytuacjach.

• Start na Erli – gdy chcesz szybko i poprawnie wdrożyć konto, bez uczenia się platformy metodą prób i błędów.

• Sprzedaż wielokanałowa – gdy Erli jest jednym z kilku kanałów, a zespół nie ma czasu na każdy z nich.

• Słabe wyniki mimo dobrego asortymentu – gdy konto istnieje, ale sprzedaje poniżej możliwości.

• Duży katalog i integracje – gdy potrzebna jest wiedza o mapowaniu danych, API i automatyzacji.

• Brak własnego specjalisty – gdy zatrudnienie osoby na etat byłoby droższe niż obsługa zewnętrzna.

Zanim zdecydujesz, sprawdź, czy Erli w ogóle pasuje do Twojego asortymentu – zalety i ograniczenia platformy opisaliśmy w tekście Czy warto sprzedawać na Erli. Jeśli konto już działa, ale wyniki są słabe, zacznij od przeglądu typowych problemów opisanych w artykule Najczęstsze błędy sprzedawców na Erli.

Agencja, specjalista na etacie czy samodzielnie

Jak wybrać agencję do obsługi konta Erli

Wybór agencji to decyzja na co najmniej kilka miesięcy, dlatego warto poświęcić czas na rozmowę i sprawdzenie kilku rzeczy, zanim podpiszesz umowę.

1. Doświadczenie z Erli i innymi marketplace’ami – zapytaj o konkretne wdrożenia i o to, jak agencja radzi sobie z integracjami i zasadami sortowania ofert.

2. Zakres i sposób pracy – kto będzie pracował na koncie, jak często i jakimi narzędziami.

3. Raportowanie – jakie dane będziesz dostawać, jak często i w jakiej formie.

4. Model rozliczenia – co dokładnie obejmuje abonament, jak liczone jest success fee.

5. Okres umowy i wypowiedzenie – czy możesz zakończyć współpracę bez wysokich kosztów, jeśli wyniki nie będą zadowalające.

6. Dostępy i bezpieczeństwo – jak agencja korzysta z dostępu do konta i integracji oraz co dzieje się z nimi po zakończeniu współpracy.

7. Opinie i referencje – sprawdź, jak oceniają agencję inni klienci, najlepiej z podobnej branży.

[#uwaga] Uważaj na obietnice gwarantowanego wzrostu sprzedaży o konkretny procent w krótkim czasie. Wynik na marketplace zależy od wielu czynników, na które agencja nie ma wpływu: asortymentu, cen zakupu, dostępności towaru, konkurencji i sezonowości. Rzetelna agencja mówi o planie działań, wskaźnikach i realistycznych scenariuszach, a nie o pewnym wyniku.

Podobne kryteria wyboru opisaliśmy przy okazji innej platformy w tekście Obsługa konta Empik Place przez agencję, a to, jak ocenić efekty współpracy po pierwszym kwartale, pokazujemy w artykule Jak ocenić efekty agencji po 3 miesiącach.

Umowa z agencją – co powinna zawierać

Umowa nie musi być długa, ale powinna jasno opisywać, za co płacisz i czego możesz oczekiwać. Przy obsłudze konta na marketplace warto zwrócić uwagę na kilka elementów, które najczęściej są pomijane albo opisane zbyt ogólnie.

• Szczegółowy zakres prac – lista zadań wykonywanych w ramach abonamentu i zadań rozliczanych dodatkowo.

• Częstotliwość działań – np. przegląd ofert co tydzień, raport co miesiąc, reakcja na zgłoszenia w ciągu jednego dnia roboczego.

• Zasady rozliczenia – kwoty, sposób liczenia success fee, termin płatności, zasady przy zwrotach.

• Okres obowiązywania i wypowiedzenie – czas trwania umowy, okres wypowiedzenia i warunki wcześniejszego zakończenia.

• Dostępy i dane – zasady korzystania z dostępu do konta, poufność danych sprzedażowych i przekazanie materiałów po zakończeniu współpracy.

• Prawa do treści – kto jest właścicielem opisów, zdjęć i grafik przygotowanych przez agencję.

• Osoby kontaktowe – kto po obu stronach podejmuje decyzje i akceptuje zmiany.

Szczególnie ważne jest ustalenie, co dzieje się po zakończeniu współpracy. Treści przygotowane przez agencję, ustawienia integracji i dokumentacja konta powinny zostać po stronie sprzedawcy, tak żeby zmiana agencji albo przejęcie konta przez własny zespół nie oznaczało zaczynania od zera.

Dostęp do konta – jak przekazać go bezpiecznie

Agencja potrzebuje dostępu do panelu sprzedawcy, a często także do integracji. Najbezpieczniej jest, gdy każda osoba i każdy system korzysta z własnego dostępu, który można w każdej chwili odebrać. Klucze API generuje się w panelu Erli w sekcji Ustawienia sklepu, Metoda integracji, zakładka Twoje klucze API – opisuje to baza wiedzy Erli. Dla integracji prowadzonej przez agencję warto wygenerować osobny klucz z czytelnym opisem, a po zakończeniu współpracy go unieważnić.

Nie przekazuj agencji swojego głównego hasła w wiadomości e-mail i nie używaj tych samych danych logowania w kilku miejscach. Szczegółowe zasady nadawania dostępu opisaliśmy w tekście Dostęp do konta Erli dla pracownika i agencji.

Co przygotować przed rozmową z agencją

1. Cele – czego oczekujesz od kanału w ciągu najbliższych miesięcy: startu, wzrostu sprzedaży, poprawy marży.

2. Dane o sprzedaży – obecne wyniki na Erli i w innych kanałach, najlepiej z podziałem na kategorie.

3. Informacje o asortymencie – liczba produktów, wariantów, jakość danych i zdjęć.

4. Opis logistyki – kto pakuje, jakie metody dostawy, jakie czasy wysyłki są realne.

5. Systemy – z jakiego systemu multichannel, magazynowego lub sklepu korzystasz.

6. Budżet – ile możesz przeznaczyć na obsługę i ewentualne promocje.

Im lepiej przygotujesz się do rozmowy, tym dokładniejszą wycenę i plan działań dostaniesz. Agencja, która nie zadaje pytań o marżę, logistykę i dostępność towaru, a od razu obiecuje wzrost sprzedaży, powinna wzbudzić Twoją ostrożność.

Jak wygląda współpraca w praktyce

Dobrze zorganizowana współpraca ma stały rytm. Dzięki temu wiesz, co agencja robi, a agencja ma od Ciebie informacje potrzebne do pracy: o nowościach, promocjach, zmianach cen zakupu i dostępności towaru.

1. Spotkanie startowe – cele, zakres, dostępy, osoby kontaktowe, harmonogram wdrożenia.

2. Wdrożenie – konfiguracja konta, oferty, integracja, cenniki dostaw, pierwsze testy.

3. Pierwszy miesiąc – codzienna kontrola, poprawki, pierwsze akcje promocyjne.

4. Stały rytm – cotygodniowy krótki kontakt, comiesięczny raport i spotkanie podsumowujące.

5. Kwartalny przegląd – ocena wyników względem celów i decyzja o kierunku dalszych działań.

[#przyklad] Producent akcesoriów kuchennych sprzedawał dobrze na Allegro, ale nie miał czasu na Erli. Zlecił agencji wdrożenie: import ofert z poprawionymi tytułami i parametrami, osobne cenniki dostaw dla trzech grup gabarytowych, integrację stanów z systemem multichannel i plan udziału w akcjach platformy. Po wdrożeniu zespół producenta przejął bieżącą obsługę zamówień, a agencja raz w miesiącu analizowała wyniki i proponowała zmiany w ofertach i promocjach. Dzięki temu koszt obsługi był niższy niż przy pełnym prowadzeniu konta, a kanał działał według tych samych standardów co Allegro.

Najczęstsze problemy we współpracy i jak ich uniknąć

• Brak informacji od sprzedawcy – agencja nie wie o nowościach, zmianach cen zakupu czy brakach towaru. Ustal stały kanał przekazywania takich informacji.

• Zbyt wiele osób decyzyjnych – sprzeczne polecenia od kilku osób spowalniają pracę. Wyznacz jedną osobę kontaktową po swojej stronie.

• Raporty bez wniosków – same liczby niewiele mówią. Oczekuj rekomendacji i planu na kolejny miesiąc.

• Ręczne zmiany na koncie bez uzgodnienia – Twoje poprawki w panelu mogą kolidować z pracą agencji i integracją. Uzgadniaj zmiany przed ich wprowadzeniem.

• Ocena po kilku tygodniach – marketplace potrzebuje czasu na zebranie opinii i zbudowanie pozycji ofert. Rzetelna ocena wymaga zwykle kilku miesięcy danych.

Czy obsługa się opłaca – prosta kalkulacja

Najprostszy sposób na ocenę opłacalności to policzenie, ile dodatkowych zamówień musi przynieść współpraca, żeby pokryć koszt obsługi. Przyjmijmy przykładowe, założone liczby: obsługa kosztuje 1500 zł netto miesięcznie, a średnia marża na zamówieniu po prowizji, wysyłce i kosztach towaru wynosi 25 zł. W takim przypadku agencja musi wypracować co najmniej 60 dodatkowych zamówień miesięcznie, żeby koszt się zwrócił.

Kwoty w tabeli są przykładowe – podstaw własny koszt obsługi i marżę. Pamiętaj też o korzyściach, które trudno przeliczyć na zamówienia: zaoszczędzonym czasie zespołu, mniejszej liczbie błędów w integracji czy lepszej marży dzięki poprawionym cennikom dostaw. Wynik zamówienia po wszystkich kosztach policzysz w kalkulatorze rentowności, a strukturę comiesięcznego zestawienia wyników kanału opisaliśmy w tekście Rentowność Erli w arkuszu.

Kalkulację warto powtórzyć po kwartale współpracy na rzeczywistych danych. Porównaj liczbę zamówień i marżę z okresem przed rozpoczęciem obsługi, uwzględniając sezonowość, i sprawdź, czy przyrost pokrywa koszt agencji z zapasem. Jeśli nie, przeanalizuj z agencją przyczyny – czasem problem leży w asortymencie albo cenach zakupu, a nie w samej obsłudze konta.

Jakie wskaźniki śledzić we współpracy z agencją

• Sprzedaż i liczba zamówień – w porównaniu z okresem przed współpracą i z analogicznym okresem roku poprzedniego.

• Marża na kanale – po prowizjach, wysyłce, zwrotach i koszcie obsługi agencji.

• Liczba aktywnych ofert i odsetek ofert, które się sprzedają.

• Udział w akcjach promocyjnych i wynik tych akcji po rabatach.

• Błędy integracji, anulowania i opóźnienia wysyłek – wskaźniki jakości obsługi konta.

• Czas realizacji zadań – jak szybko agencja reaguje na zgłoszenia i zmiany.

Jeśli Erli jest jednym z kilku Twoich kanałów, wyniki warto porównywać w szerszym kontekście sprzedaży wielokanałowej – jak dodać Erli do istniejącej sprzedaży, opisaliśmy w tekście Multichannel z Erli.

Wykres – kiedy obsługa konta Erli przez agencję ma sens, a kiedy lepiej prowadzić je samodzielnie. [#chart:er75b]

Najczęściej zadawane pytania

Ile kosztuje obsługa konta Erli przez agencję?

To zależy od zakresu prac, wielkości katalogu, stanu konta i modelu rozliczenia. Wiele agencji, w tym my, wycenia obsługę Erli indywidualnie po konsultacji, bo zakres prac bardzo różni się między sprzedawcami.

Czy agencja może przejąć także obsługę klienta?

Niektóre agencje oferują obsługę wiadomości od kupujących. Odpowiedzialność za zwroty, reklamacje i zgodność oferty z prawem pozostaje jednak po stronie sprzedawcy, dlatego zasady odpowiedzi warto uzgodnić na piśmie.

Czy lepszy jest abonament, czy success fee?

Abonament daje przewidywalny koszt i jasny zakres, a success fee wiąże wynagrodzenie z wynikiem. Przy success fee kluczowe jest precyzyjne określenie, od czego liczona jest prowizja agencji i jak traktowane są zwroty.

Jak szybko widać efekty współpracy?

Pierwsze zmiany, takie jak poprawione oferty czy cenniki dostaw, mogą przynieść efekt w ciągu kilku tygodni. Pełną ocenę współpracy najlepiej przeprowadzić po około trzech miesiącach, porównując wyniki z okresem bazowym.

Jak bezpiecznie dać agencji dostęp do konta Erli?

Najlepiej przez osobne dane dostępowe i osobny klucz API dla integracji, które można w każdej chwili unieważnić. Nie przekazuj głównego hasła w wiadomościach e-mail i po zakończeniu współpracy usuń dostęp agencji.

Czy mogę zlecić tylko wdrożenie, a potem prowadzić konto sam?

Tak, to częsty model. Agencja konfiguruje konto, przygotowuje oferty i integrację, a dalszą pracę przejmuje Twój zespół. Warto wtedy poprosić o dokumentację ustawień i krótkie szkolenie z obsługi.

Czy agencja obsługująca Erli musi mieć status partnera platformy?

Nie. Konto Erli może prowadzić każda agencja, której nadasz dostęp. Ważniejsze od formalnych statusów są doświadczenie z marketplace’ami, sposób pracy, raportowanie i przejrzyste warunki współpracy.

Podsumowanie

Obsługa konta Erli przez agencję może obejmować zarówno jednorazowe wdrożenie, jak i bieżące prowadzenie konta: oferty, integracje, cenniki dostaw, promocje i raportowanie. Odpowiedzialność wobec kupujących, logistyka i decyzje biznesowe zostają po stronie sprzedawcy, dlatego kluczowy jest jasny podział obowiązków. Przed podpisaniem umowy sprawdź zakres prac, model rozliczenia, warunki wypowiedzenia i sposób raportowania, a opłacalność oceniaj na podstawie marży i liczby dodatkowych zamówień, a nie samego obrotu.

Jeśli chcesz porozmawiać o wdrożeniu lub prowadzeniu konta na Erli, wdrażamy i obsługujemy sprzedaż na Erli – sprawdź zakres obsługi sprzedaży na Erli.