InPost Fulfillment – jak działa magazyn i obsługa zamówień dla sklepów

Obsługa zamówień, wysyłka i zwroty

Po wdrożeniu codzienna praca wygląda prosto: klient składa zamówienie, integracja przekazuje je do magazynu, magazyn kompletuje i pakuje paczkę, generuje etykietę i nadaje przesyłkę. Numer przesyłki wraca do sklepu, a klient dostaje powiadomienia od InPost. Ty nie dotykasz paczki – kontrolujesz proces przez panel i raporty.

Wykres – co obejmuje usługa według strony InPost Fulfillment. [#chart:ip34b]

Wśród usług dodatkowych strona wymienia obsługę zwrotów, zakup opakowań, etykietowanie, dodatkowe zabezpieczenie oraz insert, czyli dokładanie do paczek ulotek i dokumentów, np. faktur. Każda z tych usług zwykle ma osobną stawkę, więc warto od razu ustalić, które są Ci potrzebne.

• Zwroty – magazyn przyjmuje paczkę zwrotną, sprawdza stan towaru i przywraca go do sprzedaży albo odkłada jako uszkodzony. Klientom możesz udostępnić wygodne odesłanie przez Paczkomat; opisujemy to w artykule Szybkie Zwroty InPost.

• Opakowania – możesz kupować je od magazynu albo dostarczać własne, np. z logo marki.

• Insert – ulotki, rabaty na kolejne zakupy, faktury papierowe dokładane do zamówień.

• Zabezpieczenie – dodatkowe wypełnienie, folia, karton w kartonie dla produktów delikatnych.

[#tip] Ustal z magazynem jasną regułę dla produktów delikatnych i nietypowych: jakie opakowanie, ile wypełnienia, czy potrzebny jest karton w kartonie. Bez takiej instrukcji magazyn pakuje według standardu, który nie zawsze pasuje do szkła, kosmetyków czy elektroniki.

Model rozliczeń w InPost Fulfillment

Według strony usługi płacisz za zajmowaną powierzchnię magazynową, którą określa umowa, z możliwością skalowania w sezonie. Do tego dochodzą usługi dodatkowe, takie jak obsługa zwrotów, opakowania, etykietowanie, zabezpieczenie i insert, oraz koszty wysyłek. Konkretne stawki ustala się indywidualnie, dlatego porównując oferty, warto przeliczyć je na koszt jednego zamówienia.

Wysyłki w modelu fulfillment rozliczasz według stawek przewozowych z umowy, więc warto zadbać o nie przed startem – wolumen, który trafi do magazynu, jest dobrym argumentem w negocjacjach. Opisujemy to w artykule negocjowanie stawek z InPost. Jeśli chcesz najpierw przeanalizować, gdzie w Twojej logistyce uciekają pieniądze, zajrzyj do tekstu kto pomoże obniżyć koszty wysyłki.

Integracja ze sklepem i marketplace’ami

Fulfillment działa dobrze tylko wtedy, gdy dane płyną automatycznie w obie strony. Zamówienia muszą trafiać do magazynu bez ręcznego przepisywania, a stany magazynowe i numery przesyłek – wracać do sklepu i na marketplace’y. Jeśli sprzedajesz w kilku kanałach, najwygodniej, gdy wszystkie zamówienia spływają najpierw do jednego systemu, który przekazuje je dalej do magazynu.

Przy sprzedaży wielokanałowej szczególnie ważna jest synchronizacja stanów. Jeśli magazyn fizycznie wydał ostatnią sztukę, oferta na Allegro czy w sklepie musi to wiedzieć od razu – inaczej sprzedasz towar, którego nie ma. Jak ten problem wygląda w praktyce, opisujemy w artykule synchronizacja stanów magazynowych z Allegro, a o prowadzeniu wielu kanałów z jednego miejsca – w artykule multichannel z BaseLinkerem.

[#uwaga] Zanim podpiszesz umowę, sprawdź, czy Twoja platforma sklepowa i marketplace’y są obsługiwane przez integracje magazynu albo przez system, którego używasz do zamówień. Brak integracji z jednym kanałem oznacza ręczną pracę przy każdym zamówieniu z tego kanału.

Co musisz przygotować po swojej stronie

Przeniesienie logistyki do zewnętrznego magazynu wymaga uporządkowania danych i procesów. Najwięcej problemów przy starcie wynika nie z magazynu, tylko z niekompletnych danych produktowych i niejasnych zasad.

1. Kartoteka produktów – SKU, kody EAN, wymiary i waga każdego produktu oraz zestawów.

2. Prognoza wolumenu – liczba zamówień miesięcznie, sezonowe szczyty, średnia liczba sztuk w zamówieniu.

3. Zasady pakowania – opakowania, zabezpieczenie, insert, produkty wymagające szczególnej uwagi.

4. Kanały sprzedaży – lista sklepów i marketplace’ów do zintegrowania.

5. Polityka zwrotów – kto decyduje o przyjęciu zwrotu, co z towarem uszkodzonym.

6. Plan przeniesienia zapasów – harmonogram dostawy towaru do magazynu tak, żeby sprzedaż nie stanęła.

Dobrze prowadzony katalog produktów ułatwia też późniejsze zmiany – zarówno przejście do innego magazynu, jak i powrót do własnego. Jak go zorganizować, opisujemy w artykule magazyn BaseLinker.

Pierwszy miesiąc współpracy – czego się spodziewać

Start z zewnętrznym magazynem rzadko jest bezbłędny, nawet przy dobrym przygotowaniu. Pierwsze tygodnie to czas, w którym magazyn poznaje Twój asortyment, a Ty – jego procedury. Warto zaplanować ten okres świadomie, zamiast liczyć na to, że wszystko zadziała od pierwszego dnia.

• Tydzień przed startem – testowe zamówienia przez integrację, sprawdzenie, czy numer przesyłki i status wracają do sklepu.

• Pierwsze dni – codzienny przegląd zamówień, które utknęły w integracji, i szybka komunikacja z opiekunem.

• Pierwsze tygodnie – kontrola zgodności stanów w sklepie i w magazynie, analiza pierwszych zwrotów i reklamacji.

• Koniec miesiąca – pierwsza faktura i porównanie kosztu na zamówienie z założeniami z oferty.

Na czas przeprowadzki rozważ ograniczenie promocji i kampanii reklamowych. Jeśli w dniu przenoszenia zapasów sprzedaż wzrośnie, część zamówień może czekać na towar, który jest jeszcze w drodze do nowego magazynu. Bezpieczniej przenieść logistykę w spokojniejszym okresie, a nie tuż przed sezonem.

Najczęstsze błędy przy przejściu do fulfillmentu

Z naszej praktyki przy wdrożeniach integracji z zewnętrznymi magazynami najwięcej problemów wynika z kilku powtarzalnych błędów. Większość z nich da się wyeliminować na etapie przygotowań.

• Brak wymiarów i wag w kartotece – magazyn nie dobierze opakowania ani gabarytu, a przewoźnik dolicza dopłaty za niezgodny rozmiar paczki.

• Zestawy bez definicji – sklep sprzedaje komplet, a magazyn widzi tylko pojedyncze produkty. Zestawy trzeba zdefiniować w kartotece i w integracji.

• Ręczne zamówienia poza integracją – zamówienia telefoniczne czy B2B wysyłane mailem łatwo zgubić. Wszystkie zamówienia powinny przechodzić przez ten sam system.

• Brak reguł dla zwrotów – magazyn nie wie, czy uszkodzony towar odłożyć, zutylizować, czy odesłać do Ciebie.

• Zbyt optymistyczna prognoza – oferta liczona na wolumen, którego sklep nie osiąga, może skończyć się wyższym kosztem na zamówienie.

Jeśli dotąd pakowałeś zamówienia u siebie, sporo z tych zasad przyda Ci się także w obecnym magazynie – porządek w lokalizacjach i procesie kompletacji opisujemy w artykule WMS w Base. A jeśli dopiero zaczynasz wysyłki z InPost, podstawy znajdziesz w przewodniku InPost dla firm.

Dla kogo InPost Fulfillment, a dla kogo nie

Fulfillment najbardziej opłaca się sklepom, które mają stabilny, rosnący wolumen zamówień, a własne pakowanie zaczyna ograniczać rozwój: brakuje miejsca, ludzi albo czasu właściciela. Dobrze sprawdza się też przy wyraźnej sezonowości, bo powierzchnię i obsadę dopasowuje magazyn, a nie Ty. Mniej sensu ma przy bardzo małej liczbie zamówień, produktach wielkogabarytowych lub wymagających montażu oraz tam, gdzie każda paczka jest personalizowana ręcznie.

Warto też porównać InPost Fulfillment z magazynem marketplace’u, jeśli większość sprzedaży robisz na Allegro. Mechanizm i koszty tego rozwiązania opisujemy w artykule One Fulfillment by Allegro. Różnica polega głównie na tym, że fulfillment marketplace’u jest związany z jednym kanałem, a zewnętrzny magazyn obsługuje wszystkie.

[#checklista] Przed rozmową z InPost Fulfillment przygotuj: liczbę zamówień miesięcznie i szczyty sezonowe; liczbę SKU i średnią liczbę sztuk w zamówieniu; wymiary i wagę produktów; listę kanałów sprzedaży; wymagania dotyczące pakowania i insertu; oczekiwaną godzinę graniczną; politykę zwrotów; listę pytań o SLA i odpowiedzialność za towar.

Najczęściej zadawane pytania

Co to jest InPost Fulfillment?

To usługa logistyczna InPost dla sklepów internetowych: magazynowanie towaru, kompletacja i pakowanie zamówień, wysyłka przez Paczkomaty, PaczkoPunkty i kuriera oraz – jako usługa dodatkowa – obsługa zwrotów.

Do której godziny trzeba złożyć zamówienie, żeby wyszło tego samego dnia?

Według strony InPost Fulfillment zamówienia złożone do 20:00 są wysyłane tego samego dnia, a klient otrzymuje je następnego dnia roboczego. Potwierdź tę godzinę w swojej umowie, bo może zależeć od usługi i dnia tygodnia.

Ile kosztuje InPost Fulfillment?

Nie ma publicznego cennika – wycena jest indywidualna. Według strony usługi płacisz za powierzchnię magazynową ustaloną w umowie oraz za usługi dodatkowe, a do tego dochodzą wysyłki.

Czy InPost Fulfillment obsługuje zwroty?

Tak, strona usługi wymienia obsługę zwrotów wśród usług dodatkowych. Zakres – kontrolę stanu towaru, ponowne odłożenie do sprzedaży i postępowanie z uszkodzonymi produktami – ustal w umowie.

Czy mogę sprzedawać na kilku marketplace’ach i korzystać z InPost Fulfillment?

Tak, według strony InPost system magazynowy integruje się ze sklepami, marketplace’ami i przewoźnikami. Przed startem sprawdź, czy wszystkie Twoje kanały są obsługiwane bezpośrednio albo przez system do obsługi zamówień.

Czy InPost Fulfillment wysyła za granicę?

Strona usługi wymienia wysyłki krajowe i zagraniczne. Listę krajów, usług i stawek potwierdź w ofercie, bo zależą od aktualnej oferty międzynarodowej InPost.

Podsumowanie

InPost Fulfillment to przejęcie całej logistyki sklepu – od magazynu po wysyłkę i zwroty – przez operatora, który jednocześnie obsługuje doręczenie do Paczkomatów i kurierem. Usługa najlepiej sprawdza się przy rosnącym wolumenie i sprzedaży w wielu kanałach, pod warunkiem że zamówienia, stany i numery przesyłek płyną automatycznie przez integracje. Deklaracje ze strony dostawcy traktuj jako punkt wyjścia i przenieś kluczowe parametry do umowy.

Wdrażamy i obsługujemy wysyłki InPost oraz integracje z zewnętrznymi magazynami – łączymy sklep i marketplace’y z magazynem, automatyzujemy statusy, stany i numery przesyłek. Sprawdź usługę wdrożenia Base i automatyzacji wysyłek.