Terminowość doręczeń GLS - jak ją liczyć?
Terminowość doręczeń to odsetek paczek doręczonych w założonym czasie od nadania. Najprostsza definicja dla wysyłek krajowych: paczka doręczona w kolejnym dniu roboczym po odbiorze z magazynu. Dla Niemiec i Czech przyjmij normę zgodną z deklaracją przewoźnika, np. 2 dni robocze. Ważne, żeby liczyć od dnia odbioru paczki przez kuriera, a nie od dnia zamówienia - inaczej do wyniku wliczysz opóźnienia własnego magazynu.
[#chart:kur39b]
Wynik porównuj miesiąc do miesiąca i między przewoźnikami. Pojedynczy słabszy tydzień w sezonie nie musi oznaczać problemu, ale spadek terminowości przez kilka miesięcy to sygnał do rozmowy z opiekunem handlowym GLS albo do przesunięcia części paczek do innego przewoźnika. Osobno analizuj okres przedświąteczny, bo wtedy czasy doręczeń wydłużają się u wszystkich firm, a porównanie z sezonem z poprzedniego roku mówi więcej niż porównanie z poprzednim miesiącem. Zapisuj też w raporcie dni, w których magazyn nadał paczki później niż zwykle, żeby nie przypisywać przewoźnikowi własnych opóźnień.
Terminowość a oceny sprzedawcy na Allegro
Na Allegro opóźnienia dostaw przekładają się na pytania kupujących, gorsze oceny i ryzyko dyskusji. Sprzedawca odpowiada przed kupującym za cały proces, także za część po stronie kuriera. Dlatego terminowość GLS warto czytać razem z czasem wysyłki deklarowanym w ofertach. Jak go ustawić, opisujemy w artykule Czas wysyłki na Allegro - jak go ustawić i jak wpływa na sprzedaż.
Śledzenie GLS w Base - statusy wszystkich przesyłek w jednym widoku
Sprawdzanie paczek pojedynczo na stronie GLS nie skaluje się przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie. W Base po podłączeniu konta GLS numery przesyłek zapisują się w zamówieniach, a moduł śledzenia aktualizuje ich statusy. Na tej podstawie można automatycznie zmieniać status zamówienia na Doręczone, wysyłać prośbę o opinię albo wyłapywać paczki, które stoją w miejscu. Jak podłączyć przewoźnika, pokazujemy w artykule Kurierzy w BaseLinkerze - jak podłączyć InPost, DPD, DHL i inne firmy.
status Wysłane - ustawiany po utworzeniu przesyłki i wydruku etykiety,
status W doręczeniu - pomaga obsłudze odpowiadać na pytania klientów bez sprawdzania strony GLS,
status Doręczone - wyzwala prośbę o opinię i zamyka zamówienie,
status Problem z doręczeniem - zbiera paczki ze zwrotem, odmową lub długim brakiem zmian, żeby ktoś je wyjaśnił.
Podobny układ statusów i raportów opisaliśmy dla innego przewoźnika w artykule DHL śledzenie i raporty - przesyłki krajowe i zagraniczne w jednym widoku. Jeśli wysyłasz kilkoma firmami, wspólne statusy pozwalają porównywać je w jednym raporcie.
Śledzenie GLS w komunikacji z klientem
Statusy przesyłek warto wykorzystać także w marketingu posprzedażowym. Wiadomość o wysyłce z numerem i linkiem do śledzenia GLS zmniejsza liczbę pytań o paczkę. E-mail po doręczeniu z prośbą o opinię trafia do klienta wtedy, gdy ma produkt w rękach, a nie dzień po zamówieniu. Z kolei paczki ze statusem problemu można obsłużyć proaktywnie - napisać do klienta, zanim on napisze do sklepu albo wystawi negatywną ocenę. Przy wysyłkach zagranicznych przygotuj szablony wiadomości w języku kraju odbiorcy, bo powiadomienia GLS to tylko część komunikacji.
Raporty GLS a kontrola kosztów dostaw
Raport przesyłek jest też narzędziem do kontroli faktur. Porównuj liczbę paczek i dopłat na fakturze GLS z liczbą przesyłek w Base. Różnice najczęściej dotyczą dopłat za paczki niestandardowe, przekroczenie wagi gabarytowej i zwrotów do nadawcy. Według regulaminu GLS dopłata za wagę gabarytową dotyczy m.in. paczek, których waga gabarytowa przekracza 31,5 kg w kraju lub 40 kg za granicą (stan na sierpień 2026 - sprawdź aktualny regulamin i cennik).
[#przyklad] Przykład (wartości umowne): sklep nadał w miesiącu 1 000 paczek GLS. 940 doręczono w normie, 40 z opóźnieniem, a 20 wróciło do nadawcy. Terminowość wynosi 94%, a 20 zwrotów oznacza dodatkowy koszt przesyłek zwrotnych i ponownej wysyłki. Ten sam raport pokazuje, że większość zwrotów to pobrania - to wskazówka, by zmienić zasady płatności przy odbiorze.
Nieudane doręczenia i zwroty GLS - jak je ograniczyć dzięki danym?
Historia zdarzeń przesyłek pokazuje, dlaczego paczki nie trafiają do klientów za pierwszym razem. Gdy zbierzesz te przyczyny w raporcie, zwykle okazuje się, że większość z nich da się ograniczyć po stronie sklepu:
brak e-maila odbiorcy w przesyłce - klient nie dostaje zapowiedzi FlexDeliveryService i nie może przekierować paczki, gdy nie będzie go w domu,
błędny adres lub brak numeru mieszkania - warto walidować adres w koszyku i sprawdzać zamówienia z nietypowymi danymi przed nadaniem,
brak telefonu - kurier nie skontaktuje się z odbiorcą, a przy doręczeniu do punktu telefon lub e-mail jest wymagany,
pobrania - przy pobraniu odbiorca ma mniej opcji zmiany doręczenia, a nieodebrane pobrania to częsta przyczyna zwrotów,
firmy zamknięte w godzinach doręczenia - dla klientów B2B warto zbierać w koszyku godziny pracy lub proponować odbiór w punkcie.
Każda z tych zmian zmniejsza liczbę paczek wracających do magazynu, a więc koszt przesyłek zwrotnych, ponownej wysyłki i pracy obsługi klienta.
Raport GLS według kraju i regionu
Średnia terminowość dla całego sklepu potrafi ukryć problem. Jeśli 90% paczek trafia do Polski, słabsze wyniki w Niemczech czy Czechach w średniej znikną. Dlatego dziel raport co najmniej na kraj, a przy dużym wolumenie krajowym także na województwa lub pierwsze cyfry kodu pocztowego. Taki podział pokazuje, czy problem dotyczy całej sieci, czy jednego oddziału lub kierunku. Z takimi danymi łatwiej rozmawiać z opiekunem GLS i łatwiej podjąć decyzję, czy na danym kierunku nie lepiej działa inny przewoźnik.
Raporty GLS w negocjacjach umowy
Przed odnowieniem umowy przygotuj zestawienie z ostatnich miesięcy: liczbę paczek, rozkład wag, kraje, terminowość, zwroty i koszt na zamówienie. Dane z raportu są mocniejszym argumentem niż ogólne wrażenia, zwłaszcza gdy możesz pokazać wyniki kilku przewoźników obok siebie na tych samych kierunkach. Pokazują przewoźnikowi, jaki wolumen może zatrzymać, a Tobie - czy proponowane stawki faktycznie obniżą koszt dostaw (stan na sierpień 2026 - sprawdź cennik).
Gdy dane śledzenia GLS się nie zgadzają - typowe problemy
Raporty są wiarygodne tylko wtedy, gdy statusy są aktualne i kompletne. Najczęstsze kłopoty wynikają z integracji, a nie z samego przewoźnika. Poniższy diagram zbiera objawy i sposoby naprawy.
[#chart:kur39c]
Jak często analizować raporty przesyłek GLS?
Codziennie - lista paczek bez zmiany statusu od 2-3 dni roboczych i paczek z problemem.
Co tydzień - liczba nieudanych doręczeń, zwrotów i pytań klientów o status.
Co miesiąc - terminowość, koszt dostawy na zamówienie i porównanie z innymi przewoźnikami.
Co kwartał lub przed odnowieniem umowy - podsumowanie do negocjacji stawek z GLS.
Jak Vinson pomaga wykorzystać dane GLS
Nie jesteśmy partnerem GLS, więc patrzymy na dane przewoźnika z perspektywy sklepu. Integrujemy GLS z Base, sklepem i Allegro, ustawiamy statusy i automatyczne powiadomienia, budujemy raporty terminowości i kosztów, a na ich podstawie dobieramy kurierów do produktów i krajów. Zacznij od bezpłatnej konsultacji z Vinson.
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r., certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+ i autoryzowany partner Shoper, z oceną 4,9/5 ze 171 opinii i ponad 500 firmami, które obsłużyliśmy. Więcej o wdrożeniach Base przeczytasz na stronie wdrożenie Base.
Najczęściej zadawane pytania
Jak śledzić przesyłkę GLS?
Przesyłkę GLS śledzisz po numerze paczki na stronie GLS. Odbiorca, którego e-mail był w danych przesyłki, dostaje też wiadomości FlexDeliveryService z zapowiedzią doręczenia i linkiem do zarządzania dostawą. Sklep najwygodniej śledzi wszystkie paczki naraz w Base lub innym systemie zintegrowanym z GLS.
Ile trwa doręczenie paczki GLS do Niemiec lub Czech?
GLS podaje, że paczki do Niemiec i Czech docierają najczęściej w 2 dni robocze, a standardowy czas doręczenia międzynarodowego w EuroBusinessParcel to do 96 godzin. To czasy orientacyjne, a nie gwarantowane, więc w raportach licz terminowość osobno dla każdego kraju.
Dlaczego status przesyłki GLS się nie zmienia?
Najczęściej paczka nie została jeszcze odebrana przez kuriera albo dane przesyłki utworzono, ale paczka nie trafiła do nadania. Zdarza się też, że integracja nie pobiera statusów, bo nie jest włączony moduł śledzenia. Jeśli status stoi kilka dni po odbiorze, zgłoś sprawę do GLS z numerem przesyłki.
Jak liczyć terminowość doręczeń GLS?
Podziel liczbę paczek doręczonych w normie przez liczbę paczek nadanych w danym okresie i pomnóż przez 100%. Normę ustal osobno dla kraju i zagranicy, np. kolejny dzień roboczy w Polsce i 2 dni robocze do Niemiec. Liczenie zaczynaj od odbioru paczki przez kuriera, a nie od zamówienia.
Czy statusy GLS mogą automatycznie zmieniać status zamówienia?
Tak, jeśli korzystasz z integracji, która pobiera statusy przesyłek, np. w Base. Po doręczeniu zamówienie może samo zmienić status na Doręczone i wyzwolić e-mail z prośbą o opinię. Paczki ze zwrotem lub bez zmian można automatycznie kierować do osobnego statusu do wyjaśnienia.
Chcesz mieć raport terminowości i kosztów GLS bez ręcznego liczenia? Umów bezpłatną konsultację z Vinson - pokażemy, jak zebrać dane wszystkich przewoźników w jednym miejscu.
