Empik Place bez ręcznej pracy – automatyczne statusy, faktury i numery przesyłek

Automatyczne statusy i akceptacja zamówień

Zamówienie na Empiku zaczyna się od statusu Przyjęcie w toku. Jeśli go nie przyjmiesz w ciągu 3 dni, zostanie automatycznie odrzucone, a średni czas akceptacji liczony w okresie 90 dni nie powinien przekraczać 12 godzin. Dlatego automatyczna akceptacja jest jedną z najczęściej włączanych funkcji integracji.

• Base – w ustawieniach zamówień możesz włączyć automatyczne potwierdzanie zamówień albo pobierać niepotwierdzone zamówienia i akceptować je samodzielnie w Base.

• Sellasist – opcja automatycznej akceptacji przyjmuje zamówienie, jeśli produkt jest dostępny w magazynie.

• base.courier – po połączeniu konta można włączyć automatyczną akceptację nowych zamówień.

• WooCommerce – wtyczka Empiku pozwala ustawić automatyczne pobieranie i akceptację zamówień, a zadania CRON aktualizują statusy.

• Shopify – przez Mirakl Connect akceptacja odbywa się w cyklach ok. 7 minut, a wysyłka jest przekazywana w czasie rzeczywistym.

[#uwaga] Automatyczna akceptacja bez kontroli stanów to pułapka. Po akceptacji sprzedawca nie może sam anulować zamówienia, więc jeśli towaru zabraknie, skończy się to opóźnieniem lub incydentem. Akceptację warto uzależnić od dostępności w magazynie albo połączyć z dobrą synchronizacją stanów i buforem bezpieczeństwa – opisujemy to w artykule o synchronizacji stanów i cen na Empik Place.

Po akceptacji i opłaceniu zamówienie przechodzi do statusu Oczekuje na wysyłkę, a po nadaniu paczki – Wysłano. Empik sam wysyła klientowi powiadomienie o zmianie statusu, więc nie musisz przygotowywać dodatkowej komunikacji. Szczegóły statusów i terminów opisujemy w tekście o czasie realizacji zamówień na Empiku.

Numery przesyłek bez przepisywania

Numer listu przewozowego jest na Empiku obowiązkowy i trzeba go przekazać przed zmianą statusu na Wysłano lub razem z nią. Ręczne kopiowanie numerów z systemu kurierskiego do panelu to klasyczne źródło pomyłek i opóźnień. Większość integracji pozwala przekazywać numery automatycznie:

• Base – opcja „Wysyłaj numery nadania” pozwala przekazywać numer automatycznie od razu po utworzeniu przesyłki albo po przeniesieniu zamówienia do wybranego statusu.

• PrestaShop – jeśli wtyczki przewoźników (np. InPost czy DPD) uzupełniają numer na karcie zamówienia, dodatkowe zadanie CRON eksportuje numery do Empiku.

• base.courier i Furgonetka – importują zamówienia z Empiku i pozwalają przygotować przesyłki oraz etykiety kurierskie; Furgonetka pobiera tylko zamówienia zaakceptowane i opłacone lub za pobraniem.

• API – przy własnej integracji numer przesyłki przekazujesz razem ze zmianą statusu na Wysłano.

Numer przesyłki ma też znaczenie finansowe: przy zaginięciu paczki prowizja może zostać zwrócona tylko wtedy, gdy zamówienie ma numer listu przewozowego. Pamiętaj również, żeby nie wysyłać paczek z Empiku przez Allegro Delivery – Centrum Pomocy wskazuje, że może to wprowadzać klientów w błąd co do źródła zamówienia i być traktowane jako naruszenie regulaminu. Konfigurację metod dostawy opisujemy w poradniku o wysyłce na Empik Place.

Faktury i paragony – automatycznie i zgodnie z zasadami

Zasada na Empiku jest prosta: jeśli klient podał w zamówieniu NIP, kupuje jako firma i trzeba wystawić fakturę; jeśli nie podał – wystawiasz paragon. Gdy klient po zakupie poprosi o fakturę na osobę prywatną, wystawiasz ją i przesyłasz bezpośrednio do niego. Brak faktury może skończyć się incydentem założonym przez klienta lub Empik – wtedy trzeba wystawić dokument, wysłać go klientowi i dodać do zamówienia w Panelu Sprzedawcy w sekcji Więcej działań > Dokumenty. Według Centrum Pomocy taki incydent nie wpływa na statystyki, ale wymaga pracy i blokuje środki do czasu zamknięcia.

Automatyzacja pozwala uniknąć tego scenariusza. W Base możesz ustawić automatyczne przekazywanie faktur do zamówień Empiku, podobnie jak numerów nadania, a przy własnej integracji API pozwala przesyłać dokumenty do zamówień w obsługiwanych formatach, m.in. PDF. Kwestie podatkowe, w tym paragony i faktury przy sprzedaży marketplace, opisujemy w artykule o fakturach na Empik Place. Obowiązki związane z KSeF i ewidencją sprzedaży warto potwierdzić z księgowym.

[#tip] Ustaw w systemie regułę: zamówienie z NIP automatycznie generuje fakturę, która trafia do zamówienia na Empiku w momencie zmiany statusu na Wysłano. Dzięki temu dokument jest zawsze dołączony, zanim klient zdąży o niego zapytać, a zespół nie musi pamiętać o ręcznym przesyłaniu plików.

Automatyzacja krok po kroku

Wdrożenie automatyzacji warto przeprowadzić etapami, zaczynając od procesów, które najbardziej obciążają zespół i najczęściej generują błędy:

1. Podłącz Empik do systemu, w którym obsługujesz zamówienia z innych kanałów – sklepu, systemu wielokanałowego lub systemu kurierskiego.

2. Włącz automatyczne pobieranie zamówień w krótkim interwale i ustaw domyślny status dla nowych zamówień.

3. Zdecyduj o akceptacji: automatycznej przy dostępności towaru albo ręcznej z codzienną kontrolą.

4. Zmapuj metody dostawy z Empiku na usługi przewoźników i włącz automatyczne przekazywanie numerów nadania.

5. Skonfiguruj generowanie faktur dla zamówień z NIP i ich automatyczne przekazywanie do Empiku.

6. Przetestuj cały proces na kilku zamówieniach i sprawdź w Panelu Sprzedawcy, czy statusy, numery i dokumenty pojawiają się poprawnie.

[#przyklad] Sklep z artykułami kreatywnymi obsługuje dziennie ok. 60 zamówień z Empiku. Wcześniej dwie osoby ręcznie akceptowały zamówienia, kopiowały numery przesyłek i wysyłały faktury. Po podłączeniu Empiku do systemu wielokanałowego zamówienia są pobierane automatycznie, akceptowane przy dostępności towaru, numery nadania trafiają do Empiku po utworzeniu etykiety, a faktury dla zamówień z NIP – przy zmianie statusu. Zespół zajmuje się już tylko wyjątkami i obsługą klienta (przykład). [#chart:em50b]

Najczęstsze błędy przy automatyzacji obsługi zamówień

• Automatyczna akceptacja wszystkich zamówień bez sprawdzania stanów magazynowych.

• Zmiana statusu na Wysłano bez numeru listu przewozowego albo z numerem przewoźnika, który nie jest zmapowany.

• Brak automatycznego przekazywania faktur dla zamówień z NIP.

• Wysyłanie paczek z Empiku usługami przypisanymi do innego marketplace.

• Brak monitoringu – zamówienia, które utknęły w statusie Przyjęcie w toku, odkrywane dopiero po automatycznym odrzuceniu.

• Kilka systemów zmieniających statusy tych samych zamówień jednocześnie.

Automatyzacja nie oznacza, że możesz przestać zaglądać do panelu. Warto codziennie sprawdzać zamówienia oczekujące na akceptację, incydenty i wiadomości od klientów, a raz w tygodniu – wskaźniki jakości. Jak ich pilnować, wyjaśniamy w artykule o wskaźnikach jakości na Empik Place. Wybór narzędzia opisujemy w tekście o integracji Empik Place ze sklepem internetowym, a możliwości własnego połączenia – w artykule o API Empik Place.

Najczęściej zadawane pytania

Czy zamówienia z Empiku można akceptować automatycznie?

Tak. Wiele integracji, m.in. Base, Sellasist, base.courier i wtyczka WooCommerce, pozwala włączyć automatyczną akceptację. Warto uzależnić ją od dostępności towaru, bo po akceptacji sprzedawca nie może sam anulować zamówienia.

Jak przekazywać numery przesyłek do Empiku automatycznie?

Najprościej przez integrację, która pobiera numer z systemu kurierskiego i przekazuje go do Empiku po utworzeniu przesyłki lub zmianie statusu. W Base służy do tego opcja wysyłania numerów nadania, a w PrestaShop – dodatkowe zadanie CRON.

Kiedy na Empiku trzeba wystawić fakturę, a kiedy paragon?

Jeśli klient podał w zamówieniu NIP, wystawiasz fakturę. Jeśli nie – paragon. Gdy klient po zakupie poprosi o fakturę na osobę prywatną, wystawiasz ją i przesyłasz bezpośrednio do niego.

Kiedy zamówienie dostaje status Otrzymano?

Automatycznie po doręczeniu, jeśli przekazałeś numer przesyłki zintegrowanego przewoźnika, m.in. InPost, DPD, ORLEN Paczka, UPS, DHL, Poczty Polskiej, FedEx czy GLS. W innych przypadkach po 15 dniach plus czas realizacji przy płatności z góry i po 7 dniach plus czas realizacji przy pobraniu.

Co zrobić, gdy klient zgłosi brak faktury?

Wystaw dokument, wyślij go klientowi i dodaj do zamówienia w Panelu Sprzedawcy w sekcji Więcej działań > Dokumenty. Według Centrum Pomocy taki incydent nie wpływa na statystyki, ale do czasu zamknięcia blokuje środki z zamówienia.

Czy automatyzacja wymaga własnego programisty?

Zwykle nie. Gotowe integracje sklepów, systemy wielokanałowe i systemy kurierskie oferują automatyczne pobieranie zamówień, akceptację, numery przesyłek i faktury. Własne API jest potrzebne głównie przy niestandardowych procesach.

Podsumowanie

Automatyzacja statusów, numerów przesyłek i faktur pozwala obsługiwać zamówienia z Empik Place szybciej, z mniejszą liczbą błędów i bez angażowania zespołu w powtarzalne czynności. Kluczem jest automatyczne pobieranie zamówień, akceptacja uzależniona od stanów, przekazywanie numerów nadania od razu po utworzeniu przesyłki i automatyczne faktury dla zamówień z NIP – a do tego codzienna kontrola wyjątków. Zasady obsługi zamówień opisuje Centrum Pomocy Empik Place.

Chcesz, żeby zamówienia z Empiku obsługiwały się same, a zespół zajmował się tylko wyjątkami? Jako certyfikowany partner Empik Place pomagamy skonfigurować integrację, automatyczne statusy, numery przesyłek i faktury – sprawdź naszą obsługę sprzedaży na Empiku.