Synchronizacja stanów magazynowych w TikTok Shop – jak nie sprzedać za dużo

Alerty niskiego stanu – jak je ustawić

Alert stanu magazynowego to wartość, poniżej której system ostrzega Cię o kończącym się towarze. Ustawiasz go w pulpicie stanów dla wybranych SKU. Gdy stan spadnie poniżej progu, dostaniesz powiadomienie na trzy sposoby:

• kartę akcji „Niski stan magazynowy” na stronie głównej Centrum sprzedawcy,

• wiadomość w Centrum wiadomości (Sklepy > Aktualizacje sklepu),

• e-mail – możesz wybrać, czy chcesz otrzymywać powiadomienia mailowo, w skrzynce Centrum sprzedawcy, czy w obu kanałach.

Alert możesz ustawić zbiorczo: dla wszystkich SKU (jeśli sklep ma nie więcej niż 1000 SKU), dla SKU bez ustawionego alertu albo dla aktualnie zaznaczonych pozycji. Według przewodnika częstotliwości powiadomień nie można zmieniać, a alerty dla poszczególnych magazynów nie są obecnie obsługiwane – działa łączna wartość zapasów.

[#tip] Nie ustawiaj jednego progu dla całego katalogu. Dla produktów promowanych przez twórców albo planowanych na LIVE próg powinien być wyższy, bo stan może spaść w kilka godzin. Dla produktów sprzedających się kilka sztuk tygodniowo wystarczy niski próg. Dobrym punktem wyjścia jest sprzedaż z 2–3 najlepszych dni z ostatniego miesiąca.

Synchronizacja stanów magazynowych z innymi kanałami

Jeśli sprzedajesz tylko w TikTok Shop, wystarczy pulpit stanów. Przy kilku kanałach potrzebujesz jednego źródła prawdy o stanie, z którego aktualizacje płyną automatycznie do wszystkich miejsc sprzedaży. Masz trzy główne możliwości:

Dostępne integracje opisujemy w artykule jak połączyć TikTok Shop ze sklepem, a konfigurację w Base – w artykule TikTok Shop i Base. Base pozwala m.in. ustawić maksymalną ilość wysyłaną do oferty i zachowanie przy stanie zerowym, co pomaga chronić zapas przed sprzedażą ponad stan.

[#wazne] Używaj tylko jednego źródła synchronizacji stanów. Jeśli stany aktualizują jednocześnie integracja ze sklepem i system wielokanałowy albo ktoś poprawia je ręcznie w Centrum sprzedawcy, wartości będą się nadpisywać. Po każdej zmianie integracji sprawdź historię zmian stanu w pulpicie – widać tam, który kanał zmienił ilość.

Bufor bezpieczeństwa i przygotowanie na skoki sprzedaży

Nawet najlepsza synchronizacja ma opóźnienie. Jeśli w ciągu kilkunastu minut sprzedajesz kilkadziesiąt sztuk w różnych kanałach, stany mogą nie nadążyć. Dlatego przy produktach promowanych przez twórców warto nie udostępniać całego zapasu wszędzie naraz, tylko zostawić bufor bezpieczeństwa. [#chart:tt29b]

1. Przed publikacją filmu lub LIVE sprawdź stan dostępny i porównaj go z możliwą sprzedażą.

2. Jeśli towaru jest mało, ogranicz ilość w ofercie w innych kanałach albo czasowo wyłącz tam produkt.

3. Ustaw alert niskiego stanu dla produktu na wyższym poziomie niż zwykle.

4. Poinformuj twórców o dostępnej liczbie sztuk – szczególnie przy transmisjach na żywo.

5. Po akcji porównaj historię stanów z zamówieniami i sprawdź, czy nie doszło do anulowań.

Przygotowanie transmisji, w tym zapasów, opisujemy w poradniku TikTok LIVE Shopping krok po kroku, a współpracę z twórcami i wysyłkę próbek – w artykule o programie próbek.

[#przyklad] Marka kosmetyczna ma 150 sztuk serum, sprzedaje je w sklepie, na Allegro i w TikTok Shop przez wspólny magazyn. Przed LIVE z twórcą ustawia w TikTok Shop maksymalnie 120 sztuk, a 30 zostawia jako bufor dla pozostałych kanałów. W czasie transmisji sprzedaje 95 sztuk. Synchronizacja nadąża, żadne zamówienie nie zostaje anulowane, a po LIVE marka zamawia kolejną partię na podstawie listy z funkcji zbiorczego uzupełniania zapasów.

Najczęstsze przyczyny rozjazdu stanów

Jeśli mimo integracji zdarzają Ci się zamówienia na towar, którego nie ma, przyczyna zwykle leży w jednym z kilku miejsc:

• Kilka źródeł synchronizacji – integracja, system wielokanałowy i ręczne poprawki nadpisują się nawzajem.

• Brak powiązania SKU – ten sam produkt ma inne SKU w sklepie i w TikTok Shop, więc system nie wie, że to jedna pozycja.

• Warianty liczone razem – stan wspólny dla całego produktu zamiast osobnego dla każdego rozmiaru lub koloru.

• Rezerwacje poza systemem – towar odłożony dla twórców, na próbki lub zamówienia hurtowe, którego nie zdjęto ze stanu.

• Opóźnione przyjęcia i zwroty – dostawa lub zwrot fizycznie są w magazynie, ale nie zostały jeszcze wprowadzone do systemu.

Gdy stany przestają się zgadzać, zacznij od historii zmian w pulpicie TikTok Shop, a potem sprawdź logi integracji. Jeśli korzystasz z Base, pomoże lista kontrolna z artykułu stany nie aktualizują się w Base. Te same zasady obowiązują na innych marketplace’ach – podobny problem opisujemy na przykładzie synchronizacji stanów z Erli.

Osobną kwestią są zwroty. Produkt, który wrócił od klienta, wraca na stan dopiero po sprawdzeniu, czy nadaje się do ponownej sprzedaży. Nie dodawaj go automatycznie do dostępnej ilości, zanim go obejrzysz – uszkodzony towar sprzedany drugi raz to kolejna reklamacja. Zasady obsługi zwrotów opisujemy w artykule o zwrotach i reklamacjach w TikTok Shop.

Stany magazynowe przy sprzedaży w kilku krajach UE

Jeśli sprzedajesz w innych krajach przez funkcję Sprzedaż w Europie, wybierasz model stanu dla sklepów docelowych. Przy wspólnym stanie wszystkie rynki korzystają z jednej puli, a stan aktualizujesz tylko w sklepie macierzystym. Przy niezależnej inwentaryzacji każdy sklep ma osobny stan, a nowo zsynchronizowane produkty startują z zerem. Przejście ze wspólnego na niezależny model zeruje stan w sklepie docelowym, więc zrób to poza okresem promocji.

Najczęściej zadawane pytania

Gdzie sprawdzę stany magazynowe w TikTok Shop?

W Centrum sprzedawcy w zakładce Produkty > Zarządzaj stanem magazynowym. Pulpit pokazuje stan na żywo dla każdego SKU, historię sprzedaży z 30 dni i historię zmian ilości.

Czym różni się stan „Na stanie” od „Dostępne”?

„Na stanie” to cały towar fizycznie w magazynie. „Dostępne” to część, która nie jest zarezerwowana na zamówienia, kampanie ani dla twórców – tylko ona może zostać sprzedana.

Czy TikTok Shop powiadomi mnie o kończącym się towarze?

Tak, jeśli ustawisz alert stanu magazynowego. Powiadomienie pojawi się na stronie głównej Centrum sprzedawcy, w Centrum wiadomości i – jeśli wybierzesz – w e-mailu.

Co się stanie, jeśli sprzedam towar, którego nie mam?

Zamówienie trzeba będzie anulować, a anulowanie z winy sprzedawcy pogarsza wskaźnik SFCR i ocenę sklepu. Przy powtarzających się problemach TikTok może ograniczyć dzienną liczbę zamówień.

Jak często synchronizować stany między kanałami?

Najlepiej automatycznie i możliwie często. Przy produktach promowanych przez twórców i na LIVE dodatkowo zostaw bufor bezpieczeństwa, bo żadna synchronizacja nie działa natychmiast.

Czy towar zgłoszony do kampanii jest odejmowany od dostępnego stanu?

Tak. W pulpicie stanów sztuki zarezerwowane dla konkretnej kampanii mają status „Zablokowane dla kampanii” i nie są wliczane do stanu dostępnego. Uwzględnij to, planując zapasy dla innych kanałów i akcji z twórcami, żeby rezerwa na kampanię nie zabrała towaru potrzebnego gdzie indziej.

Podsumowanie

Stany magazynowe w TikTok Shop decydują o tym, czy skok sprzedaży po filmie twórcy będzie sukcesem, czy falą anulowań. Korzystaj z pulpitu stanów i alertów niskiego stanu w Centrum sprzedawcy, synchronizuj stany z innymi kanałami z jednego źródła i zostawiaj bufor bezpieczeństwa przy produktach promowanych w treściach. Planuj zapasy razem z harmonogramem filmów i transmisji, a po każdej akcji sprawdzaj historię zmian stanów.

Wdrażamy i obsługujemy TikTok Shop i kampanie na TikToku – pomagamy podłączyć integracje, zaplanować zapasy pod akcje z twórcami i pilnować wskaźników sklepu. Sprawdź naszą usługę prowadzenia social mediów dla e-commerce.