Symfonia migracja z WAPRO - jak przenieść dane bez utraty historii?

Jakie dane przenieść z WAPRO do Symfonii?

Zakres migracji najlepiej spisać w jednym dokumencie, z informacją, kto odpowiada za każdy element. Typowy zestaw dla firmy handlowej z e-commerce wygląda tak:

[#chart:ksg78b]

• Kartoteki towarów - nazwy, SKU, EAN, jednostki, stawki VAT, grupy i ceny. To najważniejsza część dla e-commerce, bo po SKU dodatek do Base dopasowuje zamówienia.

• Kontrahenci - nazwy, NIP, adresy, warunki płatności. Klienci detaliczni z marketplace'ów zwykle nie są potrzebni, bo dodatek założy ich przy pierwszym zamówieniu.

• Stany magazynowe - ilości i wartości na dzień przejścia, osobno dla każdego magazynu, wprowadzane dokumentem bilansu otwarcia.

• Otwarte rozrachunki - nierozliczone należności i zobowiązania, z numerami dokumentów i terminami płatności.

• Plan kont i bilans otwarcia - przygotowuje i zatwierdza księgowy, zwykle na bazie modelowego planu kont Symfonii.

Czego nie przenosić do Symfonii?

Równie ważne jest to, czego nie przenosisz. Stare dokumenty sprzedaży i zakupu, zamknięte rozrachunki, nieaktywne kartoteki towarów sprzed lat i jednorazowi kontrahenci tylko zaśmiecą nową bazę. Migracja to dobry moment na porządek: usuń duplikaty towarów, ujednolij SKU z ofertami na Allegro i w sklepie, popraw stawki VAT. Każdy błąd przeniesiony z WAPRO wróci w Symfonii przy pierwszym imporcie zamówień.

Jak zachować historię dokumentów po przejściu z WAPRO?

Historia dokumentów nie znika, jeśli zaplanujesz archiwum. Najprostsza i najbezpieczniejsza droga to pozostawienie bazy WAPRO z dostępem tylko do odczytu, tak żeby księgowy i obsługa klienta mogli sprawdzić stare faktury, korekty i rozrachunki. Przed wyłączeniem codziennej pracy w starym programie warto też wyeksportować najważniejsze zestawienia, np. obroty i salda, rejestry VAT, sprzedaż według towarów i kontrahentów, do plików, które otworzysz bez programu.

• Dostęp do starej bazy - sprawdź z dostawcą WAPRO, na jakich warunkach licencja pozwala przeglądać dane po zakończeniu pracy w programie.

• Kopia bazy - zrób pełną kopię zapasową na dzień przejścia i przechowuj ją poza serwerem roboczym.

• Okres przechowywania - jak długo musisz trzymać księgi i dokumenty, ustal z księgowym.

• Faktury w KSeF - faktury wysłane do KSeF pozostają w systemie Ministerstwa Finansów niezależnie od programu, z którego je wysłano.

Pełne przeniesienie dokumentów historycznych do Symfonii jest możliwe tylko wtedy, gdy partner wdrożeniowy ma sprawdzone narzędzie do konwersji danych z WAPRO. Zapytaj o nie przed podpisaniem umowy i poproś o próbną konwersję na kopii danych. Jeśli narzędzia nie ma, archiwum w WAPRO jest rozsądniejsze niż ręczne odtwarzanie historii. Klienci B2B z historią zakupów mogą dostać w Symfonii notatkę lub cechę z odwołaniem do starej bazy, co ułatwia obsłudze sprawdzenie dawnych zamówień.

Jak przełączyć integracje sprzedażowe bez przestoju?

Dla sprzedawcy internetowego najtrudniejszy moment migracji to dzień przełączenia. Zamówienia z Allegro i sklepu wpływają przez całą dobę, a dotychczasowe połączenie z Base wystawia dokumenty w WAPRO. Plan przełączenia powinien wyglądać tak:

1. Wybór dodatku do Symfonii - Base według swojej strony integracji nie tworzy własnych połączeń z Symfonią, dodatki dostarczają firmy zewnętrzne, np. rtnet (SymSyncPro przez integratory.pl), symfoniadodatki.pl czy e-merge (stan na maj 2026 - sprawdź na stronie Base).

2. Testy na kopii - dodatek połączony z testową bazą Symfonii, kilkadziesiąt prawdziwych zamówień: paragon, faktura dla firmy, faktura do paragonu, pobranie, zwrot.

3. Zamknięcie dnia w WAPRO - wszystkie zamówienia do godziny przełączenia mają dokumenty w starym programie, stany są uzgodnione.

4. Wstrzymanie importu - nowe zamówienia czekają w Base na osobnym statusie, sprzedaż na Allegro i w sklepie trwa normalnie.

5. Bilans otwarcia magazynu - stany z dnia przełączenia wprowadzone w Symfonii Handel i sprawdzone z inwentaryzacją lub raportem z WAPRO.

6. Uruchomienie dodatku - zamówienia z kolejki trafiają do Symfonii, a przez pierwsze tygodnie codziennie porównujesz liczbę zamówień w Base z liczbą dokumentów.

Ważne: dotychczasowe połączenie WAPRO z Base wyłącz przed uruchomieniem nowego. Dwa połączenia aktywne naraz to prosta droga do podwójnych dokumentów i podwójnego zdjęcia towaru ze stanu. Pamiętaj też o KSeF - Symfonia KSeF Plus potrzebuje poświadczenia i uprawnień, które trzeba przygotować przed pierwszą fakturą z nowego programu.

Jak sprawdzić, czy dane przeniosły się poprawnie?

Po przeniesieniu danych, a przed przełączeniem sprzedaży, zrób kontrolę, którą podpisze księgowy i osoba odpowiedzialna za magazyn:

1. Liczba kartotek - aktywne towary i kontrahenci w Symfonii zgadzają się z listą przygotowaną do migracji.

2. Wartość magazynu - suma ilości i wartości stanów w Symfonii odpowiada raportowi z WAPRO na dzień przejścia, osobno dla każdego magazynu.

3. Saldo rozrachunków - suma otwartych należności i zobowiązań jest taka sama w obu programach.

4. SKU i EAN - losowo wybrane produkty z ofert na Allegro i w sklepie mają w Symfonii te same kody co w Base.

5. Testowe dokumenty - faktura, paragon i korekta wystawione na kopii bazy mają poprawne stawki VAT, serie i formy płatności.

Ustawienia Symfonii, które trzeba mieć gotowe przed przełączeniem, opisujemy w poradniku Symfonia konfiguracja krok po kroku - Handel, Finanse i Księgowość oraz KSeF. Podobny projekt dla innego systemu rozpisaliśmy w artykule enova365 migracja z Comarch ERP Optima.

WAPRO a Symfonia - co zmienia się w codziennej pracy?

Migracja to nie tylko dane, ale też przyzwyczajenia zespołu. Poniższa tabela pokazuje, gdzie po przejściu odbywa się praca, którą dotąd robiliście w WAPRO.

Zaplanuj szkolenie dla każdej grupy osobno: magazyn, obsługa zamówień i księgowość pracują w innych programach Symfonii i potrzebują innych instrukcji. Krótka ściąga z najczęstszymi czynnościami, przygotowana przed startem, oszczędza wiele telefonów w pierwszym tygodniu.

Pierwsze tygodnie po przełączeniu traktuj jako okres kontrolny. Codziennie porównuj liczbę zamówień przekazanych z Base z liczbą dokumentów wystawionych w Symfonii, sprawdzaj kolejkę błędów dodatku i faktury odrzucone przez KSeF. Raz w tygodniu porównaj stany kilkunastu najlepiej sprzedających się produktów w Symfonii, w Base i w ofertach na Allegro. Każdą rozbieżność zapisz z przyczyną i poprawką - po miesiącu lista pokaże, które ustawienia trzeba zmienić na stałe, a które były jednorazowym błędem przy migracji.

Migracja na początku roku czy w trakcie?

Jeśli wahasz się co do terminu, porównaj oba warianty. Decyzję ostatecznie podejmij razem z księgowym i partnerem Symfonii.

[#chart:ksg78c]

Jak Vinson pomaga w migracji z WAPRO do Symfonii

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 roku: certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper. Nie jesteśmy partnerem producenta Symfonii ani Asseco - dane i licencje przenosi partner Symfonii, a bilans otwarcia zatwierdza księgowy. Pomagamy sprzedawcom poukładać obieg zamówień i dokumentów między Allegro, sklepem, Base i programem księgowym: porządkujemy SKU przed migracją, przygotowujemy statusy i kolejkę zamówień w Base na dzień przełączenia i koordynujemy testy nowego dodatku. Na bezpłatnej konsultacji rozpiszemy plan przełączenia Twoich kanałów sprzedaży.

Najczęściej zadawane pytania

Czy można przenieść dane z WAPRO do Symfonii?

Tak. Najczęściej przenosi się kartoteki towarów i kontrahentów, stany magazynowe, otwarte rozrachunki i bilans otwarcia. Pełną historię dokumentów zwykle zostawia się w bazie WAPRO jako archiwum, chyba że partner Symfonii ma sprawdzone narzędzie do konwersji.

Kiedy najlepiej przejść z WAPRO na Symfonię?

Najprościej na początek roku obrotowego, bo księgi zaczyna się wtedy od bilansu otwarcia. W e-commerce warto dodatkowo ominąć szczyt sezonu. Przejście w trakcie roku jest możliwe, ale wymaga ustalenia z księgowym, jak przenieść obroty.

Czy po migracji stracę dostęp do starych faktur?

Nie, jeśli zachowasz bazę WAPRO do odczytu i zrobisz kopię zapasową na dzień przejścia. Warto też wyeksportować najważniejsze zestawienia do plików. Faktury wysłane do KSeF pozostają w KSeF niezależnie od zmiany programu.

Jak przełączyć integrację z Allegro przy zmianie WAPRO na Symfonię?

Wybierz dodatek do Base dla Symfonii, przetestuj go na kopii danych, zamknij dzień w WAPRO i wstrzymaj import nowych zamówień na osobnym statusie w Base. Po wprowadzeniu stanów w Symfonii wyłącz dotychczasowe połączenie i uruchom nowy dodatek. Sprzedaż na Allegro trwa w tym czasie normalnie.

Ile trwa migracja z WAPRO do Symfonii?

To zależy od liczby kartotek, magazynów i jakości danych, dlatego termin ustala partner Symfonii po analizie bazy. Najwięcej czasu zajmuje zwykle porządkowanie kartotek i testy integracji, a nie samo przeniesienie danych.

Planujesz przejście z WAPRO na Symfonię i nie chcesz zatrzymywać sprzedaży? Umów bezpłatną konsultację z Vinson. Przed rozmową z partnerem sprawdź też, który pakiet Symfonii wybrać dla firmy handlowej.