Stany magazynowe na Temu – jak nie przekroczyć terminów wysyłki przez brak towaru

Stany magazynowe Temu – dlaczego są tak ważne

Na Temu sprzedawca deklaruje czas realizacji, czyli czas, w którym nada paczkę od momentu złożenia zamówienia. Według pomocy integratora Base szacowany czas dostawy, który widzi kupujący, składa się z czasu obsługi zamówienia po stronie sprzedawcy i czasu dostawy przez przewoźnika. Jeśli towaru nie ma na stanie, nie da się dotrzymać tej obietnicy. Każde opóźnienie lub anulowanie zamówienia trafia do wskaźników jakości, które platforma bierze pod uwagę, oceniając sprzedawcę – więcej w artykule wskaźniki jakości sprzedawcy na Temu.

Stan magazynowy ma też znaczenie dla widoczności. W opisie systemów rekomendacji w warunkach korzystania z Temu stan magazynowy wymieniony jest wśród cech produktów branych pod uwagę przy rekomendacjach zachęt promocyjnych. Produkt, który często znika z powodu braku towaru, traci też sprzedaż i statystyki, które wpływają na jego pozycję.

Skąd biorą się rozbieżności stanów

Najczęstszą przyczyną jest sprzedaż tego samego towaru w kilku kanałach bez wspólnej ewidencji. Jeśli na Allegro, w sklepie internetowym i na Temu każdy kanał ma osobno ustawiony stan, ostatnia sztuka może zostać sprzedana trzy razy. Drugą przyczyną jest kilka narzędzi, które jednocześnie aktualizują stany na Temu – np. integrator i wtyczka sklepu – i wzajemnie się nadpisują. Trzecią jest różnica między stanem w systemie a stanem fizycznym: uszkodzony towar, błąd przy przyjęciu dostawy, zwrot, który nie wrócił na półkę.

Wykres – problemy ze stanami na Temu, ich przyczyny i rozwiązania. [#chart:te41b]

Jedno źródło stanów

Podstawowa zasada brzmi: stany powinny pochodzić z jednego miejsca i być wysyłane do wszystkich kanałów przez jedno narzędzie. Takim miejscem może być system do sprzedaży wielokanałowej z magazynem, program magazynowy albo system ERP. Każda sprzedaż w dowolnym kanale zmniejsza stan w tym jednym miejscu, a zmiana jest przekazywana do pozostałych kanałów. Wspólny katalog i stany opisujemy w artykule magazyn BaseLinker, a połączenie z Temu – w tekście BaseLinker i Temu.

Ważne jest też powiązanie ofert z produktami w magazynie. Jeśli oferta na Temu nie jest poprawnie powiązana z produktem w systemie – np. przez różnice w SKU wariantów – sprzedaż nie zmniejszy stanu, a stan nie zaktualizuje się w ofercie. O poprawnym powiązaniu piszemy w artykule powiązanie ofert z produktami w BaseLinkerze, a o SKU wariantów – w tekście warianty produktów na Temu.

[#uwaga] Nie pozwalaj, by dwa narzędzia jednocześnie wysyłały stany na Temu. Jeśli podłączasz nowy integrator, wyłącz synchronizację stanów w poprzednim. Wzajemne nadpisywanie dostępności to jedna z najtrudniejszych do wykrycia przyczyn sprzedaży towaru, którego nie ma.

Rezerwa techniczna – mały bufor, duża różnica

Nawet przy dobrej synchronizacji zdarzają się opóźnienia w przekazywaniu stanów i rozbieżności z półką. Dlatego wielu sprzedawców stosuje rezerwę techniczną: na marketplace pokazują nieco mniej sztuk niż faktycznie mają, np. o jedną lub dwie mniej przy produktach z małym stanem. Gdy kilka zamówień wpłynie jednocześnie z różnych kanałów, rezerwa chroni przed sprzedażą ostatniej sztuki dwa razy. Kosztem jest nieco mniejsza dostępność, ale zysk w postaci mniejszej liczby anulacji zwykle to wynagradza.

Rezerwa szczególnie przydaje się przy produktach, które sprzedają się szybko w wielu kanałach, i przy zestawach, w których jeden produkt jest składnikiem kilku ofert. O sprzedaży kompletów bez błędów w stanach piszemy w artykule zestawy produktów w BaseLinkerze.

Planowanie zapasu

Synchronizacja chroni przed sprzedażą towaru, którego nie ma, ale nie sprawi, że towar się pojawi. Dlatego drugim filarem jest planowanie zapasu. Najprostszą metodą jest punkt ponownego zamówienia: stan, przy którym składasz zamówienie u dostawcy, żeby towar dotarł, zanim zapas się skończy. Liczysz go jako średnią dzienną sprzedaż we wszystkich kanałach razy czas dostawy od dostawcy, plus zapas bezpieczeństwa na wahania sprzedaży.

Wykres – jak policzyć bezpieczny zapas produktu. [#chart:te41]

[#tip] Licz średnią sprzedaż ze wszystkich kanałów razem, a nie tylko z Temu. Jeśli planujesz zapas osobno dla każdego kanału, łatwo nie docenić łącznego zużycia i zostać bez towaru w momencie, gdy wszystkie kanały sprzedają jednocześnie.

Promocje i sezon – momenty największego ryzyka

Najwięcej braków pojawia się w czasie akcji promocyjnych i w sezonie. Promocja może kilkukrotnie zwiększyć sprzedaż w ciągu kilku dni, a zapas zaplanowany na zwykłe tempo kończy się w połowie akcji. Dlatego przed zgłoszeniem produktu do akcji sprawdź realny stan, zgłaszaj tylko taką liczbę sztuk, jaką na pewno możesz wysłać, i zwiększ zapas bezpieczeństwa. Zasady udziału w akcjach opisujemy w artykule promocje na Temu, a przygotowanie do sezonu – w tekście sezonowy asortyment na Temu.

Co zrobić, gdy zabrakło towaru

Jeśli zamówienie już wpłynęło, a towaru nie ma, liczy się szybka i uczciwa reakcja. Najpierw sprawdź, czy towar naprawdę jest niedostępny – czasem jest w innym miejscu magazynu albo w zwrotach do przyjęcia. Jeśli dostawa jest pewna i zdążysz w zadeklarowanym czasie, wyślij zamówienie normalnie. Jeśli nie zdążysz, poinformuj kupującego przez kanały dostępne na platformie i postępuj zgodnie z zasadami Temu dotyczącymi anulowania. Natychmiast wyzeruj stan produktu we wszystkich kanałach, żeby nie przyjmować kolejnych zamówień.

1. Zweryfikuj stan fizyczny – czy towaru na pewno nie ma.

2. Wyzeruj dostępność – we wszystkich kanałach, żeby zatrzymać kolejne zamówienia.

3. Oceń termin dostawy – czy zdążysz w zadeklarowanym czasie realizacji.

4. Poinformuj kupującego – rzeczowo, przez kanały dostępne na platformie.

5. Znajdź przyczynę – synchronizacja, rozbieżność z półką, brak planowania zapasu.

O komunikacji z kupującymi piszemy w artykule obsługa klienta na Temu, a o konsekwencjach opóźnień – w tekście czas wysyłki na Temu.

Czas realizacji jako bufor

Czas realizacji ustawiony w ofercie powinien odpowiadać realnym możliwościom magazynu. Według pomocy Base integracja z Temu nie przekazuje aktualizacji czasu wysyłki z systemu, więc ustawienie trzeba utrzymywać po stronie Temu. Jeśli część produktów zamawiasz u dostawcy dopiero po otrzymaniu zamówienia, czas realizacji musi to uwzględniać – albo produkty te nie powinny być wystawiane jako dostępne od ręki. Zbyt krótki czas realizacji przy niepewnych dostawach to prosta droga do opóźnień.

Inwentaryzacja i porządek w magazynie

Synchronizacja stanów jest tak dobra, jak dane w systemie. Jeśli stan w systemie różni się od stanu na półce, synchronizacja tylko szybciej rozpowszechni błędną informację. Dlatego warto regularnie liczyć towar – przynajmniej najszybciej rotujące produkty – i korygować stany w systemie. Pomaga też dyscyplina przy przyjęciach dostaw i zwrotów: każda sztuka, która wraca od kupującego, powinna zostać sprawdzona i albo wrócić na stan, albo trafić do osobnej puli towaru uszkodzonego.

Zwroty a stany magazynowe

Zwroty to często pomijane źródło rozbieżności. Towar odesłany przez kupującego nie zawsze nadaje się do ponownej sprzedaży, a nawet jeśli tak, wraca na półkę z opóźnieniem. Jeśli system automatycznie przywraca stan po rejestracji zwrotu, zanim towar fizycznie dotrze i zostanie sprawdzony, oferta może pokazywać sztukę, której jeszcze nie ma. Bezpieczniej jest przywracać stan dopiero po kontroli jakości. Zasady zwrotów po stronie sprzedawcy opisujemy w artykule zwroty na Temu po stronie sprzedawcy.

Kilka magazynów i sprzedaż zagraniczna

Jeśli towar leży w kilku miejscach – np. w magazynie własnym i u operatora logistycznego – albo sprzedajesz do kilku krajów, synchronizacja wymaga dodatkowej uwagi. Trzeba ustalić, z którego magazynu realizowane są zamówienia z Temu i czy stan pokazywany na platformie obejmuje wszystkie lokalizacje, czy tylko jedną. Pokazywanie łącznego stanu ze wszystkich magazynów, gdy zamówienia z Temu są wysyłane tylko z jednego, prowadzi do braków. Przy sprzedaży do kilku rynków warto też pamiętać, że ten sam zapas obsługuje wszystkie kraje naraz. O obsłudze wielu rynków piszemy w artykule sprzedaż zagraniczna z BaseLinkerem.

Produkty zamawiane u dostawcy po sprzedaży

Część sprzedawców wystawia produkty, których nie ma fizycznie w magazynie, i zamawia je u dostawcy dopiero po otrzymaniu zamówienia. Na Temu taki model jest ryzykowny, bo zadeklarowany czas realizacji musi obejmować czas dostawy od dostawcy, a każde opóźnienie po jego stronie staje się Twoim opóźnieniem. Jeśli stosujesz ten model, korzystaj z dostawców, którzy udostępniają aktualne stany, uwzględnij ich czas dostawy w czasie realizacji i regularnie sprawdzaj, czy deklarowana dostępność jest prawdziwa. Przy produktach, które sprzedają się regularnie, zwykle bezpieczniej jest trzymać własny zapas.

Kto w firmie odpowiada za stany

Stany magazynowe to obszar na styku sprzedaży i magazynu. Jeśli nikt nie odpowiada za nie wprost, problemy wychodzą na jaw dopiero przy anulowanych zamówieniach. Warto wyznaczyć osobę, która codziennie sprawdza produkty z niskim stanem, zamawia towar zgodnie z punktem ponownego zamówienia, pilnuje poprawności powiązań ofert z produktami i reaguje na komunikaty o błędach synchronizacji. W mniejszej firmie może to być właściciel, ale ważne, by był to stały element dnia, a nie zadanie wykonywane od przypadku do przypadku.

Przykład – koniec z podwójną sprzedażą

[#przyklad] Sprzedawca akcesoriów rowerowych sprzedawał na Allegro, w sklepie internetowym i na Temu, a stany w każdym kanale aktualizował ręcznie raz dziennie. W okresach dużej sprzedaży zdarzało się, że ostatnia sztuka sprzedawała się w dwóch kanałach jednocześnie, a zamówienie z Temu trzeba było anulować. Po podłączeniu wszystkich kanałów do wspólnego magazynu w systemie wielokanałowym i wprowadzeniu rezerwy jednej sztuki dla produktów z małym stanem podwójne sprzedaże praktycznie zniknęły. Dodatkowo sprzedawca zaczął liczyć punkt ponownego zamówienia dla bestsellerów, co ograniczyło braki w sezonie. Przykład jest ilustracyjny.

Najczęstsze błędy

• Osobne stany w każdym kanale – ta sama sztuka sprzedana kilka razy.

• Kilka narzędzi wysyłających stany – wzajemne nadpisywanie dostępności.

• Brak powiązania ofert z produktami – sprzedaż nie zmniejsza stanu.

• Planowanie zapasu tylko dla jednego kanału – niedoszacowanie łącznej sprzedaży.

• Zbyt krótki czas realizacji przy niepewnych dostawach – opóźnienia i kary.

• Brak inwentaryzacji – system pokazuje towar, którego nie ma na półce.

Najczęściej zadawane pytania

Jak synchronizować stany między Temu a innymi kanałami?

Przez jedno źródło stanów – system wielokanałowy z magazynem, program magazynowy lub ERP – i jedno narzędzie, które wysyła stany do wszystkich kanałów. Oferty muszą być poprawnie powiązane z produktami.

Co zrobić, gdy zamówienie wpłynęło, a towaru nie ma?

Sprawdź stan fizyczny, wyzeruj dostępność we wszystkich kanałach, oceń, czy zdążysz z wysyłką w zadeklarowanym czasie, poinformuj kupującego i postępuj zgodnie z zasadami platformy dotyczącymi anulowania.

Czy warto pokazywać mniej sztuk niż faktycznie mam?

Przy produktach z małym stanem i sprzedawanych w wielu kanałach niewielka rezerwa techniczna chroni przed sprzedażą tej samej sztuki dwa razy. Kosztem jest nieco mniejsza dostępność.

Jak policzyć, kiedy zamówić towar u dostawcy?

Pomnóż średnią dzienną sprzedaż ze wszystkich kanałów przez czas dostawy od dostawcy i dodaj zapas bezpieczeństwa. Przy 6 sztukach dziennie, 10 dniach dostawy i 20 sztukach zapasu punkt ponownego zamówienia to 80 sztuk.

Czy brak towaru wpływa na widoczność produktu?

Pośrednio tak – produkt bez stanu traci sprzedaż i statystyki, a stan magazynowy należy do cech produktów uwzględnianych w rekomendacjach zachęt promocyjnych.

Czy integracja aktualizuje czas wysyłki na Temu?

Według pomocy Base jej integracja z Temu obecnie nie obsługuje aktualizacji czasu wysyłki z systemu, więc czas realizacji ustawia się po stronie Temu.

Podsumowanie

Brak towaru na Temu kończy się anulowaniem zamówienia albo opóźnieniem – a oba pogarszają ocenę konta. Ochroną jest jedno źródło stanów, jedno narzędzie wysyłające dostępność do wszystkich kanałów, poprawne powiązanie ofert z produktami i niewielka rezerwa techniczna. Drugim filarem jest planowanie zapasu na podstawie łącznej sprzedaży i realnego czasu dostaw, ze szczególną ostrożnością w czasie promocji i sezonu. Regularna inwentaryzacja sprawia, że dane w systemie odpowiadają temu, co faktycznie leży na półce.

Jeśli chcesz uporządkować stany i obsługę zamówień z Temu i innych kanałów, wdrażamy i obsługujemy konta sprzedawców na Temu. Szczegóły znajdziesz na stronie usługi sprzedaż na Temu.