Portfolio biznesowe Meta (dawniej Business Manager) – jak założyć i uporządkować zasoby sklepu

Uprawnienia w portfolio biznesowym – pełny i częściowy dostęp

Meta stosuje dwuwarstwowy system uprawnień: osoba otrzymuje poziom dostępu do samego portfolio, a następnie dostęp do konkretnych zasobów. Według opisu uprawnień w Pomocy Meta istnieją dwa poziomy dostępu: pełny i częściowy.

• Pełny dostęp (dawniej pełna kontrola) – zarządzanie wszystkim: ustawieniami, osobami, partnerami, zasobami, a nawet usunięciem portfolio.

• Dostęp podstawowy (dawniej rola pracownika) – praca tylko na przypisanych zasobach; to domyślny poziom przy dodawaniu osób.

• Aplikacje i integracje (dawniej rola dewelopera) – konfiguracja Conversions API, monitorowanie zdarzeń, tworzenie tokenów dostępu.

• Dostęp do finansów – opcja dodatkowa: wgląd w transakcje, faktury, wydatki i metody płatności albo zarządzanie nimi.

• Dostęp tymczasowy – podstawowy dostęp nadawany na określony czas; Pomoc Meta podaje zakres od 3 do 75 dni, po którym uprawnienia wygasają automatycznie.

Oprócz osób portfolio może mieć partnerów (inne firmy z własnym portfolio, np. agencję) i użytkowników systemowych, którzy reprezentują serwery lub oprogramowanie wykonujące wywołania API – na przykład integrację sklepu przesyłającą zdarzenia przez Conversions API.

Jak dodać pracownika do portfolio

1. W Meta Business Suite otwórz Ustawienia, a następnie sekcję Osoby.

2. Kliknij opcję dodawania osób i wpisz firmowy adres e-mail pracownika.

3. Wybierz poziom dostępu – w większości przypadków podstawowy.

4. Przypisz zasoby i zakres zadań, np. tworzenie treści na stronie albo zarządzanie kampaniami na koncie reklamowym.

5. Wyślij zaproszenie; pracownik musi je zaakceptować, logując się swoim profilem.

Agencji nie dodawaj jako osób z prywatnymi adresami jej pracowników. Właściwą drogą jest dodanie agencji jako partnera przez identyfikator jej portfolio biznesowego. Wtedy to agencja zarządza tym, którzy jej ludzie mają dostęp, a Ty jednym ruchem możesz odebrać dostęp całej firmie. Szczegółowo opisujemy to w poradniku dostęp do konta reklamowego dla agencji.

Bezpieczeństwo portfolio biznesowego

Portfolio z podpiętą kartą płatniczą to atrakcyjny cel dla oszustów. Przejęty profil osoby z pełnym dostępem wystarczy, by uruchomić kampanie na Twój koszt albo przejąć stronę. Meta zbiera rekomendacje w Centrum bezpieczeństwa, a w Pomocy Meta opisuje dobre praktyki.

• Klucze dostępu lub weryfikacja dwuetapowa dla wszystkich osób – Meta zaleca usuwanie osób, które ich nie skonfigurowały.

• Usuwanie nieaktywnych osób – zwłaszcza tych z pełnym dostępem, które nie logowały się od 90 dni.

• Ograniczenie pełnego dostępu – według Meta najlepiej do 10 lub mniej osób; w sklepie zwykle wystarczą 2–3.

• Zamykanie nieużywanych kont reklamowych – konta bez aktywności są częstszym celem ataków.

• Dodatkowa akceptacja reklam – możliwość wymagania zatwierdzenia przez zaufaną osobę przed publikacją reklamy.

• Przegląd udostępnionych linii kredytowych i partnerów – usuwanie dostępów, których nikt nie potrafi wyjaśnić.

Jeśli mimo wszystko dojdzie do włamania, postępuj według wskazówek z wpisu o zhakowanym koncie reklamowym na Facebooku. Podobne zasady – osobne loginy, weryfikacja dwuetapowa, dostęp dla agencji bez dzielenia haseł – stosujemy też w innych systemach, np. opisując bezpieczeństwo konta Base.

Najczęstsze problemy z portfolio biznesowym i co z nimi zrobić

Większość kłopotów z portfolio wynika z historii zasobów: kto je założył, z jakiego profilu i do jakiego portfolio trafiły. Poniżej sytuacje, które spotykamy najczęściej przy wdrożeniach w sklepach.

Pomoc Meta zaznacza, że w nowych portfolio i kontach reklamowych część funkcji może być niedostępna do czasu spełnienia określonych wymagań – to element ochrony przed nadużyciami. Aktualny stan i listę działań, które odblokowują kolejne funkcje, znajdziesz w Business Support Home. Warto tam zaglądać zwłaszcza przed większą kampanią, np. przed Black Friday.

Jedno portfolio dla kilku sklepów lub marek

Jeśli prowadzisz kilka sklepów albo marek, nie musisz zakładać osobnych portfolio. W jednym portfolio możesz mieć kilka stron, profili, kont reklamowych i katalogów, a do porządkowania ich służą grupy zasobów biznesowych – dzięki nim przypiszesz pracownikowi lub partnerowi komplet zasobów jednej marki naraz. Osobne portfolio ma sens wtedy, gdy marki należą do różnych spółek albo mają być w przyszłości sprzedane czy wydzielone.

Pamiętaj tylko o porządku w nazwach. Konto reklamowe „Sklep 2” i katalog „Katalog produktów (1)” po roku nic nikomu nie powiedzą. Stosuj schemat z nazwą marki i przeznaczeniem zasobu, np. „Marka A – konto PL” albo „Marka A – katalog główny”.

Jak uporządkować istniejące portfolio – plan działania

Jeśli portfolio działa od kilku lat, zwykle ma w sobie warstwy historii: nieużywane konta reklamowe, osoby, które dawno odeszły z firmy, kilka pikseli i katalogów, partnerów sprzed dwóch agencji. Porządki warto zrobić raz, metodycznie, a potem powtarzać przegląd co kwartał.

1. Inwentaryzacja – spisz wszystkie zasoby: strony, profile, konta reklamowe, zbiory danych, katalogi, domeny. Zaznacz, które są w użyciu.

2. Własność – sprawdź, czy kluczowe zasoby należą do Twojego portfolio, czy są tylko udostępnione przez innego właściciela.

3. Osoby – usuń konta byłych pracowników i osób bez weryfikacji dwuetapowej, ogranicz pełny dostęp.

4. Partnerzy – zostaw tylko aktualnych współpracowników, przejrzyj zakres ich uprawnień.

5. Duplikaty – ustal jeden główny zbiór danych i jeden katalog dla sklepu; pozostałe odłącz od kampanii.

6. Weryfikacja – rozważ weryfikację firmy i zweryfikuj domenę sklepu.

[#checklista] Co kwartał sprawdź: listę osób z pełnym dostępem; osoby nieaktywne od 90 dni; partnerów i ich uprawnienia; konta reklamowe bez wydatków; zbiory danych i katalogi nieużywane w kampaniach; zalecenia w Centrum bezpieczeństwa; stan weryfikacji firmy i domeny.

Weryfikacja firmy nie zawsze jest obowiązkowa, ale bywa wymagana do niektórych funkcji i ułatwia rozwiązywanie problemów z kontem. Kiedy jest potrzebna i jak ją przejść, opisujemy we wpisie weryfikacja firmy w Meta.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Business Manager jeszcze istnieje?

Funkcja istnieje, ale pod nową nazwą. Meta zastąpiła nazwę Business Manager (Menedżer firmy) określeniem portfolio biznesowe, a zarządzanie przeniosła do Meta Business Suite. Stare portfolio działają dalej – zmieniła się nazwa i interfejs.

Ile portfolio biznesowych mogę założyć?

Według Pomocy Meta jedna osoba może samodzielnie utworzyć do 2 portfolio biznesowych, ale może należeć do dowolnej liczby portfolio założonych przez innych. Sklepowi zwykle wystarcza jedno portfolio, w którym są wszystkie jego zasoby.

Czy agencja powinna zakładać portfolio za mnie?

Lepiej, żeby portfolio i kluczowe zasoby należały do Twojej firmy. Agencja dostaje do nich dostęp jako partner przez swoje portfolio. Dzięki temu po zakończeniu współpracy po prostu odbierasz jej dostęp, a konto reklamowe, piksel i katalog z całą historią zostają u Ciebie.

Czy mogę przenieść konto reklamowe do innego portfolio?

Zasób może należeć tylko do jednego portfolio, a możliwości przenoszenia kont reklamowych są ograniczone. Zanim podejmiesz decyzję, sprawdź aktualne zasady w Pomocy Meta dla firm. Dla nowych zasobów najprościej od razu tworzyć je we właściwym portfolio.

Co się stanie, jeśli osoba z pełnym dostępem odejdzie z firmy?

Jeśli jest jedyną osobą z pełnym dostępem, możesz mieć problem z zarządzaniem portfolio. Dlatego zawsze miej co najmniej dwie zaufane osoby z pełnym dostępem i usuwaj dostęp od razu po zakończeniu współpracy z pracownikiem.

Czy profil na Facebooku pracownika jest widoczny dla klientów sklepu?

Nie. Profil służy jedynie do logowania i uwierzytelnienia. Klienci widzą stronę firmy i profil na Instagramie, a nie to, kto z zespołu publikuje treści czy prowadzi reklamy.

Podsumowanie

Portfolio biznesowe Meta, czyli dawny Business Manager, porządkuje to, co w wielu sklepach rozrasta się chaotycznie: zasoby, uprawnienia i dostęp partnerów. Załóż je na firmowy e-mail, dodaj do niego wszystkie kluczowe zasoby, nadawaj osobom tylko potrzebne uprawnienia, agencję dodawaj jako partnera i regularnie sprawdzaj Centrum bezpieczeństwa. Szerszy kontekst znajdziesz w artykule Meta Ads dla sklepu internetowego.

Jeśli chcesz, żebyśmy jako Meta Business Partner pomogli uporządkować portfolio i poprowadzili kampanie Twojego sklepu, sprawdź naszą obsługę kampanii Meta Ads.