Jakie raporty InPost warto prowadzić w sklepie?
Raporty przesyłek InPost nie muszą być skomplikowane. Wystarczy kilka zestawień, które odpowiadają na konkretne pytania: czy nadajemy na czas, czy klienci dostają paczki szybko, ile paczek wraca i ile naprawdę kosztuje dostawa jednego zamówienia. Dane do nich pochodzą z dwóch źródeł - statusów przesyłek i faktur od przewoźnika.
Terminowość nadania - odsetek paczek nadanych w zadeklarowanym czasie wysyłki.
Czas doręczenia - liczba dni od nadania do umieszczenia w Paczkomacie lub doręczenia.
Paczki nieodebrane - odsetek przesyłek, które wróciły do nadawcy.
Korekty i dopłaty - pozycje z faktury, które nie wynikają z cennika podstawowego.
Koszt dostawy na zamówienie - suma kosztów wysyłek podzielona przez liczbę zamówień.
Raporty najlepiej przeglądać co tydzień w sezonie i co miesiąc poza nim. Ważniejszy od pojedynczej wartości jest trend: rosnący czas doręczenia lub odsetek paczek nieodebranych to sygnał, że coś zmieniło się w procesie, u przewoźnika albo w zachowaniu klientów.
Terminowość doręczeń InPost - jak ją liczyć?
Terminowość warto liczyć w dwóch miejscach. Terminowość nadania mówi, czy sklep wysyła paczki w czasie, który deklaruje w ofercie. Terminowość doręczenia mówi, czy paczki docierają do klienta w oczekiwanym czasie od nadania. Pierwszą kontrolujesz w całości, na drugą wpływa głównie przewoźnik.
[#chart:kur9b]
Żeby wskaźnik miał sens, ustal jedną definicję terminu. Dla nadania będzie to zwykle czas wysyłki z oferty, liczony w dniach roboczych od opłacenia zamówienia. Dla doręczenia - na przykład jeden dzień roboczy od nadania dla przesyłek krajowych. Ta wartość to Twój wewnętrzny cel, a nie gwarancja przewoźnika (stan na sierpień 2026 - sprawdź aktualny regulamin InPost).
Terminowość a oceny sprzedawcy na Allegro
Na Allegro terminowa wysyłka i sprawna dostawa przekładają się na zadowolenie kupujących, a więc na oceny i komentarze. Allegro pokazuje sprzedawcy wskaźniki jakości sprzedaży w panelu, a numery przesyłek dodane do zamówień pozwalają potwierdzić, kiedy paczka została nadana. Dlatego numer przesyłki InPost powinien wracać do Allegro automatycznie, od razu po utworzeniu etykiety, a nie dopiero na koniec dnia.
Jak poprawić terminowość nadania?
Terminowość nadania jest w całości po stronie sklepu, więc to tu najłatwiej o poprawę. Najczęstsze przyczyny spóźnień to brak towaru na stanie przy opłaconym zamówieniu, zbyt krótki czas wysyłki zadeklarowany w ofercie, pakowanie po godzinie odbioru kuriera oraz zamówienia, które utknęły z powodu błędu w danych. Każdą z tych przyczyn widać w raporcie, jeśli zamówienia mają poprawne statusy.
synchronizuj stany magazynowe z ofertami, żeby nie sprzedawać towaru, którego nie ma,
deklaruj w ofertach czas wysyłki, który magazyn realnie dotrzymuje także w sezonie,
zamykaj serię wysyłek przed odbiorem kuriera lub opróżnieniem automatu,
codziennie przeglądaj zamówienia z błędem tworzenia przesyłki.
Opóźnienia i problemy z przesyłkami InPost - jak reagować?
Statusy przesyłek pozwalają reagować, zanim klient napisze z pretensją. Kluczowe jest wyłapanie wyjątków: paczek, które utknęły, wracają do nadawcy albo mają nietypowy przebieg. Poniżej zebraliśmy najczęstsze sytuacje i sposoby reakcji.
[#chart:kur9c]
[#tip] Ustaw w Base osobny status dla przesyłek z problemem i regułę, która przenosi do niego zamówienie, gdy paczka wraca do nadawcy. Obsługa zaczyna dzień od tej listy, zamiast szukać problemów w setkach numerów przesyłek.
Raport kosztów InPost - jak połączyć statusy z fakturą?
Statusy przesyłek mówią, co działo się z paczką, a faktura - ile to kosztowało. Dopiero połączenie obu źródeł pokazuje pełny obraz. Na fakturze od przewoźnika lub w rozliczeniu Wysyłam z Allegro znajdziesz pozycje, które nie wynikają z podstawowego cennika: dopłaty za gabaryt, korekty wagi, opłaty za pobranie i zwroty. Każdą z nich da się przypisać do numeru przesyłki, a więc do konkretnego zamówienia.
Takie zestawienie odpowiada na pytania, których nie widać w panelu. Które produkty najczęściej generują korekty gabarytu? Który kanał sprzedaży ma najwięcej paczek nieodebranych? Czy po zmianie opakowań koszt dostawy na zamówienie spadł? Odpowiedzi pozwalają zmienić opakowanie, cennik dostawy w ofercie albo regułę wyboru przewoźnika, zamiast ogólnie narzekać na wysokie koszty wysyłek.
przypisz każdą pozycję faktury do numeru przesyłki i zamówienia,
grupuj koszty według kanału sprzedaży i kategorii produktów,
oddziel koszt podstawowy od dopłat, korekt i zwrotów,
porównuj miesiąc do miesiąca, a w sezonie tydzień do tygodnia.
Dane InPost w komunikacji z klientem
Statusy przesyłek to także materiał do komunikacji. E-mail z numerem i linkiem do śledzenia po nadaniu paczki odpowiada na najczęstsze pytanie klientów, zanim padnie. Wiadomość po doręczeniu to dobry moment, żeby poprosić o ocenę lub opinię o produkcie, bo klient ma paczkę w rękach. Przypomnienie o czekającej w Paczkomacie przesyłce może ograniczyć liczbę paczek, które wracają do nadawcy.
Ważne, żeby komunikacja sklepu nie dublowała powiadomień InPost w mylący sposób. Klient dostaje od przewoźnika kod odbioru i informacje o paczce, więc wiadomości sklepu powinny wnosić coś więcej: podziękowanie, instrukcję zwrotu, prośbę o opinię albo kontakt do obsługi. Dane o terminowości możesz też wykorzystać w opisie dostawy - pod warunkiem, że opierasz się na własnych pomiarach, a nie na obietnicach.
Śledzenie InPost w Base i sklepie - jak to połączyć?
Base pobiera statusy przesyłek od przewoźników podłączonych w module wysyłek i pokazuje je przy zamówieniach. Na tej podstawie możesz filtrować zamówienia według statusu przesyłki, uruchamiać akcje automatyczne i wysyłać klientom e-maile. Jak podłączyć InPost i innych przewoźników, opisaliśmy w artykule Kurierzy w BaseLinkerze - jak podłączyć InPost, DPD, DHL i inne firmy.
Podłącz konto InPost w Base i sprawdź, czy statusy pobierają się dla nowych przesyłek.
Ustaw statusy zamówień odpowiadające etapom dostawy, np. „Wysłane”, „Doręczone”, „Problem z dostawą”.
Dodaj akcje automatyczne zmieniające status zamówienia po zmianie statusu przesyłki.
Skonfiguruj e-mail do klienta z numerem i linkiem do śledzenia po nadaniu paczki.
Raz w miesiącu wyeksportuj dane i policz terminowość oraz odsetek paczek nieodebranych.
Jeśli wysyłasz kilkoma przewoźnikami, zbuduj raporty w ten sam sposób dla każdego z nich. Dopiero wtedy porównasz terminowość i koszty InPost z innymi firmami na tych samych zasadach, a nie na podstawie wrażeń magazynu.
Jak Vinson pomaga w śledzeniu i raportach InPost
Konfigurujemy śledzenie przesyłek InPost w Base, sklepie i na Allegro: pobieranie statusów, reguły zmiany statusów zamówień, e-maile do klientów i raporty terminowości oraz kosztów. Dobieramy też przewoźników do produktów i optymalizujemy koszty dostaw. Nie jesteśmy partnerem InPost - patrzymy na dane Twojego sklepu. Najprościej zacząć od bezpłatnej konsultacji.
Vinson to agencja e-commerce z Bochni działająca od 2021 r., certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+ i Google Partner, z oceną 4,9/5 ze 171 opinii i ponad 500 firmami w portfolio. Zakres prac przy Base opisujemy na stronie wdrożenia Base.
Najczęściej zadawane pytania
Jak śledzić przesyłkę InPost jako sklep?
Pojedynczą przesyłkę sprawdzisz po numerze w wyszukiwarce na stronie InPost lub w panelu Manager Paczek. Przy większej liczbie paczek lepiej pobierać statusy automatycznie przez integrację w Base lub platformie sklepowej, która korzysta z ShipX API. Wtedy status widać przy każdym zamówieniu.
Co oznacza status „gotowa do odbioru” w InPost?
Status ten oznacza, że paczka została umieszczona w wybranym Paczkomacie i czeka na klienta, który dostał kod odbioru. Czas na odbiór jest ograniczony, a po jego upływie przesyłka może trafić do oddziału lub wrócić do nadawcy. Aktualne terminy sprawdź w regulaminie InPost.
Jak policzyć terminowość doręczeń InPost?
Podziel liczbę paczek doręczonych w założonym terminie przez liczbę wszystkich doręczonych paczek w danym okresie. Termin ustal jako wewnętrzny cel, na przykład jeden dzień roboczy od nadania. Osobno licz terminowość nadania, czyli odsetek paczek wysłanych w czasie zadeklarowanym w ofercie.
Czy numer przesyłki InPost trafia automatycznie do Allegro?
Tak, jeśli tworzysz przesyłki przez Wysyłam z Allegro albo przez integrację w Base połączoną z kontem Allegro. Numer przesyłki jest wtedy przekazywany do zamówienia i widoczny dla kupującego. Warto sprawdzić, czy przekazywanie działa od razu po utworzeniu etykiety.
Co zrobić, gdy paczka InPost długo nie zmienia statusu?
Najpierw sprawdź, czy paczka została faktycznie nadana - często problem leży w magazynie, a nie u przewoźnika. Jeśli przesyłka jest w sieci InPost i nie zmienia statusu, skontaktuj się z obsługą przewoźnika z numerem przesyłki. Klienta warto poinformować, zanim sam zapyta.
Jakie raporty InPost są najważniejsze dla małego sklepu?
W małym sklepie wystarczą trzy wskaźniki: terminowość nadania, odsetek paczek nieodebranych i koszt dostawy na zamówienie. Można je policzyć raz w miesiącu z eksportu zamówień i faktury przewoźnika. Bardziej szczegółowe raporty mają sens, gdy rośnie liczba paczek albo kanałów sprzedaży.
Czy raporty InPost pomagają negocjować umowę z przewoźnikiem?
Tak. Dane o liczbie paczek, rozkładzie gabarytów, terminowości i korektach na fakturach to konkretne argumenty w rozmowie handlowej. Pokazują przewoźnikowi realny wolumen, a Tobie pozwalają porównać oferty na tych samych zasadach. Bez takich danych negocjacje opierają się na szacunkach.
Chcesz widzieć statusy przesyłek InPost przy każdym zamówieniu i wiedzieć, ile naprawdę kosztuje Cię dostawa? Umów bezpłatną konsultację z Vinson. Jeśli porównujesz przewoźników do automatów, przeczytaj też InPost czy Orlen Paczka - porównanie dla sklepu internetowego.
