Informatyk na etat czy zewnętrzny serwis dla sklepu - co się bardziej opłaca

Informatyk na etat czy serwis IT - jak porównać koszty

Żeby uczciwie porównać oba modele, policz całkowity miesięczny koszt każdego z nich. Po stronie etatu nie wystarczy wynagrodzenie brutto z umowy. Pracodawca dolicza do niego własną część składek na ubezpieczenia społeczne, składkę wypadkową i składki na fundusze, a do tego dochodzą koszty pośrednie. Dokładny koszt pracodawcy dla konkretnej pensji policzy biuro rachunkowe - w sprawach kadrowych i podatkowych skonsultuj się ze specjalistą.

Koszt informatyka na etat obejmuje:

1. wynagrodzenie brutto i obciążenia pracodawcy,

2. sprzęt i narzędzia: komputer, telefon, oprogramowanie do zarządzania i zdalnej pomocy,

3. szkolenia i certyfikaty potrzebne, by wiedza była aktualna,

4. koszt zastępstwa podczas urlopu i choroby, np. zewnętrzny serwis na ten czas,

5. koszt rekrutacji i wdrożenia nowej osoby, rozłożony na czas zatrudnienia.

Po stronie serwisu sumujesz abonament, przewidywane godziny ponad pulę, dojazdy, jeśli są płatne osobno, i projekty, które planujesz w danym roku. Poniżej przykład porównania z wartościami umownymi, żeby pokazać, jak układa się rachunek. Twoje liczby mogą być zupełnie inne.

[#chart:wit99b]

W przykładzie różnica wynika głównie z tego, że sklep nie potrzebuje pełnego etatu pracy IT. Gdy zadań przybywa - np. firma ma kilkadziesiąt stanowisk, własną serwerownię i kilka lokalizacji - koszt serwisu rośnie i w pewnym momencie zrównuje się z kosztem etatu. Wtedy warto policzyć ponownie.

Przy porównaniu nie zapominaj o czasie właściciela. W małym sklepie bez informatyka i bez serwisu sprawy IT często spadają na właściciela lub najbardziej obeznaną z komputerami osobę z obsługi klienta. Ich godziny spędzone na szukaniu przyczyny awarii drukarki czy konfiguracji poczty też kosztują, choć nie widać tego na żadnej fakturze. Jeśli te godziny policzysz według wartości ich podstawowej pracy, rachunek często wyraźnie przechyla się na korzyść profesjonalnej obsługi, niezależnie od tego, czy będzie to etat, czy serwis.

[#przyklad] Sklep z 8 pracownikami, biurem i magazynem: w miesiącu zgłasza średnio kilkanaście drobnych spraw, raz na kwartał potrzebuje większej zmiany, np. nowego stanowiska pakowania. To mniej niż kilkanaście godzin pracy IT miesięcznie. Pełny etat byłby w dużej części niewykorzystany, a jedna osoba i tak nie zastąpiłaby specjalistów od sieci czy bezpieczeństwa. Wartości umowne, przykład poglądowy.

Ukryte koszty i ryzyka obu modeli

Najdroższe w IT są zwykle nie stawki, ale przestoje. Godzina, w której nie działa drukarka etykiet, internet w magazynie albo sklep, kosztuje utraconą sprzedaż i czas zespołu. Jak to policzyć, pokazujemy w artykule przestój sklepu internetowego - ile kosztuje godzina niedostępności strony. Dlatego porównując modele, zapytaj, kto pomoże w sobotę przed świętami, gdy informatyk jest na urlopie, a serwis ma w umowie reakcję tylko w dni robocze.

Ryzyka po stronie etatu to przede wszystkim zależność od jednej osoby i brak zastępstwa. Ryzyka po stronie serwisu to słabsza znajomość firmy, czas reakcji ograniczony umową i możliwość, że serwis obsługuje wielu klientów jednocześnie. W obu przypadkach to samo zabezpieczenie działa najlepiej: dokumentacja i dostęp właściciela.

• Hasła administracyjne w firmowym sejfie haseł, do którego właściciel ma dostęp niezależnie od informatyka czy serwisu.

• Domena, hosting i konta usług na firmę, nie na prywatny adres informatyka.

• Aktualna lista sprzętu, kont i licencji oraz opis konfiguracji sieci i kopii zapasowych.

• Zapis w umowie o przekazaniu dokumentacji i dostępów przy zakończeniu współpracy.

Model mieszany - informatyk w firmie i zewnętrzny serwis

Wiele sklepów łączy oba podejścia. Jedna osoba w firmie, często niezatrudniona jako informatyk na pełen etat, zajmuje się prostymi sprawami: wymianą tonera, dodaniem konta, restartem urządzenia. Zewnętrzny serwis odpowiada za konfigurację, bezpieczeństwo, kopie zapasowe, większe zmiany i zastępstwa. Taki układ daje szybką reakcję na miejscu i dostęp do specjalistów bez kosztu dodatkowego etatu. Osoba w firmie nie musi być ekspertem - wystarczy, że zna sprzęt w biurze i magazynie, umie opisać problem i ma kontakt do serwisu, który przejmuje trudniejsze sprawy.

[#chart:wit99c]

Model mieszany wymaga jasnego podziału zadań. Dobrze sprawdza się wspólny system zgłoszeń, w którym widać, kto prowadzi daną sprawę. Jak go zorganizować, opisujemy w artykule helpdesk dla sklepu internetowego - system zgłoszeń IT i obsługi klientów. Przy planowaniu budżetu IT warto też zdecydować, czy sprzęt kupujesz, czy leasingujesz - porównanie znajdziesz w tekście leasing czy zakup sprzętu IT dla firmy e-commerce - co się bardziej opłaca.

Kiedy wybrać informatyka na etat, a kiedy serwis IT dla firm

Informatyk na etat ma sens, gdy w firmie jest kilkadziesiąt stanowisk lub więcej, codziennie pojawiają się zadania wymagające obecności na miejscu, firma ma własną infrastrukturę, np. serwery i rozbudowaną sieć magazynową, i stać ją na zastępstwo podczas nieobecności. Zewnętrzny serwis wybierz, gdy zespół jest mały, zadań IT jest nieregularnie dużo lub mało, potrzebujesz kilku specjalizacji naraz i chcesz przewidywalnego kosztu z czasem reakcji zapisanym w umowie.

Niezależnie od wyboru po roku warto zrobić przegląd: ile było zgłoszeń, ile przestojów, jak szybko je usuwano i ile faktycznie kosztowało IT. To najlepsza podstawa do decyzji, czy zostać przy obecnym modelu, czy go zmienić, np. przejść z samego serwisu na model mieszany po zatrudnieniu kolejnych osób.

Jak wybrać zewnętrzny serwis IT dla firmy e-commerce

Jeśli zdecydujesz się na serwis, wybieraj go tak samo starannie jak pracownika. Sklep internetowy ma specyficzne potrzeby: pracuje także wieczorami i w weekendy, korzysta z wielu usług w chmurze, a awaria drukarki etykiet czy internetu w magazynie od razu zatrzymuje wysyłki. Na rozmowie z serwisem zapytaj o kilka konkretów:

• Czas reakcji i godziny pracy. Czy serwis reaguje tylko w dni robocze, czy także w weekendy i w szczycie sezonu, np. przed świętami.

• Zakres abonamentu. Co jest w cenie, a co jest dodatkowo płatne: dojazdy, prace poza godzinami, zakupy sprzętu, projekty.

• Doświadczenie z e-commerce. Czy serwis zna systemy zamówień, drukarki etykiet, integracje z kurierami i platformy sklepowe, których używasz.

• Praca zdalna i na miejscu. Które sprawy rozwiązywane są zdalnie, a kiedy i w jakim czasie technik przyjedzie do biura lub magazynu.

• Dokumentacja i raporty. Czy otrzymasz listę sprzętu, kont i konfiguracji oraz okresowe zestawienie zgłoszeń i wykonanych prac.

Dobrą praktyką jest też krótki okres próbny lub zaczęcie współpracy od audytu. Serwis spisuje wtedy sprzęt, konta i zagrożenia, a Ty widzisz, jak pracuje, zanim podpiszesz dłuższą umowę.

Umowa z informatykiem - etat, zlecenie czy współpraca B2B

Między etatem a zewnętrzną firmą jest jeszcze kilka form pośrednich: umowa zlecenia z informatykiem na część czasu albo współpraca z jednoosobową firmą na fakturę. Każda z nich ma inne skutki dla kosztów, odpowiedzialności i obowiązków stron, a przy współpracy B2B ważne jest, by w praktyce nie wyglądała jak stosunek pracy. Wybór formy umowy skonsultuj z prawnikiem lub biurem rachunkowym. Z punktu widzenia IT ważne jest jedno: niezależnie od formy umowy zapisz w niej obowiązek prowadzenia dokumentacji, zasady poufności i przekazania dostępów przy zakończeniu współpracy.

Jak Vinson pomaga jako zewnętrzny serwis IT dla sklepu

Vinson to agencja e-commerce z Bochni działająca od 2021 r., certyfikowany partner Base i autoryzowany partner Shoper, oceniana na 4,9/5 ze 171 opinii przez klientów z ponad 500 firm. W ramach wsparcia informatycznego dla firm i sklepów przejmujemy obsługę IT w całości albo uzupełniamy pracę osoby w firmie: pomagamy pracownikom, porządkujemy konta i dostępy, dbamy o kopie zapasowe i bezpieczeństwo, doradzamy przy zakupach sprzętu oraz przygotowujemy dokumentację, która zostaje w firmie.

Najczęściej zadawane pytania

Czy małej firmie opłaca się zatrudnić informatyka na etat?

Zwykle nie, bo mała firma rzadko ma tyle pracy IT, żeby wypełnić pełen etat, a koszt pracodawcy jest wyższy niż samo wynagrodzenie. Zewnętrzny serwis daje dostęp do kilku specjalistów i zastępstwa bez kosztu stałego. Etat zaczyna się opłacać przy dużej liczbie stanowisk i codziennych zadaniach na miejscu.

Ile kosztuje zewnętrzny serwis IT dla firmy?

Koszt zależy od liczby stanowisk, zakresu obsługi, czasu reakcji i modelu rozliczenia: abonamentu, godzin albo projektów. Stawki różnią się między regionami i firmami, dlatego warto porównać kilka ofert. Porównuj zawsze ten sam zakres, a nie tylko kwotę miesięczną.

Co wchodzi w koszt informatyka na etat?

Poza wynagrodzeniem brutto pracodawca płaci własną część składek i składki na fundusze, a także ponosi koszty sprzętu, narzędzi, szkoleń i rekrutacji. Do tego dochodzi koszt zastępstwa podczas urlopu i choroby. Dokładny koszt pracodawcy dla danej pensji policzy biuro rachunkowe.

Czy można połączyć pracownika IT z zewnętrznym serwisem?

Tak, model mieszany jest częsty w sklepach internetowych. Osoba w firmie zajmuje się prostymi sprawami na miejscu, a serwis odpowiada za konfigurację, bezpieczeństwo, kopie zapasowe i zastępstwa. Ważne, by podział zadań i dokumentacja były wspólne.

Jak zabezpieczyć firmę przy zmianie informatyka lub serwisu?

Trzymaj hasła administracyjne w firmowym menedżerze haseł z dostępem właściciela, rejestruj domenę i usługi na firmę i prowadź aktualną dokumentację sprzętu i konfiguracji. W umowie z serwisem zapisz obowiązek przekazania dostępów i dokumentacji przy zakończeniu współpracy.

Zastanawiasz się, czy Twojemu sklepowi bardziej opłaca się informatyk na etat, czy serwis IT? Skontaktuj się z nami w sprawie wsparcia IT, a pomożemy policzyć koszty i dobrać model obsługi.