Etykiety wysyłkowe dla zamówień z Erli – jak je generować i drukować

Jak wygenerować etykietę w panelu Erli

Dla wewnętrznych metod dostaw etykietę generuje się przy konkretnym zamówieniu. Przewodnik Erli opisuje ścieżkę: zakładka Zamówienia, sekcja Przesyłka i opcja Nadaj przesyłkę. Formularz nadania w większości wypełnia się automatycznie, ale kilka pól wymaga uwagi.

1. Sprawdź dane nadawcy – uzupełniają się na podstawie wybranego punktu nadania.

2. Sprawdź dane odbiorcy – większość danych pochodzi z zamówienia, przewodnik wskazuje, że adres e-mail kupującego nie jest uzupełniany automatycznie.

3. Podaj wagę i wymiary – a dla paczkomatów wybierz gabaryt skrytki.

4. Zweryfikuj metodę dostawy i ubezpieczenie – domyślne wartości są uzupełniane automatycznie.

5. Nadaj przesyłkę i pobierz etykietę – albo zapisz formularz, jeśli chcesz wrócić do niego później.

Gotowe etykiety można pobrać z listy przesyłek przy zamówieniu albo z zakładki Przesyłki ERLI w panelu sklepu, gdzie da się zaznaczyć wiele pozycji i pobrać etykiety zbiorczo. Tam znajduje się też lista nadanych przesyłek z możliwością filtrowania i eksportu do arkusza. Szczegółowe zasady korzystania z paczkomatów opisaliśmy w tekście Paczkomaty InPost na Erli.

Anulowanie i poprawianie etykiety

Błędy w etykiecie zdarzają się każdemu: zły gabaryt, literówka w adresie, niewłaściwa waga. Przewodnik Erli z 2022 r. wskazuje, że wygenerowaną etykietę można anulować z poziomu listy przesyłek, np. w celu poprawy danych adresowych, a koszt nadania jest naliczany w momencie fizycznego przyjęcia przesyłki przez przewoźnika. Ponieważ materiał nie jest najnowszy, zasady anulowania i rozliczeń warto potwierdzić w aktualnej pomocy Erli.

[#uwaga] Nie naklejaj na paczkę etykiety, którą anulowałeś lub zastąpiłeś nową. Dwie etykiety na jednej przesyłce albo nieaktualny kod kreskowy to częsta przyczyna problemów z sortowaniem i doręczeniem. Zniszcz błędną etykietę od razu po wygenerowaniu poprawnej.

Własne umowy z przewoźnikami – numer przesyłki w zamówieniu

Jeśli wysyłasz zamówienia z Erli własnymi umowami, etykietę generujesz poza panelem Erli, ale numer przesyłki powinien trafić do zamówienia, żeby kupujący mógł śledzić paczkę. Dokumentacja API Erli przewiduje przekazanie przewoźnika z listy obsługiwanych firm, numeru przesyłki oraz statusu wysyłki, m.in. przygotowywane, gotowe do wysłania, wysłane czy oczekuje na kuriera. Systemy multichannel robią to zwykle automatycznie po wygenerowaniu etykiety. Przy ręcznej obsłudze łatwo o to zapomnieć, a brak numeru przesyłki to częsty powód pytań od kupujących.

Masowe nadawanie i kilka paczek w jednym zamówieniu

Przy większej liczbie zamówień generowanie etykiet pojedynczo jest zbyt wolne. Przewodnik Erli opisuje masowe nadawanie: w zakładce Zamówienia zaznaczasz zamówienia, np. przefiltrowane według metody dostawy, i przechodzisz do zbiorczego formularza. W przypadku jednej metody dostawy wartości wagi, wymiarów lub gabarytu muszą być jednakowe dla wszystkich przesyłek w formularzu, a dla każdego zamówienia wskazuje się punkt nadania. Można też nadać jednocześnie zamówienia z różnymi metodami dostaw.

Przy zamówieniach wysyłanych w kilku paczkach liczba przesyłek, które przysługują w zamówieniu, wynika m.in. z ustawienia maksymalnej liczby sztuk w paczce w cenniku dostaw. Dokumentacja API Erli dodaje istotną zasadę: przy dodawaniu kolejnej paczki do tego samego zamówienia trzeba podać dokładnie ten sam adres odbiorcy, a nie można nadać paczek, jeśli zamówienie jest anulowane.

[#tip] Grupuj zamówienia do masowego nadania według typowego gabarytu. Jeśli większość Twoich produktów mieści się w jednym rozmiarze skrytki, nadawaj je jedną partią, a nietypowe zamówienia obsługuj osobno. To skraca czas przygotowania etykiet i zmniejsza ryzyko pomyłki w gabarycie.

Etykiety a czas wysyłki

Moment generowania etykiet warto powiązać z deklarowanym czasem wysyłki. Jeśli obiecujesz wysyłkę w ciągu jednego dnia roboczego, etykiety dla zamówień opłaconych do godziny odcięcia powinny być gotowe na tyle wcześnie, żeby paczki zdążyły do punktu nadania lub na odbiór kuriera. Dotrzymywanie czasu wysyłki jest jednym z czynników jakości oferty w zasadach Erli, a opóźnienie często zaczyna się właśnie od etykiet generowanych w ostatniej chwili. Jak ustawić termin realizacji, opisaliśmy w tekście Czas wysyłki na Erli.

Drukowanie etykiet – sprzęt i format

Sposób drukowania wpływa na tempo pakowania bardziej, niż się wydaje. Drukowanie etykiet na zwykłej drukarce biurowej na kartkach A4, które potem trzeba ciąć i przyklejać taśmą, sprawdza się przy kilku paczkach dziennie. Przy większym wolumenie większość sklepów przechodzi na drukarki termiczne i samoprzylepne etykiety, które drukują się szybko i od razu nadają do naklejenia.

• Drukarka termiczna – szybki wydruk na etykietach samoprzylepnych, bez tonera i tuszu.

• Format etykiety – dopasowany do formatu generowanego przez metodę dostawy, najczęściej popularny format etykiet kurierskich.

• Jakość wydruku – czytelny kod kreskowy to warunek sprawnego sortowania u przewoźnika.

• Kolejność wydruku – etykiety drukowane w kolejności listy kompletacji przyspieszają pakowanie.

• Zapas materiałów – etykiety i taśma na okresy szczytowe.

Praktyczne wskazówki dotyczące formatów i najczęstszych błędów wydruku znajdziesz w tekście Etykiety InPost – formaty, drukarki termiczne i najczęstsze błędy, a o automatycznym drukowaniu w systemie multichannel – w artykule Drukowanie etykiet w BaseLinkerze.

Etykieta i pakowanie

Etykieta powinna trafić na paczkę dopiero po spakowaniu i sprawdzeniu zawartości. Naklejaj ją na największej płaskiej powierzchni, tak żeby kod kreskowy nie zaginał się na krawędzi kartonu i nie był zakryty taśmą. Przy foliopakach zwróć uwagę, żeby etykieta nie marszczyła się na nierównej powierzchni. Usuń z kartonów wielokrotnego użytku stare etykiety i kody, bo mogą zmylić sortownię. Więcej o przygotowaniu przesyłek piszemy w tekście Pakowanie zamówień z Erli.

Automatyzacja etykiet przez integrację

Przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie najlepiej, gdy etykiety generują się automatycznie po spełnieniu warunków, np. po opłaceniu zamówienia i zmianie statusu na do wysyłki. Taki proces można zbudować w systemie multichannel albo we własnej integracji z API Erli.

Według dokumentacji API Erli API pozwala m.in. utworzyć paczki do nadania dla wewnętrznych metod dostaw, pobrać listę zdefiniowanych punktów nadania, wyszukiwać paczki i pobierać protokoły odbioru przez kuriera. Dziennik zmian wskazuje, że linki do etykiet i protokołów są generowane przy każdej odpowiedzi i ważne przez 30 dni od pobrania. Dla przesyłek nadawanych własnymi umowami API przewiduje utworzenie paczek zewnętrznych z numerem przesyłki i przewoźnikiem.

Konfigurację automatycznych etykiet i faktur dla zamówień z Erli opisaliśmy w tekście Automatyczne faktury i etykiety dla zamówień z Erli. Jeśli chcesz wdrożyć cały proces w jednym systemie, sprawdź też wdrożenie i obsługę Base.

[#przyklad] Sklep z kosmetykami wysyłał większość zamówień z Erli w paczkomatach w jednym gabarycie. Zamiast generować etykiety pojedynczo, ustawił w systemie multichannel regułę: po opłaceniu zamówienia i zmianie statusu na do spakowania etykieta generuje się automatycznie i drukuje na drukarce termicznej przy stanowisku pakowania. Zamówienia w nietypowych gabarytach trafiają do osobnego statusu i są obsługiwane ręcznie. Czas przygotowania jednej paczki wyraźnie się skrócił, a pomyłki w gabarycie praktycznie zniknęły.

Organizacja stanowiska wysyłkowego

Przy kilkudziesięciu paczkach dziennie liczy się także ergonomia. Najlepiej, gdy drukarka etykiet stoi bezpośrednio przy stole do pakowania, a pakowacz ma pod ręką kartony w najczęściej używanych rozmiarach, wypełniacz i taśmę. Etykiety drukowane partiami w kolejności listy kompletacji pozwalają pakować zamówienie po zamówieniu bez szukania właściwej etykiety. Warto też wyznaczyć miejsce na spakowane paczki z podziałem na przewoźników i metody dostawy, co ułatwia przekazanie ich kurierowi i sprawdzenie z protokołem odbioru.

Najczęstsze błędy przy etykietach

• Zły gabaryt lub waga – może skutkować dopłatą albo odmową przyjęcia przesyłki do skrytki.

• Brak punktu nadania – nie da się wygenerować etykiety dla wewnętrznych metod dostaw.

• Różny adres w kolejnych paczkach jednego zamówienia – API odrzuci paczkę z innym adresem.

• Nieaktualna etykieta na paczce – po anulowaniu lub ponownym wygenerowaniu.

• Etykiety drukowane na A4 przy dużym wolumenie – niepotrzebnie wydłużają pakowanie.

• Brak numeru przesyłki w zamówieniu – przy własnych umowach z przewoźnikami kupujący nie może śledzić paczki.

Najczęściej zadawane pytania

Gdzie wygenerować etykietę dla zamówienia z Erli?

Dla wewnętrznych metod dostaw w panelu Erli, przy zamówieniu, w sekcji Przesyłka i opcji Nadaj przesyłkę, albo przez integrację korzystającą z API Erli. Przy własnych umowach etykietę generujesz u przewoźnika lub w systemie multichannel.

Czy potrzebuję umowy z przewoźnikiem, żeby nadawać przesyłki z Erli?

Przy wewnętrznych metodach dostaw Erli według materiałów platformy nie trzeba podpisywać dodatkowych umów z przewoźnikami. Własna umowa jest potrzebna, jeśli wysyłasz zamówienia poza tymi metodami.

Czy można nadać wiele etykiet naraz?

Tak. Przewodnik Erli opisuje masowe nadawanie z zakładki Zamówienia, także dla zamówień z różnymi metodami dostaw. Przy jednej metodzie wartości wagi i gabarytu w formularzu zbiorczym muszą być jednakowe.

Czy można anulować wygenerowaną etykietę?

Przewodnik Erli opisuje anulowanie etykiety z listy przesyłek, np. w celu poprawy adresu. Zasady anulowania i rozliczania kosztu nadania warto potwierdzić w aktualnej pomocy Erli.

Jak długo ważny jest link do etykiety pobranej przez API?

Według dziennika zmian API linki do etykiet i protokołów odbioru są generowane przy każdej odpowiedzi i ważne przez 30 dni od pobrania. Po tym czasie trzeba pobrać nowy link.

Jaka drukarka sprawdzi się do etykiet z Erli?

Przy kilku paczkach dziennie wystarczy zwykła drukarka. Przy większym wolumenie najwygodniejsza jest drukarka termiczna z etykietami samoprzylepnymi w formacie zgodnym z etykietami przewoźnika.

Podsumowanie

Etykiety na Erli można generować w panelu, masowo dla wielu zamówień albo automatycznie przez integrację. Kluczem jest poprawna konfiguracja punktów nadania, znajomość parametrów metod dostaw z cennika Erli, dokładne podawanie wagi i gabarytu oraz dopasowanie sposobu drukowania do skali sprzedaży. Przy rosnącej liczbie zamówień warto przejść na drukarkę termiczną i automatyczne generowanie etykiet po zmianie statusu, a nietypowe przesyłki obsługiwać osobną ścieżką.

Jeśli chcesz zautomatyzować etykiety i wysyłkę zamówień z Erli, wdrażamy i obsługujemy sprzedaż na Erli – sprawdź zakres obsługi sprzedaży na Erli.