Eksport produktów do Ceneo z Subiekta i systemów ERP

Co zwykle jest w ERP, a czego brakuje

Systemy ERP projektuje się z myślą o magazynie, sprzedaży i księgowości, a nie o prezentacji produktów klientom. Dlatego w danych z ERP zwykle znajdziesz dokładne ceny, stany i kody, ale brakuje elementów, które w porównywarce decydują o łączeniu ofert z kartami produktów i o tym, czy klient kliknie.

Wykres – dane, które zwykle są w ERP, i te, które trzeba uzupełnić z innego źródła. [#chart:ce86]

Szczególnie ważne są nazwy. W ERP często spotyka się skróty, wewnętrzne kody i oznaczenia magazynowe, które nic nie mówią klientowi i utrudniają dopasowanie do karty produktu. Zasady budowania nazw opisujemy w artykule nazwy produktów w feedzie Ceneo, a rolę kodów – w tekście EAN i GTIN w Ceneo.

Trzy drogi danych z ERP do porównywarki

W praktyce spotykamy trzy modele przepływu danych. Wybór zależy od tego, gdzie masz najlepsze dane produktowe i ile kanałów sprzedaży obsługujesz.

ERP → sklep internetowy → plik dla Ceneo

To najczęstszy model. ERP przekazuje do sklepu ceny i stany, a opisy, zdjęcia i kategorie są uzupełnione w sklepie. Plik dla Ceneo generuje wtyczka lub moduł platformy sklepowej. Zaleta: dane w pliku są takie same jak na stronie, bo pochodzą z tego samego źródła. Wada: jeśli synchronizacja ERP ze sklepem działa z opóźnieniem, plik też będzie opóźniony.

ERP → system wielokanałowy → plik dla Ceneo

Jeśli sprzedajesz w kilku kanałach – sklep, marketplace’y, porównywarki – dane z ERP mogą trafiać do systemu wielokanałowego, który zarządza ofertą i generuje pliki eksportowe. Przykładowo Base ma integrację z Subiektem i moduł eksportu plików XML. Według pomocy Base w przypadku Ceneo obsługiwany jest jeden plik XML na konto. Szczegóły opisujemy w artykułach integracja Base z Subiektem i eksport produktów z Base.

ERP → własny eksport

Trzecia droga to eksport przygotowany przez programistę bezpośrednio z bazy ERP. Daje największą kontrolę nad danymi, ale wymaga utrzymania: każda zmiana w ERP, w strukturze kategorii czy w wymaganiach Ceneo oznacza pracę przy eksporcie. Ta droga ma sens głównie wtedy, gdy ERP jest jedynym miejscem, w którym masz pełne dane produktowe, albo gdy nie prowadzisz sklepu na typowej platformie.

Wykres – trzy drogi przepływu danych z ERP do Ceneo i wspólne etapy publikacji oraz kontroli. [#chart:ce86b]

Kodowanie znaków i format liczb

Przy eksporcie z systemów ERP często pojawiają się problemy techniczne, których nie ma przy wtyczkach sklepowych. Najczęstsze dotyczą kodowania znaków i formatu liczb.

• Kodowanie. Instrukcja Ceneo zaleca kodowanie UTF-8, ale dopuszcza też ISO-8859-2 i Windows-1250. Starsze systemy często eksportują w Windows-1250 – to nie błąd, o ile deklaracja kodowania w pliku odpowiada faktycznemu kodowaniu. Rozbieżność kończy się „krzaczkami” zamiast polskich znaków.

• Separator dziesiętny. W pliku Ceneo cena i waga mają kropkę jako separator. Eksport z polskiego systemu często używa przecinka, co trzeba skonwertować.

• Ceny brutto. Regulamin Ceneo wymaga cen brutto w sklepie. Upewnij się, że eksport bierze cenę brutto, a nie netto czy cenę zakupu.

• Znaki specjalne w opisach. Opisy z HTML-em umieszcza się w sekcji CDATA. Instrukcja dopuszcza tylko podstawowe znaczniki, takie jak akapity, nagłówki, listy i pogrubienia.

[#uwaga] Najgroźniejszy błąd przy eksporcie z ERP to cena netto zamiast brutto albo cena z innego cennika, na przykład hurtowego. Oferta z ceną niższą niż w sklepie może zebrać dużo płatnych kliknięć, a według regulaminu saldo konta przedpłat może wtedy spaść nawet poniżej zera. Przed pierwszym uruchomieniem porównaj ceny kilkunastu produktów w pliku i w sklepie.

Stany, rezerwacje i częstotliwość eksportu

ERP zna stany magazynowe najlepiej, ale trzeba zdecydować, który stan przekazać. Stan fizyczny w magazynie to nie zawsze stan dostępny do sprzedaży – część towaru może być zarezerwowana dla zamówień z innych kanałów. Dla porównywarki najlepiej przekazywać stan dostępny, pomniejszony o rezerwacje, a przy niewielkich ilościach rozważyć próg bezpieczeństwa.

Regulamin przewiduje, że Ceneo pobiera dane ofertowe nie rzadziej niż raz na dobę. Jeśli stany zmieniają się szybko, warto generować plik częściej, a przy dużym katalogu rozważyć tryb przyrostowy opisany w instrukcji. Jak obsługiwać produkty, które się skończyły, piszemy w tekście produkty niedostępne na Ceneo, a o częstotliwości aktualizacji – w artykule aktualizacja feedu Ceneo.

Porównanie dróg eksportu

Każda z trzech dróg ma swoje mocne i słabe strony. Poniższa tabela pomaga wybrać tę, która pasuje do skali i organizacji Twojego sklepu.

Kategorie z ERP a kategorie dla klienta

Grupy towarowe w ERP zwykle odzwierciedlają organizację magazynu lub zakupów, a nie sposób, w jaki klient szuka produktów. Instrukcja Ceneo prosi o pełną, możliwie szczegółową ścieżkę kategorii opisującą produkt – na przykład od działu głównego do konkretnego typu produktu. Grupa „Towary handlowe 2” czy „Dostawca X” nic nie mówi porównywarce.

Rozwiązaniem jest mapowanie: przypisanie grup z ERP do kategorii, które mają sens dla klienta, albo pobieranie kategorii ze sklepu zamiast z ERP. Jak to zrobić, opisujemy w artykule mapowanie kategorii w Ceneo.

[#przyklad] Hurtownia elektryczna z własnym sklepem generowała plik dla Ceneo bezpośrednio z ERP. Nazwy produktów zawierały skróty magazynowe, kategorie odpowiadały dostawcom, a ceny pochodziły z cennika dla klientów firmowych. Po zmianie źródła danych – ceny i stany z ERP, a nazwy, kategorie, opisy i zdjęcia ze sklepu – wzrosła liczba ofert połączonych z kartami produktów, a ceny w pliku przestały odbiegać od cen na stronie. To przykład poglądowy.

Lista kontrolna przed uruchomieniem eksportu

1. ID ofert oparte na stałym indeksie towaru, a nie na numerach z eksportu.

2. Ceny brutto z właściwego cennika detalicznego, z kropką jako separatorem.

3. Stan dostępny do sprzedaży, pomniejszony o rezerwacje.

4. Kompletne kody EAN, kody producenta i marki.

5. Nazwy czytelne dla klienta, bez wewnętrznych skrótów.

6. Kategorie dla klienta, a nie grupy magazynowe.

7. Opisy, zdjęcia i atrybuty ze sklepu lub systemu zarządzania produktem.

8. Adresy URL prowadzące do właściwych kart produktów.

9. Deklarowane kodowanie zgodne z rzeczywistym.

10. Plik pod stałym adresem, bez hasła, generowany automatycznie.

Po uruchomieniu sprawdź raport przetwarzania pliku w panelu Ceneo i porównaj kilka losowych ofert z kartami produktów w sklepie. Typowe problemy z plikiem opisujemy w tekście błędy w pliku XML Ceneo.

Kiedy ERP to za mało – dane od dostawców i API

Jeśli część asortymentu sprzedajesz bez trzymania towaru, stany i ceny mogą pochodzić nie z ERP, ale z plików dostawców. Wtedy warto połączyć oba źródła – jak to zrobić, piszemy w artykule feed Ceneo z danych hurtowni. Z kolei jeśli chcesz pobierać dane z Ceneo do własnych raportów w ERP, sprawdź możliwości opisane w tekście Ceneo API – co można zautomatyzować. Szerszy kontekst planowania integracji znajdziesz w artykule integracja Base z ERP – kiedy jest potrzebna.

[#tip] Niezależnie od wybranej drogi wyznacz jedno źródło prawdy dla każdego typu danych: ceny i stany z ERP, opisy i zdjęcia ze sklepu, kategorie z mapowania. Gdy ta sama informacja jest edytowana w dwóch miejscach, rozbieżności są tylko kwestią czasu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę wysłać do Ceneo plik wyeksportowany z Subiekta?

Ceneo pobiera plik automatycznie z adresu w sieci i nie aktualizuje danych z plików wysyłanych mailem. Jeśli eksport ma inną strukturę niż wymagana, instrukcja przewiduje możliwość przesłania go do weryfikacji na adres wsparcia sklepów Ceneo.

Które dane brać z ERP, a które ze sklepu?

Zwykle ceny, stany i kody z ERP, a nazwy, opisy, zdjęcia, kategorie i adresy URL ze sklepu. Najważniejsze, żeby każdy typ danych miał jedno źródło.

Czy plik z ERP może być w kodowaniu Windows-1250?

Tak. Instrukcja Ceneo zaleca UTF-8, ale dopuszcza też ISO-8859-2 i Windows-1250. Ważne, żeby deklaracja kodowania w pliku odpowiadała faktycznemu kodowaniu.

Jak często generować plik z ERP?

Ceneo pobiera dane nie rzadziej niż raz na dobę. Jeśli stany i ceny zmieniają się w ciągu dnia, generuj plik częściej lub rozważ tryb przyrostowy.

Czy potrzebuję systemu wielokanałowego?

Nie zawsze. Jeśli sprzedajesz tylko w sklepie i w porównywarce, wystarczy synchronizacja ERP ze sklepem i wtyczka generująca plik. System wielokanałowy ma sens przy wielu kanałach sprzedaży.

Co zrobić, gdy w ERP brakuje kodów EAN?

Uzupełnij je w kartotece towarowej na podstawie opakowań lub danych od dostawców. Bez kodów EAN i kodów producenta oferty trudniej łączą się z kartami produktów w porównywarce.

Podsumowanie

Eksport do Ceneo z Subiekta lub innego ERP najlepiej planować tak, by z ERP pochodziły ceny, stany i kody, a dane prezentacyjne – nazwy, opisy, zdjęcia i kategorie – ze sklepu lub systemu zarządzania produktem. Kluczowe są stałe ID ofert, ceny brutto z właściwego cennika, stan dostępny do sprzedaży, poprawne kodowanie i plik pod stałym adresem. Po uruchomieniu kontroluj raport przetwarzania i zgodność danych ze sklepem.

Jeśli chcesz uporządkować przepływ danych z ERP do porównywarki, zobacz, jak wdrażamy i obsługujemy sprzedaż na Ceneo.