Synchronizacja statusów z Optimy krok po kroku
Żeby status w Allegro zmienił się na czas, kilka rzeczy musi zadziałać po kolei. Gdy rozpisujemy ten obieg z klientem, od razu widać, gdzie może się zatrzymać. Poniżej droga jednego zamówienia od zakupu do statusu Wysłane.
[#chart:nal97b]
Na tym schemacie dwa punkty zależą od ludzi, a nie od automatu: zatwierdzenie zamówienia w Optimie i wystawienie dokumentu realizacji. Jeśli zespół robi to raz dziennie, raz dziennie zmieniają się też statusy w Allegro, nawet przy synchronizacji ustawionej co kilka minut. Częstotliwość synchronizacji i jej ustawienia po stronie ERP opisaliśmy we wpisie Comarch e-Sale automatyzacje - zamówienia w ERP i aktualizacja stanów.
Statusy zamówień a stany magazynowe
Status ma też wpływ na stany. Według pomocy Comarch niezrealizowane zamówienia pomniejszają stany w e-Sale, także te ze statusami oczekuje na potwierdzenie sklepu i oczekuje na potwierdzenie serwisu płatności. Gdy anulujesz zamówienie, stany są odblokowywane. Dzięki temu sztuka kupiona na Allegro nie trafi do kolejnej oferty, zanim Optima przyjmie rezerwację. Warunek jest jeden: oferta musi być powiązana z towarem.
Operacje na zamówieniach w Comarch e-Sale, które pomagają przy statusach
Chociaż samego statusu nie zmienisz w panelu, lista Sprzedaż > Zamówienia ma kilka operacji, które ratują sytuację, gdy obieg z ERP nie domknie się sam. Według pomocy Comarch są to m.in.:
Synchronizuj ponownie zamówienie do ERP - dawniej Wyślij zamówienie do ERP. Używasz jej, gdy ERP nie nadał zamówieniu numeru.
Ustaw datę doręczenia - grupowo, gdy ERP nie przekazuje tej daty.
Dodaj numer listu przewozowego - z wyborem firmy kurierskiej z listy albo opcją Inny i nazwą kuriera.
Anonimizuj - trwale usuwa dane kontrahenta, tylko dla zamówień o statusie Zrealizowane, pojedynczo i bez możliwości cofnięcia.
Na liście zobaczysz też kolumnę Data synchronizacji do ERP, a od marca 2025 r. filtr stanu realizacji zamówienia. Ten filtr to najprostszy sposób, by co rano wyłapać zamówienia, które utknęły na etapie potwierdzenia. Listę wyeksportujesz do pliku XML lub CSV, jeśli chcesz porównać ją z dokumentami w Optimie.
[#tip] Ustaw filtr stanu realizacji na zamówienia jeszcze niepotwierdzone i posortuj je po dacie. Każde zamówienie starsze niż jeden dzień roboczy to sygnał, że w Optimie coś czeka na zatwierdzenie albo synchronizacja się zatrzymała. Taki przegląd zajmuje kilka minut, a chroni przed spóźnionymi wysyłkami. W okresach większej sprzedaży, np. przed świętami, warto robić go dwa razy dziennie i zapisywać, ile zamówień wymagało ręcznej interwencji.
Status zamówienia nie zmienia się w Allegro - objawy i poprawki
Gdy kupujący pisze, że zamówienie od dwóch dni jest W realizacji, przyczyna zwykle leży w jednym z trzech miejsc: w samym zamówieniu w Optimie, w synchronizacji albo w czasie, jaki minął od zakupu. Zebraliśmy najczęstsze sytuacje.
[#chart:nal97c]
Pamiętaj o kolejności diagnozy: najpierw Sprzedaż > Zamówienia i stan realizacji w e-Sale, potem Ustawienia > Dziennik zdarzeń, a dopiero na końcu dokumenty w Optimie. Jeśli stan realizacji w e-Sale się zgadza, a Allegro pokazuje co innego, sprawdź datę zamówienia i limit 60 dni.
Powiadomienia e-mail, które warto włączyć
Od września 2025 r. administrator może włączyć dodatkowe powiadomienia e-mail. Ustawisz je w Mój profil > e-Sale > Szczegóły wybranego e-Sale > Powiadomienia e-mail. Lista obejmuje m.in. aktywne błędy synchronizacji z Comarch ERP, błąd synchronizacji zamówień i wygaśnięcie tokenu Allegro, a częstotliwość wysyłki wybierasz sam. Dla firm, w których nikt nie ogląda codziennie dziennika zdarzeń, to najtańsze zabezpieczenie przed zamówieniami, które utknęły.
Jak ułożyć pracę zespołu wokół statusów zamówień w Optimie?
Integracja Comarch e-Sale z Comarch ERP Optima przenosi dane, ale nie ustala za zespół, kto i kiedy zatwierdza zamówienia. To decyzja organizacyjna, od której zależy, jak szybko kupujący na Allegro zobaczy zmianę statusu. Na kontach, które prowadzimy, sprawdza się prosty podział ról i stałe okna pracy:
Osoba od sprzedaży zatwierdza zamówienia z bufora w Optimie w stałych porach, np. rano i w południe - po zatwierdzeniu i synchronizacji kupujący widzi status Do wysłania.
Magazyn pakuje tylko zamówienia potwierdzone i nadaje paczki tego samego dnia.
Dokument realizacji powstaje w Optimie od razu po spakowaniu, a nie zbiorczo na koniec tygodnia - dopiero on zmienia status w Allegro na Wysłane.
Jedna osoba codziennie przegląda w e-Sale filtr stanu realizacji i Dziennik zdarzeń, a raz w tygodniu porównuje listę zamówień z dokumentami w Optimie.
Najczęstszy błąd, który widzimy, to wystawianie dokumentów sprzedaży hurtowo, np. raz dziennie wieczorem albo nawet raz w tygodniu. Paczka dawno wyszła z magazynu, a kupujący nadal widzi w Allegro, że zamówienie czeka na wysłanie. Z punktu widzenia księgowości wszystko się zgadza, ale z punktu widzenia kupującego sprzedawca jest spóźniony. Druga typowa sytuacja to zamówienia, które ktoś zatwierdził w Optimie, ale synchronizacja automatyczna była w tym czasie wyłączona, np. po aktualizacji programu.
Statusy przy kilku kontach Allegro
Jeśli do e-Sale podłączyłeś kilka kont Allegro, zamówienia ze wszystkich trafiają do tej samej Optimy, a statusy wracają do konta, z którego pochodzi zamówienie. Na liście Marketplace > Allegro > Zamówienia widać login Allegro, który utworzył ofertę, oraz status zamówienia Allegro z filtrem. To przydatne, gdy kupujący z jednego konta zgłasza opóźnienie, a zespół chce szybko sprawdzić, czy problem dotyczy tylko tego konta, czy wszystkich zamówień.
Anulowanie zamówienia - co dzieje się ze statusem?
Anulowanie to jedyny status, który możesz wywołać z panelu. W Marketplace > Allegro > Zamówienia, na zakładce Zamówienia do realizacji, jest operacja Anuluj zamówienie, dostępna także seryjnie. Według pomocy Comarch odblokowuje ona stany magazynowe, a zamówienie może być dalej realizowane tylko po stronie Allegro. Status Anulowane trafia do Allegro także wtedy, gdy zamówienie zostanie anulowane w wyniku obsługi w ERP.
Przy anulowaniu warto ustalić w zespole jedną procedurę. Jeśli kupujący rezygnuje, a zamówienie jest już w Optimie, anulowanie powinno przejść przez ERP, żeby dokumenty i rezerwacje się zgadzały. Jeśli zamówienie jeszcze nie zostało przekształcone, prościej anulować je w e-Sale. Zwrot pieniędzy kupującemu to osobny temat: e-Sale ma od marca 2025 r. funkcję zwrotu wpłat dla zamówień z Allegro, która wymaga usługi Allegro Finanse i dostępnych środków na koncie.
[#przyklad] Przykład (sytuacja umowna): sklep z narzędziami synchronizuje Optimę z e-Sale automatycznie, ale zamówienia zatwierdza jedna osoba po południu. Kupujący z rana widzą przez kilka godzin status W realizacji i część z nich pisze z pytaniem o wysyłkę. Po przesunięciu zatwierdzania na dwa okna, rano i po południu, statusy Do wysłania pojawiają się szybciej, a liczba pytań o zamówienia spada.
Synchronizacja statusów a kampanie Allegro Ads
Status zamówienia nie wpływa bezpośrednio na kampanię, ale wpływa na doświadczenie kupującego, a ono na oceny i wiadomości. Konto, na którym zamówienia długo wiszą W realizacji, generuje więcej pytań i więcej pracy w obsłudze klienta. Gdy zwiększamy budżet Allegro Ads, rośnie liczba zamówień, więc każde opóźnienie w obiegu statusów się mnoży. Dlatego przed skalowaniem kampanii sprawdzamy z klientem, czy obieg Optima - e-Sale - Allegro nadąża przy obecnym wolumenie.
Jak Vinson pomaga uporządkować obieg zamówień
Vinson to agencja e-commerce z Bochni działająca od 2021 r., Allegro Ads Partner+ i certyfikowany partner Base. Prowadzimy konta Allegro i kampanie Allegro Ads, a przy każdym koncie patrzymy, jak zamówienia przechodzą od zakupu do wysyłki. Nie jesteśmy partnerem Comarch, więc konfigurację Optimy i licencje zostawiamy partnerom producenta. W ramach bezpłatnej konsultacji pomagamy:
rozpisać obieg statusów między Allegro, e-Sale i ERP oraz wskazać, gdzie zamówienia czekają najdłużej,
ustalić rytm zatwierdzania zamówień i procedurę anulowania,
przygotować konto Allegro na większy ruch z kampanii Allegro Ads,
wdrożyć Base, gdy potrzebujesz własnych statusów i akcji automatycznych dla wielu kanałów.
Najczęściej zadawane pytania
Kto zmienia status zamówienia w Comarch e-Sale?
Status zamówienia w e-Sale zmienia system ERP, np. Comarch ERP Optima, podczas synchronizacji. Najpierw potwierdza przyjęcie zamówienia do realizacji, a po obsłużeniu oznacza je jako zrealizowane. Z panelu e-Sale możesz natomiast anulować zamówienie i ponownie wysłać je do ERP.
Jakie statusy Comarch e-Sale wysyła do Allegro?
Według pomocy Comarch e-Sale wysyła automatycznie cztery statusy: W realizacji po pobraniu zamówienia, Do wysłania po potwierdzeniu, Wysłane po realizacji i Anulowane po anulowaniu. Zmiany trafiają do Allegro w ciągu 60 dni od daty zamówienia (stan na lipiec 2026 - sprawdź aktualną dokumentację).
Dlaczego status w Allegro nie zmienia się po realizacji w Optimie?
Sprawdź, czy przeszła synchronizacja i czy Dziennik zdarzeń nie pokazuje błędu. Upewnij się też, że zamówienie nie jest starsze niż 60 dni, bo wtedy zmiana statusu nie zostanie wysłana do Allegro. Jeśli ERP nie nadał zamówieniu numeru, użyj operacji Synchronizuj ponownie zamówienie do ERP.
Czy w e-Sale ręcznie ustawię status Wysłane?
Nie. Status Wysłane wynika z realizacji zamówienia w ERP i synchronizacji. W panelu możesz dodać numer listu przewozowego operacją Dodaj numer listu przewozowego oraz ustawić datę doręczenia, jeśli ERP jej nie przekazuje.
Jak dostawać powiadomienia o błędach synchronizacji zamówień?
W Mój profil > e-Sale > Szczegóły wybranego e-Sale > Powiadomienia e-mail włącz powiadomienia o błędach synchronizacji z Comarch ERP, błędach synchronizacji zamówień i wygaśnięciu tokenu Allegro. Częstotliwość wysyłki ustawisz w tym samym miejscu.
Chcesz, żeby kupujący na Allegro widzieli aktualny status zamówienia, a zespół nie szukał zamówień, które utknęły? Umów bezpłatną konsultację z Vinson - rozpiszemy obieg statusów i wskażemy, co przyspieszyć. Ustawienia połączenia z ERP znajdziesz w poradniku Comarch e-Sale konfiguracja krok po kroku.
