Automatyzacja obsługi zamówień meblowych z marketplace BRW – od zamówienia do dostawy
Mateusz Piotrowicz
Mateusz Piotrowicz
Technical & Logistics Expert
Automatyzacja obsługi zamówień meblowych z marketplace BRW – od zamówienia do dostawy
Automatyzacja BRW, czyli zautomatyzowana obsługa zamówień z marketplace Black Red White (BRW), zaczyna mieć znaczenie szybciej, niż się wydaje. Przy kilku zamówieniach tygodniowo ręczne przepisywanie danych, wystawianie faktur i wysyłanie klientom informacji o terminie jeszcze jakoś działa. Przy kilkudziesięciu – zwłaszcza gdy sprzedajesz też na Allegro i we własnym sklepie – zaczynają się pomyłki: zapomniany numer przesyłki, mebel sprzedany dwa razy, klient, który od tygodnia nie wie, kiedy przyjedzie jego sofa.
W tym poradniku pokazujemy, jak zaprojektować obsługę zamówień meblowych z marketplace’u BRW od momentu zakupu do dostawy: co da się zautomatyzować, co oferuje integracja Base z Black Red White, jak ułożyć statusy pod meble robione na zamówienie i wysyłane w kilku paczkach, jakie automatyczne akcje warto ustawić i czego lepiej nie oddawać systemowi. Na koniec dajemy plan wdrożenia krok po kroku.
Automatyzacja BRW – co da się zautomatyzować w obsłudze zamówień meblowych
Obsługa zamówienia mebla składa się z wielu powtarzalnych czynności: przyjęcia zamówienia, potwierdzenia terminu, przekazania na produkcję lub do magazynu, wystawienia dokumentu sprzedaży, przygotowania etykiet, umówienia dostawy, przekazania numeru przesyłki i informowania klienta na każdym etapie. Większość z nich da się wykonywać automatycznie albo półautomatycznie – człowiek zostaje tam, gdzie potrzebna jest decyzja.
Etap | Ręcznie | Po automatyzacji |
Przyjęcie zamówienia | Przepisywanie danych z panelu marketplace’u | Zamówienie pobierane automatycznie do systemu |
Potwierdzenie dla klienta | Wiadomość pisana za każdym razem | Szablon wysyłany po zmianie statusu |
Stany magazynowe | Ręczna korekta w kilku kanałach | Synchronizacja stanów po każdej sprzedaży |
Dokument sprzedaży | Faktura lub paragon wystawiane ręcznie | Dokument wystawiany automatycznie według reguł |
Wysyłka | Ręczny wybór przewoźnika i etykiety | Reguły wyboru przewoźnika, etykiety z systemu |
Numer przesyłki | Kopiowanie numeru do panelu marketplace’u | Numer przekazywany automatycznie |
Informacja o etapach | Telefony i wiadomości od klientów | Automatyczne powiadomienia o zmianie statusu |
Nie każdą z tych czynności trzeba automatyzować od pierwszego dnia. Zacznij od tych, które zajmują najwięcej czasu i najczęściej powodują błędy – zwykle są to pobieranie zamówień, stany, dokumenty sprzedaży i numery przesyłek.
Co oferuje integracja Base z Black Red White
Najprostszą drogą do automatyzacji jest system do obsługi zamówień zintegrowany z marketplace’em. Według opisu na stronie integracji Base z Black Red White to integracja dwukierunkowa, która pozwala pobierać zamówienia z marketplace’u do panelu Base oraz wystawiać i synchronizować oferty. Strona integracji wymienia m.in. następujące możliwości:
wystawianie ofert i synchronizację stanów oraz cen zgodnie z magazynem – przy czym źródłem danych może być magazyn sklepu, magazyn Base, hurtownia lub zewnętrzny system ERP,
pobieranie zamówień i obsługę ich w Managerze Zamówień albo przekazywanie dalej do sklepu lub ERP,
przekazywanie numerów nadań do Black Red White,
obsługę zamówień z pomocą Asystenta Pakowania i automatycznych akcji,
wystawianie faktur i paragonów do pobranych zamówień,
nadawanie przesyłek u wybranych przewoźników,
podłączenie wielu kont Black Red White – według strony integracji bez wpływu na wysokość abonamentu.
[#uwaga] Opis możliwości integracji to punkt wyjścia, a nie gwarancja, że każdy scenariusz zadziała bez konfiguracji. Przed wdrożeniem sprawdź na koncie testowym lub na kilku produktach, jak przekazywane są parametry, warianty, stany i statusy, oraz czy Twoi przewoźnicy gabarytowi są dostępni w systemie. Zasady platformy dotyczące terminów i numerów przesyłek sprawdź w regulaminie marketplace’u.
Jeśli zamiast gotowej integracji rozważasz własne połączenie systemu z platformą, przeczytaj najpierw, co sprawdzić przed integracją przez API marketplace’u BRW. Własna integracja ma sens głównie przy dużej skali i niestandardowych procesach.
Statusy zamówień zaprojektowane pod meble
Sercem automatyzacji są statusy zamówień. To one decydują, co dzieje się z zamówieniem na danym etapie i jakie akcje system wykonuje automatycznie. Standardowy zestaw statusów z e-commerce – nowe, w realizacji, wysłane – przy meblach zwykle nie wystarcza, bo pomija produkcję, umawianie dostawy i wielopaczkowość.
Status | Co oznacza | Przykładowa automatyzacja |
Nowe | Zamówienie pobrane z marketplace’u | Przypisanie statusu według typu produktu |
Do produkcji | Mebel robiony na zamówienie | Wiadomość do klienta z przewidywanym terminem |
Do pakowania | Mebel gotowy lub dostępny na magazynie | Dokument sprzedaży, lista do zebrania |
Do umówienia dostawy | Paczki gotowe, potrzebny termin z klientem | Wiadomość z prośbą o potwierdzenie dostępności |
Wysłane | Przesyłka nadana | Przekazanie numeru przesyłki do marketplace’u |
Dostarczone | Przesyłka doręczona | Prośba o sprawdzenie mebla i opinię |
Problem | Szkoda, opóźnienie, brak elementu | Powiadomienie osoby odpowiedzialnej |
Wykres – przykładowa ścieżka statusów zamówienia meblowego z marketplace’u. [#chart:br56]
Pakowanie i kontrola kompletności
Przy meblach pakowanych w kilku kartonach najczęstszym błędem jest wysyłka niekompletnego zamówienia – jednej paczki z frontami brakuje, a klient nie może złożyć szafy. Pomaga lista do zebrania generowana z zamówienia i skanowanie paczek przed nadaniem. Base wymienia przy integracji z Black Red White Asystenta Pakowania, a jak wykorzystać go w praktyce, opisujemy w tekście o pakowaniu zamówień w BaseLinkerze.
Jak zaprojektować statusy, żeby proces był czytelny dla całego zespołu, opisujemy w tekście o statusach zamówień w BaseLinkerze, a jak przygotować wiadomości do klientów dla każdego etapu – w poradniku o szablonach e-maili w BaseLinkerze.
Automatyzacja BRW, czyli zautomatyzowana obsługa zamówień z marketplace Black Red White (BRW), zaczyna mieć znaczenie szybciej, niż się wydaje. Przy kilku zamówieniach tygodniowo ręczne przepisywanie danych, wystawianie faktur i wysyłanie klientom informacji o terminie jeszcze jakoś działa. Przy kilkudziesięciu – zwłaszcza gdy sprzedajesz też na Allegro i we własnym sklepie – zaczynają się pomyłki: zapomniany numer przesyłki, mebel sprzedany dwa razy, klient, który od tygodnia nie wie, kiedy przyjedzie jego sofa.
W tym poradniku pokazujemy, jak zaprojektować obsługę zamówień meblowych z marketplace’u BRW od momentu zakupu do dostawy: co da się zautomatyzować, co oferuje integracja Base z Black Red White, jak ułożyć statusy pod meble robione na zamówienie i wysyłane w kilku paczkach, jakie automatyczne akcje warto ustawić i czego lepiej nie oddawać systemowi. Na koniec dajemy plan wdrożenia krok po kroku.
Automatyzacja BRW – co da się zautomatyzować w obsłudze zamówień meblowych
Obsługa zamówienia mebla składa się z wielu powtarzalnych czynności: przyjęcia zamówienia, potwierdzenia terminu, przekazania na produkcję lub do magazynu, wystawienia dokumentu sprzedaży, przygotowania etykiet, umówienia dostawy, przekazania numeru przesyłki i informowania klienta na każdym etapie. Większość z nich da się wykonywać automatycznie albo półautomatycznie – człowiek zostaje tam, gdzie potrzebna jest decyzja.
Etap | Ręcznie | Po automatyzacji |
Przyjęcie zamówienia | Przepisywanie danych z panelu marketplace’u | Zamówienie pobierane automatycznie do systemu |
Potwierdzenie dla klienta | Wiadomość pisana za każdym razem | Szablon wysyłany po zmianie statusu |
Stany magazynowe | Ręczna korekta w kilku kanałach | Synchronizacja stanów po każdej sprzedaży |
Dokument sprzedaży | Faktura lub paragon wystawiane ręcznie | Dokument wystawiany automatycznie według reguł |
Wysyłka | Ręczny wybór przewoźnika i etykiety | Reguły wyboru przewoźnika, etykiety z systemu |
Numer przesyłki | Kopiowanie numeru do panelu marketplace’u | Numer przekazywany automatycznie |
Informacja o etapach | Telefony i wiadomości od klientów | Automatyczne powiadomienia o zmianie statusu |
Nie każdą z tych czynności trzeba automatyzować od pierwszego dnia. Zacznij od tych, które zajmują najwięcej czasu i najczęściej powodują błędy – zwykle są to pobieranie zamówień, stany, dokumenty sprzedaży i numery przesyłek.
Co oferuje integracja Base z Black Red White
Najprostszą drogą do automatyzacji jest system do obsługi zamówień zintegrowany z marketplace’em. Według opisu na stronie integracji Base z Black Red White to integracja dwukierunkowa, która pozwala pobierać zamówienia z marketplace’u do panelu Base oraz wystawiać i synchronizować oferty. Strona integracji wymienia m.in. następujące możliwości:
wystawianie ofert i synchronizację stanów oraz cen zgodnie z magazynem – przy czym źródłem danych może być magazyn sklepu, magazyn Base, hurtownia lub zewnętrzny system ERP,
pobieranie zamówień i obsługę ich w Managerze Zamówień albo przekazywanie dalej do sklepu lub ERP,
przekazywanie numerów nadań do Black Red White,
obsługę zamówień z pomocą Asystenta Pakowania i automatycznych akcji,
wystawianie faktur i paragonów do pobranych zamówień,
nadawanie przesyłek u wybranych przewoźników,
podłączenie wielu kont Black Red White – według strony integracji bez wpływu na wysokość abonamentu.
[#uwaga] Opis możliwości integracji to punkt wyjścia, a nie gwarancja, że każdy scenariusz zadziała bez konfiguracji. Przed wdrożeniem sprawdź na koncie testowym lub na kilku produktach, jak przekazywane są parametry, warianty, stany i statusy, oraz czy Twoi przewoźnicy gabarytowi są dostępni w systemie. Zasady platformy dotyczące terminów i numerów przesyłek sprawdź w regulaminie marketplace’u.
Jeśli zamiast gotowej integracji rozważasz własne połączenie systemu z platformą, przeczytaj najpierw, co sprawdzić przed integracją przez API marketplace’u BRW. Własna integracja ma sens głównie przy dużej skali i niestandardowych procesach.
Statusy zamówień zaprojektowane pod meble
Sercem automatyzacji są statusy zamówień. To one decydują, co dzieje się z zamówieniem na danym etapie i jakie akcje system wykonuje automatycznie. Standardowy zestaw statusów z e-commerce – nowe, w realizacji, wysłane – przy meblach zwykle nie wystarcza, bo pomija produkcję, umawianie dostawy i wielopaczkowość.
Status | Co oznacza | Przykładowa automatyzacja |
Nowe | Zamówienie pobrane z marketplace’u | Przypisanie statusu według typu produktu |
Do produkcji | Mebel robiony na zamówienie | Wiadomość do klienta z przewidywanym terminem |
Do pakowania | Mebel gotowy lub dostępny na magazynie | Dokument sprzedaży, lista do zebrania |
Do umówienia dostawy | Paczki gotowe, potrzebny termin z klientem | Wiadomość z prośbą o potwierdzenie dostępności |
Wysłane | Przesyłka nadana | Przekazanie numeru przesyłki do marketplace’u |
Dostarczone | Przesyłka doręczona | Prośba o sprawdzenie mebla i opinię |
Problem | Szkoda, opóźnienie, brak elementu | Powiadomienie osoby odpowiedzialnej |
Wykres – przykładowa ścieżka statusów zamówienia meblowego z marketplace’u. [#chart:br56]
Pakowanie i kontrola kompletności
Przy meblach pakowanych w kilku kartonach najczęstszym błędem jest wysyłka niekompletnego zamówienia – jednej paczki z frontami brakuje, a klient nie może złożyć szafy. Pomaga lista do zebrania generowana z zamówienia i skanowanie paczek przed nadaniem. Base wymienia przy integracji z Black Red White Asystenta Pakowania, a jak wykorzystać go w praktyce, opisujemy w tekście o pakowaniu zamówień w BaseLinkerze.
Jak zaprojektować statusy, żeby proces był czytelny dla całego zespołu, opisujemy w tekście o statusach zamówień w BaseLinkerze, a jak przygotować wiadomości do klientów dla każdego etapu – w poradniku o szablonach e-maili w BaseLinkerze.
- Ocena, czy Twój asortyment pasuje do platformy
- Wymagania, integracja i wystawienie ofert
- Plan startu krok po kroku
Automatyczne akcje – przykłady dla sprzedawcy mebli
Automatyczne akcje to reguły typu „jeśli zachodzi warunek, wykonaj działanie”. W obsłudze mebli najlepiej sprawdzają się tam, gdzie decyzja jest powtarzalna i da się ją opisać jednoznacznie. Poniżej przykłady, które warto rozważyć.
Produkt na zamówienie → status „Do produkcji” i wiadomość do klienta z przewidywanym terminem realizacji.
Zmiana statusu na „Do pakowania” → wystawienie dokumentu sprzedaży według ustawień firmy i rodzaju klienta.
Waga lub wymiary powyżej progu → przypisanie przewoźnika gabarytowego, poniżej progu – kuriera paczkowego.
Zamówienie z kilkoma paczkami → oznaczenie tagiem i dodatkowa kontrola przy pakowaniu.
Nadanie przesyłki → przekazanie numeru do marketplace’u i wiadomość do klienta z informacją o przewoźniku.
Brak nadania po określonym czasie → powiadomienie osoby odpowiedzialnej, zanim minie termin wysyłki.
Status „Dostarczone” → prośba o sprawdzenie mebla i informacja, jak zgłosić ewentualne uszkodzenia.
Gotowe przykłady konfiguracji znajdziesz w tekście o akcjach automatycznych w BaseLinkerze. Reguły wyboru przewoźnika według wagi i wymiarów opisujemy w poradniku o automatycznym wyborze kuriera w Base, a automatyczne dokumenty sprzedaży – w tekście o fakturach w BaseLinkerze.
[#tip] Każdą nową automatyczną akcję włączaj najpierw dla kilku zamówień testowych albo z dodatkowym warunkiem, np. tylko dla jednego produktu. Błąd w regule, która wystawia dokumenty lub wysyła wiadomości, w ciągu jednego dnia może dotknąć dziesiątek klientów.
Komunikacja z klientem w trakcie realizacji
Przy meblach klient czeka dłużej niż przy zwykłej paczce, więc częściej pyta, co dzieje się z zamówieniem. Każde takie pytanie to kilka minut pracy obsługi – i sygnał, że klient czuje się niepewnie. Automatyczne powiadomienia powiązane ze statusami pozwalają uprzedzić większość z nich: klient dostaje informację o przyjęciu zamówienia, rozpoczęciu produkcji, przygotowaniu do wysyłki, nadaniu i doręczeniu, zanim zdąży zapytać.
Treść konkretna, nie ogólna – zamiast „zamówienie jest w realizacji” lepiej „mebel jest w produkcji, planowana wysyłka w drugiej połowie miesiąca”.
Informacja o liczbie paczek – klient wie, ile kartonów ma odebrać, i może od razu zgłosić brak jednego z nich.
Instrukcja na dzień dostawy – sprawdzenie paczek przy kierowcy, spisanie protokołu przy uszkodzeniu.
Kanał kontaktu – jasna informacja, jak zadać pytanie lub zgłosić problem, zgodnie z zasadami platformy.
Zanim włączysz automatyczne wiadomości dla zamówień z marketplace’u, sprawdź w regulaminie, jakimi kanałami i w jakim zakresie możesz kontaktować się z klientem platformy – zasady dotyczące danych klientów różnią się między marketplace’ami.
Wielopaczkowość, gabaryty i przewoźnicy
Meble często wysyła się w kilku kartonach, a część z nich wymaga przewoźnika gabarytowego, umówienia terminu dostawy albo wniesienia. Te elementy najtrudniej w pełni zautomatyzować, bo wymagają kontaktu z klientem i przewoźnikiem. Automatyzacja może jednak znacząco uprościć pracę: przypisać właściwego przewoźnika, przygotować etykiety dla wszystkich paczek, oznaczyć zamówienie do umówienia dostawy i przypomnieć o nim, jeśli termin nie został ustalony.
Upewnij się, że dane produktów zawierają liczbę paczek, ich wymiary i wagę – bez tego reguły wysyłki nie zadziałają poprawnie.
Sprawdź, czy Twoi przewoźnicy gabarytowi są zintegrowani z systemem, czy zlecenia trzeba przekazywać inną drogą.
Ustal, kto i kiedy umawia termin dostawy z klientem, a system niech pilnuje, żeby żadne zamówienie nie utknęło na tym etapie.
Szczegółowo o obsłudze mebli w kilku kartonach piszemy w tekście o wysyłce wielopaczkowej, a o organizacji terminów – w poradniku o umawianiu dostaw gabarytowych.
Stany i produkcja na zamówienie
Automatyczna synchronizacja stanów to jeden z najważniejszych elementów przy sprzedaży w kilku kanałach. Przy meblach dochodzi jednak specyfika produkcji na zamówienie: produkt nie leży na półce, ale ma ograniczoną moc produkcyjną i termin realizacji. Dlatego zamiast fizycznego stanu często używa się stanu technicznego, który odpowiada temu, ile sztuk da się wyprodukować w obiecanym terminie.
Jeśli plan produkcji i stany żyją w systemie ERP, warto, żeby to on był źródłem danych dla ofert – integracja Base z Black Red White według opisu na stronie może korzystać z zewnętrznego systemu ERP jako magazynu. O tym, jak synchronizować dostępność przy długim terminie realizacji, piszemy w tekście o stanach magazynowych mebli na zamówienie, a o połączeniu z systemem producenta – w poradniku o integracji ERP producenta mebli z marketplace.
Wykres – co warto oddać automatyzacji, a co zostawić człowiekowi przy obsłudze zamówień meblowych. [#chart:br56b]
[#przyklad] Przykład (liczby umowne): sprzedawca obsługuje 60 zamówień tygodniowo z trzech kanałów. Przy ręcznej obsłudze przepisanie zamówienia, wystawienie dokumentu, przygotowanie etykiety i przekazanie numeru przesyłki zajmuje średnio 8 minut na zamówienie, czyli 8 godzin tygodniowo. Jeśli automatyzacja skróci to do 2 minut na kontrolę, zespół odzyskuje około 6 godzin tygodniowo – czas, który można przeznaczyć na umawianie dostaw, obsługę klienta i poprawę ofert.
Wdrożenie automatyzacji krok po kroku
Opisz obecny proces – kto, co i kiedy robi z zamówieniem; gdzie najczęściej zdarzają się błędy.
Uporządkuj dane produktów – SKU, EAN, wymiary, waga, liczba paczek, typ produktu (na stanie czy na zamówienie).
Podłącz kanały – marketplace BRW, inne marketplace’y, sklep, a jeśli trzeba – ERP lub magazyn zewnętrzny.
Zaprojektuj statusy – dopasowane do Twojej produkcji i logistyki, a nie skopiowane z innego sklepu.
Ustaw automatyczne akcje – zaczynając od najprostszych i testując je na kilku zamówieniach.
Przygotuj szablony wiadomości – dla każdego etapu, w którym klient powinien coś wiedzieć.
Przeszkol zespół i monitoruj – pierwsze tygodnie to czas na poprawki reguł i wyjątków.
Jeśli wolisz, żeby integrację i automatyzacje skonfigurował zespół, który robi to na co dzień, sprawdź nasze wdrożenie Base.
Najczęstsze błędy przy automatyzacji obsługi zamówień
Automatyzowanie chaosu – przeniesienie nieuporządkowanego procesu do systemu tylko przyspiesza błędy.
Braki w danych produktów – bez wymiarów, wagi i liczby paczek reguły wysyłki przypisują złego przewoźnika.
Zbyt wiele reguł naraz – trudno potem ustalić, która akcja wywołała problem.
Brak testów – automatyczne wiadomości i dokumenty trafiają do klientów z błędami.
Brak osoby odpowiedzialnej za wyjątki – zamówienia, które nie pasują do reguł, czekają bez końca.
Kopiowanie statusów z innej branży – proces bez etapu produkcji i umawiania dostawy nie pasuje do mebli.
[#checklista] Przed włączeniem automatyzacji sprawdź: dane produktów kompletne; kanały podłączone i zamówienia pobierają się poprawnie; statusy opisane i znane zespołowi; reguły wysyłki przetestowane na kilku zamówieniach; szablony wiadomości przeczytane i poprawione; osoba odpowiedzialna za wyjątki wyznaczona; plan przeglądu reguł po pierwszym miesiącu.
Najczęściej zadawane pytania
Czy marketplace BRW można zintegrować z Base?
Tak. Base udostępnia integrację z Black Red White, która według opisu na stronie integracji pozwala pobierać zamówienia, wystawiać i synchronizować oferty, stany i ceny oraz przekazywać numery nadań. Dokładny zakres i konfigurację warto sprawdzić przed wdrożeniem.
Co warto zautomatyzować w pierwszej kolejności?
Zwykle pobieranie zamówień, synchronizację stanów, dokumenty sprzedaży i przekazywanie numerów przesyłek. To czynności powtarzalne, czasochłonne i podatne na błędy. Potem możesz dodać powiadomienia dla klientów i reguły wyboru przewoźnika.
Czy da się zautomatyzować umawianie dostaw gabarytowych?
Częściowo. System może oznaczać zamówienia do umówienia dostawy, wysyłać klientowi prośbę o potwierdzenie dostępności i przypominać o zamówieniach bez ustalonego terminu. Sam kontakt z przewoźnikiem i klientem zwykle wymaga jednak udziału człowieka.
Jak automatyzacja radzi sobie z meblami na zamówienie?
Dobrze, jeśli procesy są opisane: osobny status dla produkcji, wiadomość z terminem dla klienta i stan techniczny odpowiadający mocom produkcyjnym. Gdy plan produkcji jest w ERP, warto, żeby to on był źródłem danych dla ofert.
Czy mogę podłączyć kilka kont marketplace BRW?
Według informacji na stronie integracji Base można podłączyć wiele kont Black Red White bez wpływu na wysokość abonamentu. Zasady posiadania kilku kont sprzedawcy po stronie platformy sprawdź w regulaminie marketplace’u.
Ile czasu zajmuje wdrożenie automatyzacji?
To zależy od liczby kanałów, jakości danych produktów i złożoności procesu. Proste połączenie z podstawowymi akcjami można uruchomić stosunkowo szybko, ale przy meblach na zamówienie i wielu przewoźnikach warto zaplanować kilka tygodni na konfigurację, testy i poprawki.
Podsumowanie
Automatyzacja BRW pozwala obsługiwać zamówienia meblowe szybciej i z mniejszą liczbą błędów: zamówienia trafiają do systemu automatycznie, stany i ceny synchronizują się między kanałami, dokumenty sprzedaży i numery przesyłek nie wymagają ręcznego przepisywania, a klient na każdym etapie wie, co dzieje się z jego meblem. Kluczem jest proces zaprojektowany pod meble – z etapem produkcji, wielopaczkowością i umawianiem dostawy – oraz kompletne dane produktów. Człowiek zostaje tam, gdzie potrzebna jest decyzja i kontakt.
Jeśli chcesz zautomatyzować obsługę zamówień z marketplace Black Red White i innych kanałów, umów bezpłatną konsultację – wdrażamy i obsługujemy sprzedaż na marketplace’ach, w tym na marketplace Black Red White.
Automatyczne akcje – przykłady dla sprzedawcy mebli
Automatyczne akcje to reguły typu „jeśli zachodzi warunek, wykonaj działanie”. W obsłudze mebli najlepiej sprawdzają się tam, gdzie decyzja jest powtarzalna i da się ją opisać jednoznacznie. Poniżej przykłady, które warto rozważyć.
Produkt na zamówienie → status „Do produkcji” i wiadomość do klienta z przewidywanym terminem realizacji.
Zmiana statusu na „Do pakowania” → wystawienie dokumentu sprzedaży według ustawień firmy i rodzaju klienta.
Waga lub wymiary powyżej progu → przypisanie przewoźnika gabarytowego, poniżej progu – kuriera paczkowego.
Zamówienie z kilkoma paczkami → oznaczenie tagiem i dodatkowa kontrola przy pakowaniu.
Nadanie przesyłki → przekazanie numeru do marketplace’u i wiadomość do klienta z informacją o przewoźniku.
Brak nadania po określonym czasie → powiadomienie osoby odpowiedzialnej, zanim minie termin wysyłki.
Status „Dostarczone” → prośba o sprawdzenie mebla i informacja, jak zgłosić ewentualne uszkodzenia.
Gotowe przykłady konfiguracji znajdziesz w tekście o akcjach automatycznych w BaseLinkerze. Reguły wyboru przewoźnika według wagi i wymiarów opisujemy w poradniku o automatycznym wyborze kuriera w Base, a automatyczne dokumenty sprzedaży – w tekście o fakturach w BaseLinkerze.
[#tip] Każdą nową automatyczną akcję włączaj najpierw dla kilku zamówień testowych albo z dodatkowym warunkiem, np. tylko dla jednego produktu. Błąd w regule, która wystawia dokumenty lub wysyła wiadomości, w ciągu jednego dnia może dotknąć dziesiątek klientów.
Komunikacja z klientem w trakcie realizacji
Przy meblach klient czeka dłużej niż przy zwykłej paczce, więc częściej pyta, co dzieje się z zamówieniem. Każde takie pytanie to kilka minut pracy obsługi – i sygnał, że klient czuje się niepewnie. Automatyczne powiadomienia powiązane ze statusami pozwalają uprzedzić większość z nich: klient dostaje informację o przyjęciu zamówienia, rozpoczęciu produkcji, przygotowaniu do wysyłki, nadaniu i doręczeniu, zanim zdąży zapytać.
Treść konkretna, nie ogólna – zamiast „zamówienie jest w realizacji” lepiej „mebel jest w produkcji, planowana wysyłka w drugiej połowie miesiąca”.
Informacja o liczbie paczek – klient wie, ile kartonów ma odebrać, i może od razu zgłosić brak jednego z nich.
Instrukcja na dzień dostawy – sprawdzenie paczek przy kierowcy, spisanie protokołu przy uszkodzeniu.
Kanał kontaktu – jasna informacja, jak zadać pytanie lub zgłosić problem, zgodnie z zasadami platformy.
Zanim włączysz automatyczne wiadomości dla zamówień z marketplace’u, sprawdź w regulaminie, jakimi kanałami i w jakim zakresie możesz kontaktować się z klientem platformy – zasady dotyczące danych klientów różnią się między marketplace’ami.
Wielopaczkowość, gabaryty i przewoźnicy
Meble często wysyła się w kilku kartonach, a część z nich wymaga przewoźnika gabarytowego, umówienia terminu dostawy albo wniesienia. Te elementy najtrudniej w pełni zautomatyzować, bo wymagają kontaktu z klientem i przewoźnikiem. Automatyzacja może jednak znacząco uprościć pracę: przypisać właściwego przewoźnika, przygotować etykiety dla wszystkich paczek, oznaczyć zamówienie do umówienia dostawy i przypomnieć o nim, jeśli termin nie został ustalony.
Upewnij się, że dane produktów zawierają liczbę paczek, ich wymiary i wagę – bez tego reguły wysyłki nie zadziałają poprawnie.
Sprawdź, czy Twoi przewoźnicy gabarytowi są zintegrowani z systemem, czy zlecenia trzeba przekazywać inną drogą.
Ustal, kto i kiedy umawia termin dostawy z klientem, a system niech pilnuje, żeby żadne zamówienie nie utknęło na tym etapie.
Szczegółowo o obsłudze mebli w kilku kartonach piszemy w tekście o wysyłce wielopaczkowej, a o organizacji terminów – w poradniku o umawianiu dostaw gabarytowych.
Stany i produkcja na zamówienie
Automatyczna synchronizacja stanów to jeden z najważniejszych elementów przy sprzedaży w kilku kanałach. Przy meblach dochodzi jednak specyfika produkcji na zamówienie: produkt nie leży na półce, ale ma ograniczoną moc produkcyjną i termin realizacji. Dlatego zamiast fizycznego stanu często używa się stanu technicznego, który odpowiada temu, ile sztuk da się wyprodukować w obiecanym terminie.
Jeśli plan produkcji i stany żyją w systemie ERP, warto, żeby to on był źródłem danych dla ofert – integracja Base z Black Red White według opisu na stronie może korzystać z zewnętrznego systemu ERP jako magazynu. O tym, jak synchronizować dostępność przy długim terminie realizacji, piszemy w tekście o stanach magazynowych mebli na zamówienie, a o połączeniu z systemem producenta – w poradniku o integracji ERP producenta mebli z marketplace.
Wykres – co warto oddać automatyzacji, a co zostawić człowiekowi przy obsłudze zamówień meblowych. [#chart:br56b]
[#przyklad] Przykład (liczby umowne): sprzedawca obsługuje 60 zamówień tygodniowo z trzech kanałów. Przy ręcznej obsłudze przepisanie zamówienia, wystawienie dokumentu, przygotowanie etykiety i przekazanie numeru przesyłki zajmuje średnio 8 minut na zamówienie, czyli 8 godzin tygodniowo. Jeśli automatyzacja skróci to do 2 minut na kontrolę, zespół odzyskuje około 6 godzin tygodniowo – czas, który można przeznaczyć na umawianie dostaw, obsługę klienta i poprawę ofert.
Wdrożenie automatyzacji krok po kroku
Opisz obecny proces – kto, co i kiedy robi z zamówieniem; gdzie najczęściej zdarzają się błędy.
Uporządkuj dane produktów – SKU, EAN, wymiary, waga, liczba paczek, typ produktu (na stanie czy na zamówienie).
Podłącz kanały – marketplace BRW, inne marketplace’y, sklep, a jeśli trzeba – ERP lub magazyn zewnętrzny.
Zaprojektuj statusy – dopasowane do Twojej produkcji i logistyki, a nie skopiowane z innego sklepu.
Ustaw automatyczne akcje – zaczynając od najprostszych i testując je na kilku zamówieniach.
Przygotuj szablony wiadomości – dla każdego etapu, w którym klient powinien coś wiedzieć.
Przeszkol zespół i monitoruj – pierwsze tygodnie to czas na poprawki reguł i wyjątków.
Jeśli wolisz, żeby integrację i automatyzacje skonfigurował zespół, który robi to na co dzień, sprawdź nasze wdrożenie Base.
Najczęstsze błędy przy automatyzacji obsługi zamówień
Automatyzowanie chaosu – przeniesienie nieuporządkowanego procesu do systemu tylko przyspiesza błędy.
Braki w danych produktów – bez wymiarów, wagi i liczby paczek reguły wysyłki przypisują złego przewoźnika.
Zbyt wiele reguł naraz – trudno potem ustalić, która akcja wywołała problem.
Brak testów – automatyczne wiadomości i dokumenty trafiają do klientów z błędami.
Brak osoby odpowiedzialnej za wyjątki – zamówienia, które nie pasują do reguł, czekają bez końca.
Kopiowanie statusów z innej branży – proces bez etapu produkcji i umawiania dostawy nie pasuje do mebli.
[#checklista] Przed włączeniem automatyzacji sprawdź: dane produktów kompletne; kanały podłączone i zamówienia pobierają się poprawnie; statusy opisane i znane zespołowi; reguły wysyłki przetestowane na kilku zamówieniach; szablony wiadomości przeczytane i poprawione; osoba odpowiedzialna za wyjątki wyznaczona; plan przeglądu reguł po pierwszym miesiącu.
Najczęściej zadawane pytania
Czy marketplace BRW można zintegrować z Base?
Tak. Base udostępnia integrację z Black Red White, która według opisu na stronie integracji pozwala pobierać zamówienia, wystawiać i synchronizować oferty, stany i ceny oraz przekazywać numery nadań. Dokładny zakres i konfigurację warto sprawdzić przed wdrożeniem.
Co warto zautomatyzować w pierwszej kolejności?
Zwykle pobieranie zamówień, synchronizację stanów, dokumenty sprzedaży i przekazywanie numerów przesyłek. To czynności powtarzalne, czasochłonne i podatne na błędy. Potem możesz dodać powiadomienia dla klientów i reguły wyboru przewoźnika.
Czy da się zautomatyzować umawianie dostaw gabarytowych?
Częściowo. System może oznaczać zamówienia do umówienia dostawy, wysyłać klientowi prośbę o potwierdzenie dostępności i przypominać o zamówieniach bez ustalonego terminu. Sam kontakt z przewoźnikiem i klientem zwykle wymaga jednak udziału człowieka.
Jak automatyzacja radzi sobie z meblami na zamówienie?
Dobrze, jeśli procesy są opisane: osobny status dla produkcji, wiadomość z terminem dla klienta i stan techniczny odpowiadający mocom produkcyjnym. Gdy plan produkcji jest w ERP, warto, żeby to on był źródłem danych dla ofert.
Czy mogę podłączyć kilka kont marketplace BRW?
Według informacji na stronie integracji Base można podłączyć wiele kont Black Red White bez wpływu na wysokość abonamentu. Zasady posiadania kilku kont sprzedawcy po stronie platformy sprawdź w regulaminie marketplace’u.
Ile czasu zajmuje wdrożenie automatyzacji?
To zależy od liczby kanałów, jakości danych produktów i złożoności procesu. Proste połączenie z podstawowymi akcjami można uruchomić stosunkowo szybko, ale przy meblach na zamówienie i wielu przewoźnikach warto zaplanować kilka tygodni na konfigurację, testy i poprawki.
Podsumowanie
Automatyzacja BRW pozwala obsługiwać zamówienia meblowe szybciej i z mniejszą liczbą błędów: zamówienia trafiają do systemu automatycznie, stany i ceny synchronizują się między kanałami, dokumenty sprzedaży i numery przesyłek nie wymagają ręcznego przepisywania, a klient na każdym etapie wie, co dzieje się z jego meblem. Kluczem jest proces zaprojektowany pod meble – z etapem produkcji, wielopaczkowością i umawianiem dostawy – oraz kompletne dane produktów. Człowiek zostaje tam, gdzie potrzebna jest decyzja i kontakt.
Jeśli chcesz zautomatyzować obsługę zamówień z marketplace Black Red White i innych kanałów, umów bezpłatną konsultację – wdrażamy i obsługujemy sprzedaż na marketplace’ach, w tym na marketplace Black Red White.
Mateusz Piotrowicz
Technical & Logistics Expert
Optymalizuje logistykę, magazyn i wysyłki sprzedawców. Skupia się na kosztach i terminowości dostaw.
Optymalizuje logistykę, magazyn i wysyłki sprzedawców. Skupia się na kosztach i terminowości dostaw.
Bezpłatna konsultacja – sprzedaż na marketplace’ach
Mateusz i nasz zespół pomogą Ci wdrożyć to na Twoim koncie – bez zobowiązań.
- Analiza Twojego konta i obecnych działań
- Konkretny plan poprawek do wdrożenia
- Bezpłatna konsultacja – bez zobowiązań
Przeczytaj także
Więcej porad z naszej bazy wiedzy – przesuń, aby zobaczyć kolejne artykuły.
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Bartłomiej Stokłosa
CEO & Founder
"Jeżeli czegoś nie da się zrobić, potrzebny jest ktoś, kto o tym nie wie – przyjdzie i to zrobi."
Bartłomiej Stokłosa
CEO & Founder
"Jeżeli czegoś nie da się zrobić, potrzebny jest ktoś, kto o tym nie wie – przyjdzie i to zrobi."