Responso - jak zacząć i podłączyć konto Allegro

Jak podłączyć kilka kont Allegro w Responso?

Responso obsługuje wiele kont Allegro w jednym centrum wiadomości i dyskusji. Przy dodawaniu kolejnego konta jest jedna pułapka: przeglądarka pamięta, na jakie konto Allegro jesteś zalogowany. Jeśli tego nie zmienisz, okno autoryzacji może od razu podpiąć to samo konto drugi raz.

[#tip] Przed dodaniem kolejnego konta Allegro wyloguj się z poprzedniego konta na allegro.pl albo otwórz osobną kartę, wyloguj się w niej i dopiero wtedy kliknij dodanie konta w Responso. Po każdym podłączeniu sprawdź na liście integracji, czy pojawiło się właściwe konto.

Po podłączeniu kont zajrzyj do sekcji Moduły konta (Ustawienia > Integracje: Allegro > Moduły konta). Moduły opinii i zwrotów włącza się osobno dla każdego konta, a na nowych kontach organizacji są domyślnie wyłączone. Jeśli chcesz obsługiwać w Responso oceny i zwroty, włącz je od razu - po włączeniu system zaimportuje opinie z 31 dni i zwroty z maksymalnie 50 dni wstecz.

Użytkownicy i uprawnienia w Responso - kto ma widzieć które konto Allegro?

Agentów dodajesz w zakładce Agenci przyciskiem Zaproś agentów: wpisujesz e-mail, wybierasz rolę i wysyłasz zaproszenie. Zaproszona osoba dostaje e-mail, ustawia hasło, a jej status na liście zmienia się z Zaproszono na Aktywny. Na liście widać też, czy agent korzysta z weryfikacji dwuetapowej.

Domyślnie są dwie role: Admin i Agent. Możesz tworzyć własne role w Ustawienia > Uprawnienia, a dostęp nadawać nawet do pojedynczego konta Allegro (Integracje > Allegro > Konta > nazwa konta). To przydatne, gdy np. jedna osoba obsługuje tylko konto z daną marką, a kierownik widzi wszystko.

[#chart:nal32b]

Dobra zasada na start: uprawnienia administratora dla 1-2 osób, rola agenta dla reszty, a dostęp do kont Allegro tylko tam, gdzie ktoś faktycznie odpowiada klientom. Zmiana uprawnień roli wpływa na wszystkich użytkowników z tą rolą, więc lepiej mieć kilka prostych ról niż jedną z wyjątkami.

Pierwsze reguły w Responso - statusy, tagi i autoresponder

Po podłączeniu Allegro i dodaniu zespołu zaczynają spływać tickety. Zanim zrobi się ich kilkaset, ustaw trzy podstawowe elementy porządku.

Statusy

Responso ma statusy Otwarte, Oczekujące, W oczekiwaniu, Rozwiązane, Zamknięte i Spam. Nowa wiadomość od klienta w dyskusji automatycznie przywraca status Otwarte. Własne statusy dodasz w Ustawienia > Statusy, z kolorem, nazwą i opcją widoczności w głównym inboksie. Na start zwykle wystarczą statusy domyślne.

Tagi

Tagi to Twój system kategorii - liczba tagów nie jest ograniczona. Zacznij od kilku: dostawa, zwrot, reklamacja, faktura, pytanie o produkt. Dzięki temu po tygodniu w raportach zobaczysz, o co klienci pytają najczęściej. Kolejne tagi dodawaj dopiero wtedy, gdy zespół zauważy powtarzający się temat, którego nie da się oznaczyć istniejącymi.

Autoresponder

W Ustawienia > Automatyczne akcje kliknij Szablony. Responso ma gotowe autorespondery: dla Allegro, na weekend i poza godzinami pracy (domyślnie 18:00-10:00). Wystarczy wybrać szablon, poprawić treść i zapisać. Pamiętaj, że w wiadomościach na Allegro nie wolno podawać adresu strony ani numeru telefonu. Więcej o treściach autoresponderów piszemy we wpisie o autoresponderach Allegro w Niezbędniku Sprzedawcy - zasady pisania są te same niezależnie od narzędzia.

Najczęstsze problemy po podłączeniu Allegro do Responso

Większość kłopotów w pierwszych dniach ma kilka typowych przyczyn. Dokumentacja Responso opisuje je dość konkretnie:

[#chart:nal32c]

• wiadomości się nie pobierają - sprawdź ikonę problemów z kontem w prawym górnym rogu; jeśli jest komunikat, dodaj konto ponownie, a gdy to nie pomoże, napisz do wsparcia producenta,

• wiadomość nie wychodzi - Allegro nie przyjmie treści z zewnętrznym linkiem lub adresem domeny, dłuższej niż 2 000 znaków albo z załącznikiem większym niż 6 MB (2 MB w dyskusjach),

• brak powiadomień Allegro - Responso domyślnie je blokuje; odblokowanie wymaga konfiguracji poczty i kontaktu z pomocą producenta,

• opóźnione wiadomości - najczęściej włączony chatbot Allegro.

Jeśli pracujesz na Base, kolejnym krokiem jest integracja z Base. To moment, w którym warto zastanowić się nad całym zestawem narzędzi - podobnie jak w porównaniu EasyUploader czy Base pokazujemy, że lepiej mieć jeden system zamówień i do niego dobierać resztę.

Responso i Base - jak podłączyć zamówienia do helpdesku?

Integracja z Base sprawia, że agent widzi zamówienia klienta bez otwierania drugiego systemu. Podłączenie wygląda tak: w Base włączasz wtyczkę Responso w zakładce Integracje, w Moje konto > API generujesz token z pełnymi uprawnieniami i od razu go kopiujesz, bo Base pokazuje go tylko raz. Potem w Responso dodajesz kanał Base, wklejasz token i decydujesz, czy mają być widoczne etykiety przesyłek oraz pola dodatkowe.

Po dodaniu konta Responso pobiera zamówienia z ostatnich trzech miesięcy, a nowe średnio co 5-10 minut. Żeby wiadomości łączyły się z zamówieniami, przekieruj też do Responso pocztę z powiadomieniami z Base. Od tej chwili w tickecie widać panel zamówień, możesz zmienić status zamówienia, dodać notatkę i dołączyć etykietę przesyłki do odpowiedzi. W Base pojawia się z kolei wtyczka Responso w zakładce Zamówienia.

Kolejne kanały po Allegro - w jakiej kolejności je podłączać?

Responso ma integracje m.in. z innymi marketplace'ami, sklepami internetowymi, e-mailem, Facebookiem, Instagramem i WhatsAppem. Kusi, żeby podłączyć wszystko pierwszego dnia, ale zespół łatwiej przyzwyczaja się do nowego narzędzia, gdy kanały dochodzą stopniowo. Sprawdza się taka kolejność:

1. Allegro - zwykle najwięcej wiadomości i najostrzejsze wymagania co do czasu odpowiedzi,

2. Base - dane zamówień w tickecie, zanim zespół zacznie odpowiadać na pytania o paczki,

3. e-mail sklepu - przez Gmail albo IMAP/SMTP, z przekierowaniem wiadomości,

4. kolejne marketplace'y i sklep - według liczby zamówień,

5. social media i komunikatory - na końcu, gdy reguły dla głównych kanałów już działają.

[#checklista] Pierwszy tydzień w Responso: wszystkie konta Allegro podłączone i sprawdzone na liście integracji; chatbot Allegro wyłączony; moduły opinii i zwrotów włączone tam, gdzie są potrzebne; agenci aktywni, z właściwymi rolami i dostępem do kont; 5-10 tagów; autoresponder poza godzinami pracy; Base podłączony tokenem; pierwszy raport czasu odpowiedzi przejrzany z zespołem.

Jak Vinson pomaga uruchomić Responso dla kont Allegro?

Vinson to agencja e-commerce z Bochni działająca od 2021 r., Allegro Ads Partner+ i certyfikowany partner Base. Nie jesteśmy partnerem producenta Responso. Podczas bezpłatnej konsultacji pomagamy ocenić, czy helpdesk pasuje do Twojej skali, a przy wdrożeniu:

• planujemy kolejność podłączania kont Allegro i kolejnych kanałów,

• ustawiamy role i dostęp do kont tak, by każdy widział to, czym się zajmuje,

• łączymy Responso z Base i statusami zamówień,

• przygotowujemy pierwsze tagi, szablony i autorespondery zgodne z zasadami Allegro.

Najczęściej zadawane pytania

Jak podłączyć konto Allegro do Responso?

W Responso wejdź w Ustawienia > Integracje > Allegro, dodaj konto i zaloguj się danymi Allegro w oknie autoryzacji. Po zalogowaniu wrócisz do Responso, a wiadomości zaczną się pobierać - pierwsze pobieranie trwa zwykle do godziny. Wcześniej warto wyłączyć chatbota Allegro.

Dlaczego wiadomości z Allegro nie pojawiają się w Responso?

Najczęstsze przyczyny to włączony chatbot Allegro i wygasłe połączenie konta. Sprawdź ikonę problemów z kontem w prawym górnym rogu Responso i w razie komunikatu dodaj konto ponownie. Jeśli to nie pomoże, skontaktuj się ze wsparciem producenta.

Czy w Responso można podłączyć kilka kont Allegro?

Tak, Responso obsługuje wiele kont Allegro w jednym panelu. Przed dodaniem kolejnego konta wyloguj się z poprzedniego na allegro.pl lub użyj osobnej karty przeglądarki. Dostęp pracowników możesz potem ograniczyć do wybranych kont.

Jak dodać pracownika do Responso?

W zakładce Agenci kliknij Zaproś agentów, wpisz e-mail i wybierz rolę, a potem Wyślij zaproszenia. Pracownik dostanie e-mail i ustawi hasło. Rolę i dostęp do kont Allegro można zmienić później w ustawieniach uprawnień.

Czy trzeba wyłączyć chatbota Allegro przed podłączeniem Responso?

Dokumentacja Responso zaleca wyłączenie chatbota Allegro w ustawieniach komunikacji przed rozpoczęciem pracy. Włączony chatbot może opóźniać wiadomości albo sprawić, że część z nich nie trafi do helpdesku. Automatyczne odpowiedzi możesz potem ustawić w Responso jako autorespondery.

Jak długo trwa wdrożenie Responso?

Samo podłączenie konta Allegro zajmuje kilka minut, a pierwsze pobieranie wiadomości do godziny. Pełne wdrożenie z kilkoma kanałami, rolami, tagami, szablonami i integracją z Base to zwykle kilka dni pracy, zależnie od liczby kont i osób w zespole.

Szerszy obraz narzędzi znajdziesz w przeglądzie programów do sprzedaży na Allegro. Jeśli chcesz uruchomić Responso bez błędów na starcie, umów się na bezpłatną konsultację z Vinson.