Potwierdzenie nadania i zestawienie przesyłek w InPost – kiedy są potrzebne
Damian Wełna
Damian Wełna
Automation & Integration Expert
Potwierdzenie nadania i zestawienie przesyłek w InPost – kiedy są potrzebne
Potwierdzenie nadania InPost to dokument, o którym większość sprzedawców przypomina sobie dopiero przy reklamacji – gdy okazuje się, że trzeba udowodnić, że paczka w ogóle trafiła do przewoźnika. Przy kilku przesyłkach dziennie wystarczy historia w śledzeniu. Przy kilkudziesięciu paczkach odbieranych przez kuriera z magazynu zestawienie przesyłek i podpisane potwierdzenie nadania stają się podstawą porządku w rozliczeniach.
W tym artykule wyjaśniamy, czym jest potwierdzenie nadania i zestawienie przesyłek (manifest), kiedy są potrzebne, jak je wygenerować w Managerze Paczek i przez API ShipX, co mówią na ten temat regulaminy InPost i jak archiwizować dokumenty, żeby przydały się przy reklamacjach, sporach z klientami i kontroli faktur.
Potwierdzenie nadania InPost – czym jest i co potwierdza
Potwierdzenie nadania to dowód, że przewoźnik przyjął przesyłkę od nadawcy. Sposób jego powstania zależy od tego, jak przekazujesz paczkę. Według regulaminu usługi Paczkomat 24/7, jeśli przesyłka jest nadawana w oddziale lub u kuriera, nadawca dostarcza dwa wypełnione egzemplarze potwierdzenia nadania, wydrukowane w oprogramowaniu udostępnionym przez InPost. Po weryfikacji i podpisaniu stanowią one dowód nadania – jeden egzemplarz zostaje u przewoźnika, drugi u nadawcy. Przy nadaniu w PaczkoPunkcie punkt wydaje własne potwierdzenie.
Sposób nadania | Co jest dowodem nadania | Na co uważać |
Paczkomat | Rejestracja nadania w automacie, widoczna w statusie i historii przesyłki | Zapisuj numery przesyłek i daty nadania po swojej stronie |
PaczkoPunkt | Potwierdzenie wydane przez punkt | Przechowuj wydruki lub ich skany |
Odbiór przez kuriera | Dwa egzemplarze potwierdzenia nadania, podpisane przy wydaniu paczek | Liczba paczek w zestawieniu musi zgadzać się z wydanymi |
Oddział InPost | Potwierdzenie nadania wydrukowane w oprogramowaniu InPost | Zasady oddziałów mogą zależeć od umowy biznesowej |
Zestawienie przesyłek – nazywane też manifestem – to lista paczek przekazanych w ramach jednego odbioru. W praktyce pełni tę samą funkcję co potwierdzenie nadania dla wielu przesyłek naraz: pozwala sprawdzić, ile paczek wydano kurierowi i które numery przesyłek obejmował odbiór.
Kiedy potwierdzenie nadania jest naprawdę potrzebne
Nie każda paczka wymaga papierowego potwierdzenia. Są jednak sytuacje, w których brak dowodu nadania utrudnia lub uniemożliwia załatwienie sprawy. Warto je znać, żeby zdecydować, jak szczegółowo dokumentować wysyłki w swoim sklepie.
Reklamacja przesyłki – według regulaminów InPost do pisemnej reklamacji dołącza się oryginał lub wydruk potwierdzenia nadania przesyłki.
Spór z klientem – gdy klient twierdzi, że zamówienie nie zostało wysłane, potwierdzenie z datą nadania to mocny argument.
Rozbieżność w liczbie paczek – kurier odebrał mniej paczek, niż było w zleceniu, albo jedna „zniknęła” przed pierwszym skanem.
Rozliczenia i kontrola faktur – zestawienie z danego dnia ułatwia porównanie z fakturą i specyfikacją przewoźnika.
Przesyłki o wysokiej wartości – przy droższych zamówieniach warto mieć pełną dokumentację od początku.
[#wazne] Status w śledzeniu przesyłki pokazuje, co zarejestrował przewoźnik. Jeśli paczka nie została zeskanowana przy odbiorze, w systemie może jej po prostu nie być. Podpisane potwierdzenie nadania z listą numerów przesyłek pozwala wtedy wykazać, że kurier faktycznie zabrał paczkę z magazynu.
Potwierdzenie nadania w Managerze Paczek
W Managerze Paczek potwierdzenie nadania drukuje się dla przesyłek przygotowanych do odbioru przez kuriera. Najwygodniej robić to po złożeniu zlecenia odbioru, dla wszystkich paczek z danego dnia – wtedy jeden dokument obejmuje cały odbiór. Dokładne nazwy przycisków mogą się zmieniać wraz z aktualizacjami panelu, dlatego przy pierwszym wydruku warto zajrzeć do pomocy InPost.
Utwórz i opłać przesyłki – z wybranym nadaniem przez kuriera.
Złóż zlecenie odbioru – przed godziną graniczną dla strefy magazynu.
Wydrukuj potwierdzenie nadania – w dwóch egzemplarzach, dla przesyłek objętych zleceniem.
Sprawdź liczbę paczek – zestawienie musi zgadzać się z tym, co faktycznie stoi w strefie wydań.
Podpisz przy wydaniu – jeden egzemplarz zostaje u kuriera, drugi zachowujesz.
Jak złożyć zlecenie odbioru i do której godziny, opisujemy w artykule Zamówienie kuriera InPost po paczki z magazynu – jak to zorganizować. Przewodnik po całym panelu znajdziesz w tekście Manager Paczek InPost – przewodnik po panelu nadawcy dla firm.
Wykres – potwierdzenie nadania przy odbiorze kurierskim krok po kroku. [#chart:ip64b]
Potwierdzenie nadania InPost to dokument, o którym większość sprzedawców przypomina sobie dopiero przy reklamacji – gdy okazuje się, że trzeba udowodnić, że paczka w ogóle trafiła do przewoźnika. Przy kilku przesyłkach dziennie wystarczy historia w śledzeniu. Przy kilkudziesięciu paczkach odbieranych przez kuriera z magazynu zestawienie przesyłek i podpisane potwierdzenie nadania stają się podstawą porządku w rozliczeniach.
W tym artykule wyjaśniamy, czym jest potwierdzenie nadania i zestawienie przesyłek (manifest), kiedy są potrzebne, jak je wygenerować w Managerze Paczek i przez API ShipX, co mówią na ten temat regulaminy InPost i jak archiwizować dokumenty, żeby przydały się przy reklamacjach, sporach z klientami i kontroli faktur.
Potwierdzenie nadania InPost – czym jest i co potwierdza
Potwierdzenie nadania to dowód, że przewoźnik przyjął przesyłkę od nadawcy. Sposób jego powstania zależy od tego, jak przekazujesz paczkę. Według regulaminu usługi Paczkomat 24/7, jeśli przesyłka jest nadawana w oddziale lub u kuriera, nadawca dostarcza dwa wypełnione egzemplarze potwierdzenia nadania, wydrukowane w oprogramowaniu udostępnionym przez InPost. Po weryfikacji i podpisaniu stanowią one dowód nadania – jeden egzemplarz zostaje u przewoźnika, drugi u nadawcy. Przy nadaniu w PaczkoPunkcie punkt wydaje własne potwierdzenie.
Sposób nadania | Co jest dowodem nadania | Na co uważać |
Paczkomat | Rejestracja nadania w automacie, widoczna w statusie i historii przesyłki | Zapisuj numery przesyłek i daty nadania po swojej stronie |
PaczkoPunkt | Potwierdzenie wydane przez punkt | Przechowuj wydruki lub ich skany |
Odbiór przez kuriera | Dwa egzemplarze potwierdzenia nadania, podpisane przy wydaniu paczek | Liczba paczek w zestawieniu musi zgadzać się z wydanymi |
Oddział InPost | Potwierdzenie nadania wydrukowane w oprogramowaniu InPost | Zasady oddziałów mogą zależeć od umowy biznesowej |
Zestawienie przesyłek – nazywane też manifestem – to lista paczek przekazanych w ramach jednego odbioru. W praktyce pełni tę samą funkcję co potwierdzenie nadania dla wielu przesyłek naraz: pozwala sprawdzić, ile paczek wydano kurierowi i które numery przesyłek obejmował odbiór.
Kiedy potwierdzenie nadania jest naprawdę potrzebne
Nie każda paczka wymaga papierowego potwierdzenia. Są jednak sytuacje, w których brak dowodu nadania utrudnia lub uniemożliwia załatwienie sprawy. Warto je znać, żeby zdecydować, jak szczegółowo dokumentować wysyłki w swoim sklepie.
Reklamacja przesyłki – według regulaminów InPost do pisemnej reklamacji dołącza się oryginał lub wydruk potwierdzenia nadania przesyłki.
Spór z klientem – gdy klient twierdzi, że zamówienie nie zostało wysłane, potwierdzenie z datą nadania to mocny argument.
Rozbieżność w liczbie paczek – kurier odebrał mniej paczek, niż było w zleceniu, albo jedna „zniknęła” przed pierwszym skanem.
Rozliczenia i kontrola faktur – zestawienie z danego dnia ułatwia porównanie z fakturą i specyfikacją przewoźnika.
Przesyłki o wysokiej wartości – przy droższych zamówieniach warto mieć pełną dokumentację od początku.
[#wazne] Status w śledzeniu przesyłki pokazuje, co zarejestrował przewoźnik. Jeśli paczka nie została zeskanowana przy odbiorze, w systemie może jej po prostu nie być. Podpisane potwierdzenie nadania z listą numerów przesyłek pozwala wtedy wykazać, że kurier faktycznie zabrał paczkę z magazynu.
Potwierdzenie nadania w Managerze Paczek
W Managerze Paczek potwierdzenie nadania drukuje się dla przesyłek przygotowanych do odbioru przez kuriera. Najwygodniej robić to po złożeniu zlecenia odbioru, dla wszystkich paczek z danego dnia – wtedy jeden dokument obejmuje cały odbiór. Dokładne nazwy przycisków mogą się zmieniać wraz z aktualizacjami panelu, dlatego przy pierwszym wydruku warto zajrzeć do pomocy InPost.
Utwórz i opłać przesyłki – z wybranym nadaniem przez kuriera.
Złóż zlecenie odbioru – przed godziną graniczną dla strefy magazynu.
Wydrukuj potwierdzenie nadania – w dwóch egzemplarzach, dla przesyłek objętych zleceniem.
Sprawdź liczbę paczek – zestawienie musi zgadzać się z tym, co faktycznie stoi w strefie wydań.
Podpisz przy wydaniu – jeden egzemplarz zostaje u kuriera, drugi zachowujesz.
Jak złożyć zlecenie odbioru i do której godziny, opisujemy w artykule Zamówienie kuriera InPost po paczki z magazynu – jak to zorganizować. Przewodnik po całym panelu znajdziesz w tekście Manager Paczek InPost – przewodnik po panelu nadawcy dla firm.
Wykres – potwierdzenie nadania przy odbiorze kurierskim krok po kroku. [#chart:ip64b]
- Analiza obecnego procesu nadawania paczek
- Integracja InPost z Base, sklepem i marketplace'ami
- Plan automatyzacji etykiet i statusów
Zestawienie przesyłek (manifest) przez API ShipX
Jeśli przesyłki tworzy system do obsługi zamówień albo własna integracja, potwierdzenie nadania również można pobrać automatycznie. Według dokumentacji ShipX dostępne są dwie metody: manifest dla utworzonego zlecenia odbioru oraz manifest dla wskazanych przesyłek – także takich, które nie mają zlecenia odbioru.
Cecha | Według dokumentacji ShipX |
Format | |
Limit | Maksymalnie 100 przesyłek w jednym zapytaniu |
Jedna przesyłka | Pojedynczy plik PDF |
Wiele przesyłek tej samej usługi | Jeden plik PDF ze wszystkimi przesyłkami |
Przesyłki różnych usług | Plik ZIP z osobnymi plikami PDF dla każdej usługi |
Warunek | Potwierdzenie można wygenerować tylko dla przesyłek utworzonych w API ShipX, a pobierający musi być ich nadawcą |
Typowe błędy | invalid_status (zły status przesyłki), does_not_exist (przesyłka niedostępna dla organizacji), printout_generation_failed (błąd komunikacji) |
Limit 100 przesyłek oznacza, że przy większych odbiorach system powinien dzielić zestawienie na kilka plików. Ważne jest też ograniczenie do przesyłek z API – paczki utworzone ręcznie w Managerze Paczek nie trafią do manifestu wygenerowanego przez integrację. Szerzej o integracji piszemy w artykule ShipX API InPost – jak zintegrować wysyłki z własnym systemem.
[#uwaga] Jeśli część przesyłek tworzysz w panelu, a część w systemie, będziesz mieć dwa osobne zestawienia z jednego odbioru – i łatwo o pomyłkę przy liczeniu paczek. To kolejny argument za jednym miejscem tworzenia przesyłek, o którym piszemy w tekście Automatyczne nadawanie przesyłek InPost w systemie do obsługi zamówień.
Protokół odbioru w systemie do obsługi zamówień
Systemy do obsługi zamówień często mają własny dokument zamykający dzień wysyłek – zwykle nazywany protokołem odbioru. Zbiera przesyłki danego przewoźnika z jednego dnia, pozwala wydrukować zestawienie dla kuriera i oznaczyć zamówienia jako przekazane. To wygodne, bo nie trzeba ręcznie wybierać przesyłek w panelu przewoźnika.
W Base protokół odbioru opisujemy w tekście Protokół odbioru w BaseLinkerze – jak sprawnie zamknąć dzień wysyłek. Podobny mechanizm dla innego przewoźnika pokazujemy w artykule BaseLinker DPD – konfiguracja umowy, etykiet i protokołów odbioru – zasada pracy jest zbliżona niezależnie od firmy kurierskiej.
Archiwizacja potwierdzeń i zestawień
Potwierdzenie nadania ma sens tylko wtedy, gdy da się je znaleźć po kilku miesiącach. Regulaminy InPost przewidują, że reklamację można złożyć w ciągu 12 miesięcy od dnia nadania przesyłki – warto więc przechowywać dokumenty co najmniej przez ten okres, a przy rozliczeniach księgowych kierować się zaleceniami księgowego.
Dokument | Gdzie przechowywać | Jak opisać |
Podpisane potwierdzenie nadania | Skan w folderze lub systemie, oryginał w segregatorze dziennym | Data odbioru, magazyn, liczba paczek |
Manifest PDF z API | Automatycznie zapisany przy zleceniu odbioru w systemie | Numer zlecenia odbioru, data |
Potwierdzenie z PaczkoPunktu | Skan lub zdjęcie przy zamówieniu | Numer przesyłki, data |
Zdjęcia paczek przy droższych zamówieniach | Przy zamówieniu w systemie | Numer zamówienia i przesyłki |
Najwygodniej, gdy dokumenty są przypięte do zamówień lub zleceń odbioru w systemie, a nie leżą w osobnym folderze. Wtedy przy reklamacji wystarczy otworzyć zamówienie, żeby mieć numer przesyłki, datę nadania i potwierdzenie w jednym miejscu.
[#przyklad] Sklep wysyła codziennie ok. 120 paczek odbieranych przez kuriera. System tworzy przesyłki, o 14:00 składa zlecenie odbioru i pobiera manifest w dwóch plikach PDF, bo przesyłek jest więcej niż 100. Magazyn drukuje zestawienia, kurier podpisuje je przy odbiorze, a skan trafia do zlecenia w systemie. Gdy tydzień później klient zgłasza, że paczka nie dotarła, obsługa w minutę sprawdza, że przesyłka była na podpisanym zestawieniu, i składa reklamację z kompletem dokumentów. To przykładowy scenariusz.
Potwierdzenie nadania a reklamacja
Regulamin usług pocztowych i przewozowych InPost oraz regulamin usługi Paczkomat 24/7 wymieniają potwierdzenie nadania wśród dokumentów dołączanych do pisemnej reklamacji. Obok niego mogą być potrzebne m.in. protokół szkody sporządzony przy przyjęciu przesyłki albo oświadczenie o ubytkach lub uszkodzeniach. Reklamacja powinna zawierać też numer przesyłki, uzasadnienie i żądaną kwotę.
Cały proces – od kanałów zgłoszenia po terminy odpowiedzi i odwołania – opisujemy w artykule Reklamacja przesyłki InPost – uszkodzenie, zaginięcie lub opóźnienie krok po kroku. Jeśli paczka utknęła w drodze, zanim złożysz reklamację, zajrzyj do tekstu Paczka utknęła w sortowni InPost – jak interweniować jako nadawca.
Wykres – jak powstaje dowód nadania w zależności od sposobu przekazania paczki. [#chart:ip64]
Najczęstsze błędy przy potwierdzeniach nadania
Brak podpisu kuriera – niepodpisane zestawienie jest tylko wydrukiem, a nie dowodem nadania.
Niezgodna liczba paczek – zestawienie obejmuje przesyłki, które nie zostały spakowane albo nie trafiły do strefy wydań.
Jeden dokument dla dwóch magazynów – trudno później ustalić, skąd odebrano konkretną paczkę.
Potwierdzenia w szufladzie – dokument istnieje, ale nikt nie potrafi go znaleźć po trzech miesiącach.
Ręczne przesyłki poza zestawieniem – paczka utworzona „na szybko” w panelu nie trafia na manifest z systemu.
[#checklista] Przy każdym odbiorze kurierskim: przesyłki opłacone i objęte zleceniem odbioru; potwierdzenie nadania lub manifest wydrukowany; liczba paczek sprawdzona; podpis kuriera na obu egzemplarzach; skan zapisany przy zleceniu lub zamówieniach; dokumenty przechowywane co najmniej przez okres na złożenie reklamacji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy przy nadaniu w Paczkomacie dostaję potwierdzenie nadania?
Nadanie w Paczkomacie rejestruje automat, a potwierdzeniem jest status i historia przesyłki w systemie InPost. Warto zapisywać po swojej stronie numery przesyłek i daty nadania. Papierowe potwierdzenie z podpisem dotyczy przede wszystkim nadań u kuriera i w oddziale, a PaczkoPunkt wydaje własne potwierdzenie.
Ile egzemplarzy potwierdzenia nadania przygotować dla kuriera?
Według regulaminu usługi Paczkomat 24/7 przy nadaniu u kuriera lub w oddziale nadawca dostarcza dwa wypełnione egzemplarze potwierdzenia nadania. Po weryfikacji i podpisaniu jeden zostaje u InPost, a drugi u nadawcy.
Czy mogę pobrać zestawienie przesyłek przez API?
Tak. API ShipX pozwala wygenerować manifest dla zlecenia odbioru albo dla wskazanych przesyłek, w formacie PDF, maksymalnie dla 100 przesyłek w jednym zapytaniu. Działa to tylko dla przesyłek utworzonych w API ShipX.
Jak długo przechowywać potwierdzenia nadania?
Co najmniej przez okres, w którym można złożyć reklamację – według regulaminów InPost to 12 miesięcy od dnia nadania. Przy dokumentach związanych z rozliczeniami kieruj się zaleceniami księgowego.
Czy potwierdzenie nadania jest potrzebne do reklamacji?
Regulaminy InPost wymieniają oryginał lub wydruk potwierdzenia nadania wśród dokumentów dołączanych do pisemnej reklamacji. Przy reklamacji elektronicznej warto mieć go pod ręką, bo może zostać zażądany w trakcie rozpatrywania sprawy.
Co zrobić, gdy kurier odebrał mniej paczek, niż było na zestawieniu?
Zaznacz rozbieżność na potwierdzeniu przed podpisaniem i od razu sprawdź, które przesyłki zostały w magazynie. Dla pozostałych paczek złóż nowe zlecenie odbioru albo nadaj je w punkcie. Dzięki temu dokumenty będą zgodne z rzeczywistością.
Podsumowanie
Potwierdzenie nadania i zestawienie przesyłek to proste dokumenty, które zyskują na znaczeniu wraz z liczbą paczek. Przy odbiorach kurierskich warto drukować je codziennie, sprawdzać liczbę przesyłek, zbierać podpis kuriera i archiwizować skan przy zamówieniach. Przy integracji z API manifest można pobierać automatycznie – pamiętając o limicie 100 przesyłek i o tym, że obejmuje tylko przesyłki utworzone w API.
Wdrażamy i obsługujemy wysyłki InPost – od automatycznych zleceń odbioru po manifesty i protokoły odbioru zapisywane przy zamówieniach. Jeśli chcesz, żeby dokumenty z każdego dnia wysyłek powstawały same i zawsze były pod ręką, sprawdź wdrożenie Base z automatyzacją wysyłek.
Zestawienie przesyłek (manifest) przez API ShipX
Jeśli przesyłki tworzy system do obsługi zamówień albo własna integracja, potwierdzenie nadania również można pobrać automatycznie. Według dokumentacji ShipX dostępne są dwie metody: manifest dla utworzonego zlecenia odbioru oraz manifest dla wskazanych przesyłek – także takich, które nie mają zlecenia odbioru.
Cecha | Według dokumentacji ShipX |
Format | |
Limit | Maksymalnie 100 przesyłek w jednym zapytaniu |
Jedna przesyłka | Pojedynczy plik PDF |
Wiele przesyłek tej samej usługi | Jeden plik PDF ze wszystkimi przesyłkami |
Przesyłki różnych usług | Plik ZIP z osobnymi plikami PDF dla każdej usługi |
Warunek | Potwierdzenie można wygenerować tylko dla przesyłek utworzonych w API ShipX, a pobierający musi być ich nadawcą |
Typowe błędy | invalid_status (zły status przesyłki), does_not_exist (przesyłka niedostępna dla organizacji), printout_generation_failed (błąd komunikacji) |
Limit 100 przesyłek oznacza, że przy większych odbiorach system powinien dzielić zestawienie na kilka plików. Ważne jest też ograniczenie do przesyłek z API – paczki utworzone ręcznie w Managerze Paczek nie trafią do manifestu wygenerowanego przez integrację. Szerzej o integracji piszemy w artykule ShipX API InPost – jak zintegrować wysyłki z własnym systemem.
[#uwaga] Jeśli część przesyłek tworzysz w panelu, a część w systemie, będziesz mieć dwa osobne zestawienia z jednego odbioru – i łatwo o pomyłkę przy liczeniu paczek. To kolejny argument za jednym miejscem tworzenia przesyłek, o którym piszemy w tekście Automatyczne nadawanie przesyłek InPost w systemie do obsługi zamówień.
Protokół odbioru w systemie do obsługi zamówień
Systemy do obsługi zamówień często mają własny dokument zamykający dzień wysyłek – zwykle nazywany protokołem odbioru. Zbiera przesyłki danego przewoźnika z jednego dnia, pozwala wydrukować zestawienie dla kuriera i oznaczyć zamówienia jako przekazane. To wygodne, bo nie trzeba ręcznie wybierać przesyłek w panelu przewoźnika.
W Base protokół odbioru opisujemy w tekście Protokół odbioru w BaseLinkerze – jak sprawnie zamknąć dzień wysyłek. Podobny mechanizm dla innego przewoźnika pokazujemy w artykule BaseLinker DPD – konfiguracja umowy, etykiet i protokołów odbioru – zasada pracy jest zbliżona niezależnie od firmy kurierskiej.
Archiwizacja potwierdzeń i zestawień
Potwierdzenie nadania ma sens tylko wtedy, gdy da się je znaleźć po kilku miesiącach. Regulaminy InPost przewidują, że reklamację można złożyć w ciągu 12 miesięcy od dnia nadania przesyłki – warto więc przechowywać dokumenty co najmniej przez ten okres, a przy rozliczeniach księgowych kierować się zaleceniami księgowego.
Dokument | Gdzie przechowywać | Jak opisać |
Podpisane potwierdzenie nadania | Skan w folderze lub systemie, oryginał w segregatorze dziennym | Data odbioru, magazyn, liczba paczek |
Manifest PDF z API | Automatycznie zapisany przy zleceniu odbioru w systemie | Numer zlecenia odbioru, data |
Potwierdzenie z PaczkoPunktu | Skan lub zdjęcie przy zamówieniu | Numer przesyłki, data |
Zdjęcia paczek przy droższych zamówieniach | Przy zamówieniu w systemie | Numer zamówienia i przesyłki |
Najwygodniej, gdy dokumenty są przypięte do zamówień lub zleceń odbioru w systemie, a nie leżą w osobnym folderze. Wtedy przy reklamacji wystarczy otworzyć zamówienie, żeby mieć numer przesyłki, datę nadania i potwierdzenie w jednym miejscu.
[#przyklad] Sklep wysyła codziennie ok. 120 paczek odbieranych przez kuriera. System tworzy przesyłki, o 14:00 składa zlecenie odbioru i pobiera manifest w dwóch plikach PDF, bo przesyłek jest więcej niż 100. Magazyn drukuje zestawienia, kurier podpisuje je przy odbiorze, a skan trafia do zlecenia w systemie. Gdy tydzień później klient zgłasza, że paczka nie dotarła, obsługa w minutę sprawdza, że przesyłka była na podpisanym zestawieniu, i składa reklamację z kompletem dokumentów. To przykładowy scenariusz.
Potwierdzenie nadania a reklamacja
Regulamin usług pocztowych i przewozowych InPost oraz regulamin usługi Paczkomat 24/7 wymieniają potwierdzenie nadania wśród dokumentów dołączanych do pisemnej reklamacji. Obok niego mogą być potrzebne m.in. protokół szkody sporządzony przy przyjęciu przesyłki albo oświadczenie o ubytkach lub uszkodzeniach. Reklamacja powinna zawierać też numer przesyłki, uzasadnienie i żądaną kwotę.
Cały proces – od kanałów zgłoszenia po terminy odpowiedzi i odwołania – opisujemy w artykule Reklamacja przesyłki InPost – uszkodzenie, zaginięcie lub opóźnienie krok po kroku. Jeśli paczka utknęła w drodze, zanim złożysz reklamację, zajrzyj do tekstu Paczka utknęła w sortowni InPost – jak interweniować jako nadawca.
Wykres – jak powstaje dowód nadania w zależności od sposobu przekazania paczki. [#chart:ip64]
Najczęstsze błędy przy potwierdzeniach nadania
Brak podpisu kuriera – niepodpisane zestawienie jest tylko wydrukiem, a nie dowodem nadania.
Niezgodna liczba paczek – zestawienie obejmuje przesyłki, które nie zostały spakowane albo nie trafiły do strefy wydań.
Jeden dokument dla dwóch magazynów – trudno później ustalić, skąd odebrano konkretną paczkę.
Potwierdzenia w szufladzie – dokument istnieje, ale nikt nie potrafi go znaleźć po trzech miesiącach.
Ręczne przesyłki poza zestawieniem – paczka utworzona „na szybko” w panelu nie trafia na manifest z systemu.
[#checklista] Przy każdym odbiorze kurierskim: przesyłki opłacone i objęte zleceniem odbioru; potwierdzenie nadania lub manifest wydrukowany; liczba paczek sprawdzona; podpis kuriera na obu egzemplarzach; skan zapisany przy zleceniu lub zamówieniach; dokumenty przechowywane co najmniej przez okres na złożenie reklamacji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy przy nadaniu w Paczkomacie dostaję potwierdzenie nadania?
Nadanie w Paczkomacie rejestruje automat, a potwierdzeniem jest status i historia przesyłki w systemie InPost. Warto zapisywać po swojej stronie numery przesyłek i daty nadania. Papierowe potwierdzenie z podpisem dotyczy przede wszystkim nadań u kuriera i w oddziale, a PaczkoPunkt wydaje własne potwierdzenie.
Ile egzemplarzy potwierdzenia nadania przygotować dla kuriera?
Według regulaminu usługi Paczkomat 24/7 przy nadaniu u kuriera lub w oddziale nadawca dostarcza dwa wypełnione egzemplarze potwierdzenia nadania. Po weryfikacji i podpisaniu jeden zostaje u InPost, a drugi u nadawcy.
Czy mogę pobrać zestawienie przesyłek przez API?
Tak. API ShipX pozwala wygenerować manifest dla zlecenia odbioru albo dla wskazanych przesyłek, w formacie PDF, maksymalnie dla 100 przesyłek w jednym zapytaniu. Działa to tylko dla przesyłek utworzonych w API ShipX.
Jak długo przechowywać potwierdzenia nadania?
Co najmniej przez okres, w którym można złożyć reklamację – według regulaminów InPost to 12 miesięcy od dnia nadania. Przy dokumentach związanych z rozliczeniami kieruj się zaleceniami księgowego.
Czy potwierdzenie nadania jest potrzebne do reklamacji?
Regulaminy InPost wymieniają oryginał lub wydruk potwierdzenia nadania wśród dokumentów dołączanych do pisemnej reklamacji. Przy reklamacji elektronicznej warto mieć go pod ręką, bo może zostać zażądany w trakcie rozpatrywania sprawy.
Co zrobić, gdy kurier odebrał mniej paczek, niż było na zestawieniu?
Zaznacz rozbieżność na potwierdzeniu przed podpisaniem i od razu sprawdź, które przesyłki zostały w magazynie. Dla pozostałych paczek złóż nowe zlecenie odbioru albo nadaj je w punkcie. Dzięki temu dokumenty będą zgodne z rzeczywistością.
Podsumowanie
Potwierdzenie nadania i zestawienie przesyłek to proste dokumenty, które zyskują na znaczeniu wraz z liczbą paczek. Przy odbiorach kurierskich warto drukować je codziennie, sprawdzać liczbę przesyłek, zbierać podpis kuriera i archiwizować skan przy zamówieniach. Przy integracji z API manifest można pobierać automatycznie – pamiętając o limicie 100 przesyłek i o tym, że obejmuje tylko przesyłki utworzone w API.
Wdrażamy i obsługujemy wysyłki InPost – od automatycznych zleceń odbioru po manifesty i protokoły odbioru zapisywane przy zamówieniach. Jeśli chcesz, żeby dokumenty z każdego dnia wysyłek powstawały same i zawsze były pod ręką, sprawdź wdrożenie Base z automatyzacją wysyłek.
Damian Wełna
Automation & Integration Expert
Automatyzuje sprzedaż i integruje systemy: BaseLinker, sklepy internetowe, marketplace'y. Eliminuje ręczną pracę i błędy.
Automatyzuje sprzedaż i integruje systemy: BaseLinker, sklepy internetowe, marketplace'y. Eliminuje ręczną pracę i błędy.
Wdrożenie Base – automatyzacja wysyłek
Damian i nasz zespół pomogą Ci wdrożyć to na Twoim koncie – bez zobowiązań.
- Analiza Twojego konta i obecnych działań
- Konkretny plan poprawek do wdrożenia
- Bezpłatna konsultacja – bez zobowiązań
Przeczytaj także
Więcej porad z naszej bazy wiedzy – przesuń, aby zobaczyć kolejne artykuły.
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Masz pytania? Chętnie porozmawiamy!
Bartłomiej Stokłosa
CEO & Founder
"Jeżeli czegoś nie da się zrobić, potrzebny jest ktoś, kto o tym nie wie – przyjdzie i to zrobi."
Bartłomiej Stokłosa
CEO & Founder
"Jeżeli czegoś nie da się zrobić, potrzebny jest ktoś, kto o tym nie wie – przyjdzie i to zrobi."