Microsoft Copilot w Teams - spotkania i zadania zespołu sklepu

Gdzie używać Copilota w Teams - spotkania, czaty i kanały

Copilot w Teams to nie tylko spotkania. Zespół sklepu korzysta też z czatów z magazynem, kanałów projektowych i rozmów z zewnętrznymi firmami. Każde z tych miejsc wymaga trochę innego podejścia do poleceń i do danych.

[#chart:nai36b]

Na co dzień najczęściej korzystamy z dwóch miejsc: spotkań cyklicznych (odprawa sprzedażowa, przegląd kampanii) i kanałów, w których toczą się projekty, np. przygotowanie oferty na Black Friday. Przy kanałach Copilot świetnie streszcza dyskusję z kilku dni, ale nie zastąpi jednej, aktualnej listy zadań.

Prompty do Copilota w Teams dla e-commerce

Copilot w Teams odpowiada najlepiej na konkretne polecenia. Zamiast „podsumuj spotkanie” podaj, jaki format jest potrzebny i komu notatka ma służyć. Poniżej polecenia, które sprawdzają się w zespołach sklepów internetowych.

[#tip] Dodaj do zaproszenia na spotkanie krótką agendę z 3-4 punktami. Copilot lepiej grupuje notatki według tematów, a prowadzący łatwiej sprawdza, czy każdy punkt zakończył się decyzją lub zadaniem.

Prompty warto zapisać w jednym dokumencie zespołu i dopracowywać po każdym tygodniu. Dobrą praktyką jest dopisanie pod każdym poleceniem, na jakim spotkaniu zostało sprawdzone i co trzeba było poprawić w wyniku. Po miesiącu masz zestaw, z którego może korzystać każdy nowy pracownik, bez uczenia się od zera.

Jak zamienić notatki ze spotkań w zadania zespołu sklepu

Copilot wypisze zadania, ale sam nie pilnuje ich wykonania. Żeby notatki ze spotkań przełożyły się na pracę zespołu, potrzebny jest prosty proces po spotkaniu. W sklepach, z którymi pracujemy, sprawdza się taki schemat:

1. Sprawdź podsumowanie. Prowadzący czyta notatki Copilota i poprawia błędnie przypisane osoby lub terminy. AI potrafi pomylić, kto się zgłosił do zadania.

2. Przenieś zadania do jednego miejsca. Zadania kopiujesz do Planner lub To Do (albo do narzędzia, którego używa zespół) z osobą i terminem.

3. Wyślij krótkie podsumowanie. Na kanale zespołu publikujesz 5-10 punktów: decyzje, zadania, tematy na kolejne spotkanie.

4. Zacznij kolejne spotkanie od zadań. Pierwsze 5 minut odprawy to przegląd zadań z poprzedniego tygodnia, a nie nowe tematy.

Przenoszenie zadań można częściowo zautomatyzować, np. przepływem w Power Automate, który tworzy zadanie w Planner z wiadomości oznaczonej na kanale. Przy małym zespole ręczne przeniesienie 5-8 zadań zajmuje jednak kilka minut i daje okazję do ich sprawdzenia. Jeśli rozważasz szersze automatyzacje między narzędziami, porównanie platform znajdziesz we wpisie

Copilot w Teams na spotkaniach z agencją i dostawcami

Spotkania z firmami zewnętrznymi to miejsce, gdzie notatki są najbardziej potrzebne, a jednocześnie trzeba uważać na dane. Jeśli organizatorem jest Twój sklep, to Ty decydujesz o transkrypcji i o tym, czy uczestnicy mogą korzystać z Copilota. Na początku spotkania poinformuj gości, że transkrypcja jest włączona. Po spotkaniu poproś Copilota o listę zobowiązań obu stron, np. „agencja przygotuje nowe kampanie do środy, sklep prześle listę produktów do promocji do poniedziałku”, i wyślij ją uczestnikom mailem jako potwierdzenie ustaleń.

Copilot w Teams nie robi notatek - co sprawdzić

Najczęstsze przyczyny są proste: brak licencji Microsoft 365 Copilot u osoby, która pyta, wyłączona transkrypcja przy opcji „w trakcie i po spotkaniu”, spotkanie natychmiastowe lub połączenie zamiast zaplanowanego spotkania albo blokada w zasadach spotkań ustawionych przez administratora. Sprawdź też, czy rozmowa trwała wystarczająco długo i czy uczestnicy mówili do mikrofonów - przy słabym dźwięku transkrypcja jest niepełna, a z nią notatki.

Copilot w Teams a RODO i bezpieczeństwo danych zespołu

Spotkania w sklepie dotyczą często klientów: reklamacji, zwrotów, sporów, a czasem konkretnych osób z imienia i nazwiska. Transkrypcja i notatki Copilota to nowe dokumenty z danymi osobowymi, za które odpowiada sklep jako administrator danych. Przed wdrożeniem ustal kilka zasad i zapytaj, czy w spotkaniu potrzebna jest transkrypcja.

[#chart:nai36c]

• Informuj uczestników o transkrypcji - Teams pokazuje komunikat, ale przy spotkaniach z osobami spoza firmy warto powiedzieć o tym na początku.

• Przy spotkaniach z klientami lub o sprawach kadrowych używaj trybu „tylko w trakcie spotkania” albo wyłącz Copilota.

• Ustal, jak długo przechowujecie transkrypcje i nagrania - administrator może ustawić zasady przechowywania w Microsoft 365.

• Nie wklejaj do czatu z Copilotem pełnych danych klientów, jeśli nie są potrzebne do zadania.

• Pracuj wyłącznie na kontach służbowych - Copilot na koncie służbowym działa z ochroną danych firmowych.

Szersze zasady pracy z danymi klientów w narzędziach AI opisaliśmy we wpisie

[#uwaga] Copilot może się mylić w notatkach: przypisać zadanie złej osobie, pominąć zastrzeżenie albo uznać propozycję za decyzję. Notatki z ustaleniami finansowymi, cenami i terminami dla dostawców zawsze sprawdza człowiek przed rozesłaniem.

Jak Vinson pomaga zespołom e-commerce pracować z Copilotem

Vinson to agencja e-commerce z Bochni działająca od 2021 r. - Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, certyfikowany partner Base, partner Empik Place i autoryzowany partner Shoper, z oceną 4,9/5 ze 171 opinii i ponad 500 firmami, które nam zaufały. Nie jesteśmy partnerem Microsoft i nie sprzedajemy licencji. Pomagamy za to ułożyć procesy sprzedaży, w których AI realnie oszczędza czas zespołu.

Wspólnie ustalamy, które spotkania warto obsługiwać Copilotem, przygotowujemy prompty do odpraw i przeglądów kampanii, a zadania z notatek łączymy z pracą w panelach marketplace i integracjach sklepu. Zacznij od

Najczęściej zadawane pytania

Czy Copilot w Teams jest darmowy?

Copilot Chat w Teams jest dostępny na kontach służbowych w kwalifikujących się planach Microsoft 365. Copilot w spotkaniach, z notatkami i pytaniami o przebieg rozmowy, wymaga licencji Microsoft 365 Copilot. Część funkcji podsumowań oferuje też Teams Premium - sprawdź aktualny cennik i warunki licencji.

Czy Copilot w Teams potrzebuje transkrypcji spotkania?

Żeby korzystać z Copilota po spotkaniu i mieć pełne notatki, transkrypcja musi być włączona. Organizator może też wybrać opcję, w której Copilot działa tylko w trakcie spotkania bez zachowania transkrypcji - wtedy po zakończeniu nie da się już zadawać pytań o rozmowę.

Jak zrobić notatki ze spotkania w Teams za pomocą Copilota?

W zaplanowanym spotkaniu włącz transkrypcję, a w trakcie lub po spotkaniu otwórz Copilota i poproś o podsumowanie z decyzjami, zadaniami i osobami odpowiedzialnymi. Po spotkaniu notatki znajdziesz w zakładce z podsumowaniem spotkania. Przed rozesłaniem sprawdź, czy zadania i terminy są przypisane poprawnie.

Czy Copilot w Teams sam tworzy zadania w Planner?

Copilot wypisuje zadania w notatkach, ale ich przeniesienie do Planner lub To Do zwykle robi człowiek albo przepływ w Power Automate. Ręczne przeniesienie pozwala przy okazji sprawdzić, czy zadanie ma właściwą osobę i termin.

Czy Copilot w Teams jest zgodny z RODO?

Microsoft deklaruje, że na kontach służbowych dane z Copilota są chronione w ramach usług Microsoft 365 i nie służą do trenowania modeli bazowych. Za zgodność z RODO odpowiada jednak sklep: musi informować uczestników o transkrypcji, ograniczać dane klientów w spotkaniach i ustalić zasady przechowywania notatek.

Chcesz, żeby spotkania w Twoim sklepie kończyły się zadaniami, a nie pytaniem „kto to miał zrobić”? Umów