Jak zrobić kopię zapasową bazy produktów krok po kroku
Dobrze ustawiona kopia katalogu działa bez udziału człowieka, a człowiek tylko sprawdza raporty. Diagram pokazuje kolejność wdrożenia, a lista poniżej rozwija każdy krok.
[#chart:wit37b]
Wybierz źródło prawdy - jeśli produkty edytujesz w integratorze, to jego eksport jest najważniejszy. Jeśli w sklepie - eksport ze sklepu. Kopia ze złego miejsca może zawierać nieaktualne dane.
Ustaw pełny eksport - wszystkie pola: SKU, EAN, nazwy, opisy w HTML, ceny, stany, warianty, kategorie, parametry, adresy zdjęć. WooCommerce ma wbudowany eksport produktów do CSV, a integratory, takie jak Base, pozwalają eksportować produkty do plików według własnego szablonu.
Zautomatyzuj zapis - eksport powinien wykonywać się sam, codziennie o stałej porze, i trafiać do magazynu poza serwerem sklepu, na przykład na dysk firmowy w chmurze lub serwer NAS.
Dodaj kopię zdjęć - oryginały synchronizuj do osobnego repozytorium z historią wersji. Kopiuj też katalog zdjęć z serwera sklepu, bo zawiera pliki, których może nie być w oryginałach.
Przechowuj historię - nie nadpisuj jednego pliku. Trzymaj kopie dzienne z ostatnich tygodni i miesięczne z dłuższego okresu, żeby móc cofnąć się do stanu sprzed błędu zauważonego później.
Sprawdzaj regularnie - raz w miesiącu otwórz losową kopię, policz produkty i zaimportuj kilka pozycji na środowisku testowym.
Jeśli zamówienia i produkty z kilku kanałów obsługujesz w jednym miejscu, katalog w integratorze staje się centralną bazą, którą warto chronić w pierwszej kolejności. Jak uporządkować katalog i integracje z marketplace'ami, pokazujemy na stronie wdrożenie Base.
Kopia zdjęć produktów - oryginały, wersje i struktura folderów
Kopia zdjęć produktów wymaga innego podejścia niż kopia danych. Pliki są duże, jest ich dużo i rzadko się zmieniają, ale ich utrata jest najbardziej kosztowna, bo oznacza powtórzenie sesji zdjęciowej. Kilka zasad, które ułatwiają zarówno kopię, jak i późniejsze odtworzenie:
Trzymaj oryginały osobno od sklepu - pełna rozdzielczość, przed kompresją i dodaniem znaków wodnych, w jednym repozytorium firmowym, a nie na prywatnych dyskach pracowników.
Nazywaj pliki według SKU - na przykład SKU_01.jpg, SKU_02.jpg. Dzięki temu po awarii da się automatycznie przypisać zdjęcia do produktów.
Rozdziel wersje - folder z oryginałami, folder z wersjami do sklepu i osobny z wersjami pod wymagania marketplace'ów.
Kopiuj z wersjonowaniem - magazyn kopii powinien przechowywać poprzednie wersje i usunięte pliki przez określony czas, a nie tylko ostatni stan.
Ogranicz prawo usuwania - nie każdy pracownik musi mieć możliwość kasowania folderów z oryginałami.
[#tip] Struktura folderów na zdjęcia to dobry moment na uporządkowanie całego dysku firmy. Jak ułożyć foldery i uprawnienia, żeby grafik, obsługa marketplace'ów i magazyn pracowali na jednych plikach bez ryzyka przypadkowego usunięcia, opisujemy w poradniku dysk współdzielony w firmie e-commerce.
Przy dużych bibliotekach zdjęć dobrym miejscem na oryginały bywa serwer NAS w biurze z kopią do chmury. Lokalny dysk daje szybki dostęp grafikowi, a kopia w chmurze chroni przed pożarem, kradzieżą i ransomware. Na co zwrócić uwagę przy wyborze urządzenia, piszemy we wpisie serwer NAS w firmie e-commerce - czy warto i jaki model wybrać.
Eksport z platformy czy pełny backup katalogu sklepu?
Eksport produktów do pliku CSV i backup bazy danych sklepu to dwie różne rzeczy. Eksport jest czytelny, przenośny między platformami i pozwala odtworzyć wybrane produkty. Backup bazy odtwarza sklep dokładnie w takim stanie, w jakim był, razem z ustawieniami i powiązaniami, ale zwykle tylko na tej samej platformie. Diagram pomaga ocenić, kiedy sam eksport wystarczy.
[#chart:wit37c]
W większości sklepów najlepiej działa połączenie obu metod: codzienny pełny backup bazy i plików serwera do odtworzenia całego sklepu oraz codzienny eksport katalogu do pliku, z którego da się szybko przywrócić pojedyncze produkty lub przenieść katalog na inną platformę. Eksport przydaje się też przy zmianie integratora lub platformy sklepu, bo jest niezależny od formatu bazy danych, a jego zawartość można otworzyć w zwykłym arkuszu kalkulacyjnym.
Wersjonowanie i ochrona katalogu przed nadpisaniem
Największym zagrożeniem dla katalogu produktów nie jest awaria dysku, tylko błędna operacja masowa: import pliku z przesuniętą kolumną, automatyczna reguła zmieniająca ceny, wtyczka tłumacząca opisy albo synchronizacja z integratorem w złą stronę. Taki błąd w kilka minut zmienia tysiące produktów, a sklep działa dalej, więc problem wychodzi po kilku dniach. Dlatego kopia katalogu musi mieć historię.
Przed każdą operacją masową - importem, zmianą szablonu opisów, migracją - wykonaj ręczny eksport i zapisz go z datą i opisem operacji. To zajmuje minutę, a pozwala cofnąć zmiany bez przywracania całego sklepu i bez utraty zamówień z ostatnich dni. Przy pracy z integratorem sprawdź też, w którą stronę działa synchronizacja opisów i zdjęć, zanim włączysz ją dla całego katalogu.
Jak sprawdzić, czy kopia katalogu produktów jest kompletna
Kopia, której nikt nie otworzył, może być pusta, ucięta lub zawierać tylko część pól. Raz w miesiącu wykonaj prostą kontrolę:
porównaj liczbę produktów i wariantów w pliku z liczbą w panelu sklepu lub integratora,
sprawdź, czy kolumny z opisami nie są puste lub ucięte, a polskie znaki wyświetlają się poprawnie,
wylosuj kilka produktów i sprawdź, czy ich zdjęcia są w repozytorium oryginałów,
zaimportuj kilkanaście produktów na środowisku testowym i obejrzyj karty produktów,
sprawdź datę ostatniej kopii - przerwane zadanie często nie wysyła żadnego alertu.
Kopia katalogu to jeden z elementów szerszej strategii backupu firmy. Dobrą praktyką jest zasada 3-2-1: trzy kopie danych, na dwóch różnych nośnikach, z czego jedna poza firmą. Dla katalogu oznacza to na przykład dane w sklepie, eksporty i oryginały zdjęć na dysku firmowym oraz kopię tych samych plików u innego dostawcy chmury.
Backup katalogu produktów przy sprzedaży na marketplace'ach
Sprzedawcy obecni na kilku platformach mają katalog rozproszony jeszcze bardziej niż właściciele samego sklepu. Oferty na Allegro, Amazonie czy Empik Place mają własne tytuły, parametry i często osobne zdjęcia, dopasowane do wymagań danej platformy. Jeśli konto zostanie zawieszone albo ktoś przez pomyłkę zakończy i usunie oferty, odtworzenie ich z pamięci zajmie tygodnie.
Dlatego w kopii katalogu warto uwzględnić także dane specyficzne dla kanałów sprzedaży:
tytuły i opisy ofert, jeśli różnią się od opisów w sklepie,
przypisania produktów do kategorii i parametrów każdej platformy,
szablony opisów i ustawienia cenników, z których korzysta integrator,
zdjęcia przygotowane pod konkretne wymagania marketplace'ów, na przykład na białym tle,
powiązania ofert z produktami w magazynie integratora.
Część tych danych da się wyeksportować z panelu platformy lub integratora, a część warto przynajmniej udokumentować w arkuszu. Przy dużym katalogu dobrym nawykiem jest też eksport listy aktywnych ofert z numerami i powiązanymi SKU raz w tygodniu - to najszybsza droga do sprawdzenia, czego brakuje po awarii lub błędnej operacji masowej.
Jak Vinson pomaga zabezpieczyć katalog sklepu
Vinson to agencja e-commerce z Bochni, która od 2021 r. współpracuje z ponad 500 firmami, a jako certyfikowany partner Base zna od środka pracę z katalogiem produktów w integratorze. W ramach wsparcia informatycznego dla firm i sklepów ustalamy, gdzie jest źródło prawdy dla katalogu, konfigurujemy automatyczne eksporty produktów, porządkujemy repozytorium oryginałów zdjęć z wersjonowaniem, ustawiamy kopię poza firmą i alerty o nieudanych kopiach. Raz na jakiś czas sprawdzamy kopie i odtwarzamy próbkę katalogu na środowisku testowym.
Najczęściej zadawane pytania
Jak zrobić kopię zapasową produktów w sklepie internetowym?
Najprościej ustawić automatyczny, codzienny eksport wszystkich pól produktów do pliku CSV lub XML i zapisywać go poza serwerem sklepu. Do tego warto mieć pełny backup bazy danych i plików sklepu. Eksport pozwala odtworzyć wybrane produkty, a backup bazy cały sklep.
Gdzie przechowywać kopie zdjęć produktów?
Oryginały zdjęć najlepiej trzymać w firmowym repozytorium, na przykład na dysku współdzielonym w chmurze lub serwerze NAS, z historią wersji i dodatkową kopią w innej lokalizacji. Nie powinny istnieć wyłącznie na serwerze sklepu ani na komputerze jednego pracownika.
Jak często robić backup katalogu produktów?
Dane produktów warto eksportować codziennie, a dodatkowo ręcznie przed każdą operacją masową, taką jak import czy zmiana szablonu opisów. Zdjęcia wystarczy synchronizować na bieżąco do repozytorium z wersjonowaniem. Kopie dzienne trzymaj co najmniej kilka tygodni.
Czy eksport CSV wystarczy jako kopia zapasowa sklepu?
Eksport CSV dobrze chroni dane produktów i ułatwia przeniesienie katalogu, ale nie odtworzy ustawień sklepu, zamówień, kont klientów ani wszystkich powiązań. Dlatego traktuj go jako uzupełnienie pełnego backupu bazy i plików, a nie jego zamiennik.
Co zrobić, gdy import nadpisał opisy produktów?
Wstrzymaj kolejne importy i synchronizacje, a potem przywróć opisy z eksportu wykonanego przed importem. Jeśli go nie ma, odtwórz bazę z kopii sprzed błędu na środowisku testowym i przenieś stamtąd tylko opisy, żeby nie stracić nowych zamówień.
Katalog produktów buduje się latami, a stracić go można w kilka minut. Jeśli chcesz, żeby ktoś ustawił i pilnował kopii za Ciebie, zobacz nasze wsparcie IT dla firm i sklepów. A jeśli prowadzisz sklep na WordPressie, przeczytaj, jak wykonać i przywrócić kopię zapasową sklepu WooCommerce.
