Odebranie dostępów po odejściu pracownika - lista kontrolna dla sklepu

Gdzie w sklepie zostają dostępy byłego pracownika

Poczta to dopiero początek. W firmie e-commerce dostępy rozchodzą się po wielu systemach, z których część nie jest powiązana z kontem firmowym. Najczęściej zapominane miejsca zebraliśmy poniżej:

[#chart:wit45b]

Szczególną uwagę zwróć na konta, w których pracownik był jedynym administratorem albo w których jego adres jest adresem kontaktowym lub do odzyskiwania. Przykład to rejestrator domeny: jeśli powiadomienia o odnowieniu trafiają na skrzynkę, której nikt już nie czyta, łatwo przegapić termin płatności. Jak bezpiecznie trzymać domenę w firmie, opisujemy we wpisie

Lista kontrolna odebrania dostępów dla sklepu

Poniższą listę możesz skopiować do arkusza i odhaczać przy każdym odejściu. Kolumna „Kiedy” pokazuje, co zrobić od razu, a co może poczekać kilka dni:

[#checklista] Przed zamknięciem offboardingu sprawdź: poczta zablokowana i sesje wylogowane, konta w panelu sklepu, systemie zamówień i na marketplace'ach usunięte, dostęp do kont reklamowych odebrany, wspólne hasła zmienione, pliki i kalendarz przeniesione, stary adres przekierowany, urządzenia zwrócone, rejestr dostępów uzupełniony.

[#przyklad] Przykład: z kilkuosobowego sklepu odchodzi osoba z obsługi klienta. W dniu odejścia właściciel resetuje jej hasło do poczty i wylogowuje sesje, usuwa jej profil w systemie zamówień i konto pracownika na marketplace, odbiera dostęp do portfolio biznesowego Meta, w którym odpowiadała na wiadomości, i zmienia hasło do panelu kuriera. W kolejnych dniach przenosi jej pliki na następczynię, dodaje stary adres jako alias wspólnej skrzynki obsługi klienta i odhacza wszystkie pozycje w rejestrze dostępów.

W tym przykładzie najwięcej czasu zajmuje nie samo klikanie, tylko ustalenie, gdzie pracownik miał konta. Przy prowadzonym rejestrze dostępów cały offboarding zamyka się zwykle w jednym dniu pracy, a bez niego potrafi ciągnąć się tygodniami, w miarę jak wychodzą na jaw kolejne zapomniane konta.

Wspólne hasła i klucze API - co zmienić

Nawet przy dobrze ułożonych rolach w każdym sklepie są konta, których nie da się rozdzielić na użytkowników: starsze panele hurtowni, konta dostawców, Wi-Fi w biurze i magazynie, czasem konto na portalu z danymi pakowania. Jeśli pracownik znał hasła do nich, trzeba je zmienić. Menedżer haseł z dziennikiem zdarzeń pokaże, z których korzystał, a bez niego bezpieczniej założyć, że znał wszystkie z sejfu, do którego miał dostęp.

Osobny temat to klucze API i integracje, które pracownik mógł skonfigurować na swoim koncie, np. połączenie arkusza z panelem sklepu albo aplikację podpiętą do konta marketplace. Po usunięciu jego konta taka integracja może przestać działać albo, przeciwnie, dalej mieć dostęp do danych. Sprawdź listę aplikacji i tokenów w panelach i przepnij potrzebne integracje na konto firmowe.

Podobnie jest z automatyzacjami i regułami w poczcie. Pracownik mógł ustawić przekierowanie firmowych maili na prywatny adres albo filtr, który automatycznie przesyła dalej wiadomości od konkretnych klientów. Przed zablokowaniem konta przejrzyj jego reguły przekierowań i usuń te, które wysyłają korespondencję poza firmę. W konsoli administratora poczty możesz też zablokować automatyczne przekierowania na zewnętrzne adresy dla całej organizacji.

Najczęstsze problemy po odejściu pracownika i jak je naprawić

Gdy offboarding był robiony w pośpiechu, problemy wychodzą zwykle po kilku tygodniach. Objawy i poprawki wyglądają najczęściej tak:

[#chart:wit45c]

Wszystkie te sytuacje mają wspólną przyczynę: konto lub zasób był przypisany do osoby, a nie do firmy. Dlatego najlepszym zabezpieczeniem na przyszłość są adresy funkcyjne i wspólne skrzynki zamiast prywatnych adresów pracowników w usługach zewnętrznych. Jak je ustawić, opisujemy w poradniku

Odejście pracownika a dane osobowe

Skrzynka i pliki byłego pracownika często zawierają dane osobowe klientów, a także jego własne dane. Przechowuj je tylko tak długo, jak firma ich potrzebuje, i w miejscu dostępnym wyłącznie dla uprawnionych osób. Prywatne wiadomości, które znajdą się w służbowej skrzynce, nie powinny być przeglądane ani przekazywane dalej. Jeśli masz wątpliwości, jak długo trzymać korespondencję, skonsultuj to z osobą odpowiedzialną za ochronę danych w firmie.

Zakończenie współpracy z agencją lub freelancerem

Ta sama lista kontrolna dotyczy współpracowników zewnętrznych. Gdy kończysz współpracę z agencją reklamową, programistą czy fotografem, odbierz dostęp do kont reklamowych, panelu sklepu, serwera i folderów z plikami. Sprawdź, czy kampanie, Merchant Center i portfolio biznesowe Meta są własnością firmy, a nie konta menedżera agencji - jeśli nie, przenieś je przed zakończeniem umowy. Usuń też klucze SSH i konta FTP założone dla programisty oraz zmień hasła, które przekazywaliście w trakcie współpracy.

Kto w firmie odpowiada za offboarding

W małym sklepie zwykle robi to właściciel, ale najlepiej wpisać tę odpowiedzialność wprost: kto zgłasza odejście, kto blokuje pocztę i panele, kto przejmuje sprawy pracownika i kto na końcu potwierdza, że lista kontrolna jest zamknięta. Gdy odejście jest zgłaszane z wyprzedzeniem, zaplanuj termin offboardingu w kalendarzu razem z osobą, która ma uprawnienia administratora. Jeśli IT obsługuje firma zewnętrzna, przekaż jej datę i listę systemów z kilkudniowym wyprzedzeniem.

Jak przygotować sklep, żeby kolejne odejścia były prostsze

1. Prowadź rejestr dostępów - dopisuj każdy nowy system w dniu nadania dostępu.

2. Nadawaj dostępy grupom - foldery, kalendarze i skrzynki współdzielone przypisuj grupom, a nie osobom.

3. Używaj menedżera haseł - wspólne hasła trzymaj w sejfach z kontrolą dostępu zamiast w arkuszu.

4. Zakładaj konta na adresy firmowe - nigdy na prywatne skrzynki pracowników.

5. Miej dwóch administratorów - w każdym ważnym systemie, żeby odejście jednej osoby nie zablokowało firmy.

Jak Vinson pomaga przy odebraniu dostępów po odejściu pracownika

Vinson to agencja e-commerce z Bochni działająca od 2021 r., oceniana na 4,9/5 ze 171 opinii przez klientów z ponad 500 firm. W ramach

Najczęściej zadawane pytania

Kiedy odebrać dostępy pracownikowi, który odchodzi z firmy?

Najlepiej w dniu zakończenia współpracy, po przekazaniu bieżących spraw. Przy nagłym lub konfliktowym rozstaniu dostęp do poczty i najważniejszych systemów blokuje się w trakcie rozmowy o zakończeniu pracy. Przeniesienie danych i zmianę wspólnych haseł można dokończyć w kolejnych dniach.

Czy usunąć konto pocztowe byłego pracownika od razu?

Nie. Najpierw zablokuj logowanie, przenieś pliki i pocztę na następcę i ustaw przekierowanie lub alias starego adresu. Konto usuń dopiero po sprawdzeniu, że dane są bezpieczne, bo po upływie okresu przywracania odzyskanie ich nie będzie możliwe.

Jakie konta trzeba sprawdzić przy odejściu pracownika ze sklepu internetowego?

Pocztę, panel sklepu, system zamówień i integrator, konta na marketplace'ach, konta reklamowe Google i Meta, narzędzia do newslettera, panele kurierów i hurtowni, rejestrator domeny i hosting, a także wspólne hasła i urządzenia służbowe. Pomocny jest rejestr dostępów, w którym zapisujesz każdy system przy nadawaniu dostępu.

Co zrobić z mailami wysyłanymi na adres byłego pracownika?

Po przeniesieniu danych i usunięciu konta dodaj stary adres jako alias następcy lub grupy, np. wspólnej skrzynki obsługi klienta. Wiadomości od klientów i dostawców będą wtedy trafiać do zespołu, a nadawcy nie dostaną zwrotów. Na czas przejściowy możesz też ustawić automatyczną odpowiedź z nowym adresem kontaktowym.

Czy trzeba zmieniać hasła po odejściu pracownika?

Tak, wszystkie hasła do wspólnych kont, które pracownik znał lub mógł zobaczyć, np. w menedżerze haseł, arkuszu czy wiadomościach. Konta, w których miał osobny login, wystarczy usunąć lub dezaktywować. Zacznij od kont z dostępem do pieniędzy i danych klientów.

Czym jest offboarding pracownika?

Offboarding to uporządkowany proces zakończenia współpracy z pracownikiem po stronie organizacyjnej i technicznej. W części IT obejmuje odebranie dostępów do wszystkich systemów, przeniesienie danych na następcę, zmianę wspólnych haseł i odbiór urządzeń służbowych. W sklepie internetowym najlepiej prowadzić go według stałej listy kontrolnej.

Jeśli chcesz mieć gotową listę kontrolną dla swojego zespołu albo potrzebujesz pomocy przy odejściu konkretnej osoby,