Integracja InPost z Subiektem i systemami ERP

Model 3: własna integracja ERP z API ShipX

Firmy z rozbudowanym ERP lub własnym systemem magazynowym czasem decydują się na bezpośrednią integrację z API ShipX. Daje to pełną kontrolę nad procesem, ale wymaga pracy programisty i utrzymania po stronie firmy. Według dokumentacji ShipX przesyłkę tworzy się zapytaniem do zasobu przesyłek organizacji, a API działa asynchronicznie – numer przesyłki pojawia się po jej potwierdzeniu.

Przy takim projekcie warto skorzystać z pól, które ułatwiają późniejsze rozliczenia. Pole referencji przesyłki (reference) przyjmuje od 3 do 100 znaków i pojawia się na etykiecie – to naturalne miejsce na numer zamówienia lub dokumentu. Z kolei miejsce powstawania kosztów (MPK) pozwala oznaczyć, który dział lub kanał wygenerował koszt przesyłki. Pełny opis integracji przez API znajdziesz w tekście ShipX API InPost – jak zintegrować wysyłki z własnym systemem.

Własną integrację zawsze najpierw buduje się i testuje w środowisku sandbox, na osobnym koncie testowym – dane produkcyjne tam nie działają. Warto też od początku zapisywać odpowiedzi API wraz z identyfikatorem zapytania (nagłówek X-Request-ID), bo przy zgłaszaniu problemu do wsparcia integracyjnego InPost taki identyfikator bardzo skraca diagnozę. Po uruchomieniu produkcyjnym zaplanuj, kto będzie utrzymywał integrację, gdy zmieni się wersja ERP albo API przewoźnika.

Wykres – przepływ danych między zamówieniem, przesyłką InPost i dokumentem w ERP. [#chart:ip55b]

Jak powiązać dokument, przesyłkę i fakturę od InPost

Integracja ma sens dopiero wtedy, gdy po miesiącu da się odpowiedzieć na proste pytania: ile kosztowała wysyłka konkretnego zamówienia, które paczki wróciły do nadawcy i skąd wzięły się dopłaty na fakturze. Do tego potrzebny jest wspólny identyfikator, który przejdzie przez wszystkie systemy.

1. Wybierz klucz – najczęściej numer zamówienia lub numer dokumentu sprzedaży.

2. Przekazuj go do przesyłki – w polu referencji, żeby był widoczny na etykiecie i w danych przesyłki.

3. Zapisuj numer przesyłki w dokumencie lub zamówieniu – automatycznie, bez przepisywania.

4. Porównuj specyfikację faktury z listą przesyłek – po numerze przesyłki lub referencji.

5. Oznaczaj koszty – np. przez MPK lub kanał sprzedaży, jeśli chcesz liczyć rentowność kanałów.

Jak pobierać i rozliczać faktury od przewoźnika, opisujemy w artykule Faktury InPost dla firm – jak je pobrać i rozliczyć koszty wysyłek. Kwestie podatkowe, np. refakturowanie kosztów dostawy na klienta, zawsze skonsultuj z księgowym.

Plan wdrożenia integracji InPost z ERP

1. Opisz obecny proces – kto, gdzie i kiedy tworzy dokumenty, przesyłki i etykiety.

2. Wybierz model – moduł w ERP, system do zamówień czy własna integracja.

3. Ustal źródło prawdy – dla stanów, cen, numeracji dokumentów i danych klientów.

4. Przygotuj dane produktów – wagi i gabaryty, żeby reguły wysyłki mogły działać automatycznie.

5. Połącz konto InPost – token i ID organizacji, numer rachunku do pobrań, domyślne miejsce nadania.

6. Przetestuj pełną ścieżkę – zamówienie, przesyłka, etykieta, dokument, wydanie, status, korekta.

7. Uruchom etapami – najpierw jeden kanał lub jeden magazyn, potem kolejne.

[#uwaga] Najwięcej problemów przy takich wdrożeniach nie wynika z samej integracji z InPost, tylko z niespójnych danych: różnych kodów produktów w sklepie i ERP, brakujących wag, adresów zapisanych w jednym polu. Uporządkowanie katalogu przed startem oszczędza tygodnie poprawek – pomoże w tym tekst EAN i SKU w BaseLinkerze – jak uporządkować katalog produktów.

Zwroty i korekty w połączeniu InPost z ERP

Integracja nie kończy się na wysyłce. Każdy zwrot od klienta to druga przesyłka, a często także korekta dokumentu sprzedaży i przyjęcie towaru z powrotem na magazyn. Jeśli te kroki odbywają się ręcznie, łatwo o sytuację, w której pieniądze zostały zwrócone, a towar nadal „wisi” poza stanem albo odwrotnie.

• Zwrot przez kod w Paczkomacie – jeśli korzystasz z Szybkich Zwrotów, przesyłka zwrotna powstaje po stronie InPost; ustal, jak informacja o niej trafi do zamówienia.

• Zwrot do nadawcy – nieodebrana paczka wraca do sklepu i generuje koszt; status zwrotu powinien automatycznie oznaczać zamówienie do wyjaśnienia.

• Korekta dokumentu – powstaje w ERP dopiero po fizycznym przyjęciu i sprawdzeniu towaru.

• Przyjęcie na stan – dokument przyjęcia lub korekta wydania przywraca towar do sprzedaży.

W systemach do obsługi zamówień zwroty prowadzi się zwykle w osobnym module, który łączy zgłoszenie klienta, przesyłkę zwrotną i decyzję o korekcie. Jak to wygląda w Base, opisujemy w tekście Zwroty w BaseLinkerze – jak obsługiwać zwroty i reklamacje w module RMA.

[#przyklad] Sklep sprzedaje w swoim sklepie internetowym, na Allegro i na jednym marketplace zagranicznym, a dokumenty i magazyn prowadzi w Subiekcie. Zamówienia z trzech kanałów trafiają do systemu do obsługi zamówień, który według metody dostawy tworzy przesyłki InPost z numerem zamówienia w polu referencji. Po spakowaniu paczki system zapisuje numer przesyłki w zamówieniu, a do Subiektu przekazuje paragon lub fakturę. Na koniec miesiąca księgowość zestawia specyfikację faktury InPost z listą zamówień po numerach przesyłek. To przykładowy układ – w Twoim sklepie podział zadań może wyglądać inaczej.

Dostęp do API i bezpieczeństwo integracji

Każdy system, który łączy się z InPost w Twoim imieniu, korzysta z tokenu API. To w praktyce klucz do konta: pozwala tworzyć przesyłki, które są potem rozliczane z Twojego salda lub na Twojej fakturze. Warto więc traktować go jak hasło – nie wysyłać go mailem, nie wklejać do wspólnych dokumentów i wiedzieć, w których systemach jest używany.

Dobrą praktyką jest osobny token dla każdej integracji, np. jeden dla systemu do obsługi zamówień, drugi dla modułu w ERP. Gdy kończysz współpracę z dostawcą oprogramowania albo osoba z dostępem odchodzi z firmy, możesz wtedy wymienić tylko jeden klucz. Do Managera Paczek warto logować się przez konto InPost z uwierzytelnianiem wieloskładnikowym – regulamin aplikacji zaleca to jako zabezpieczenie przed nieuprawnionym dostępem.

Najczęstsze problemy przy integracji wysyłek z ERP

Szerzej o tym, kiedy integracja z ERP jest w ogóle potrzebna, piszemy w artykule Integracja Base z ERP – kiedy jest potrzebna i jak ją zaplanować. Jeśli zastanawiasz się, jak zautomatyzować same wysyłki, zajrzyj do tekstu Automatyczne nadawanie przesyłek InPost w systemie do obsługi zamówień.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Subiekt ma wbudowaną integrację z InPost?

Zakres funkcji wysyłkowych zależy od wersji programu i dostępnych dodatków, dlatego najlepiej sprawdzić aktualną ofertę InsERT dla swojej wersji. W wielu sklepach przesyłki tworzy się w systemie do obsługi zamówień, a do Subiektu trafiają tylko dokumenty i informacje o wydaniu towaru.

Gdzie lepiej tworzyć przesyłki: w ERP czy w systemie do zamówień?

Przy jednym kanale sprzedaży wbudowany moduł w ERP może wystarczyć. Przy kilku kanałach wygodniejszy jest system do obsługi zamówień, bo zbiera zamówienia z wszystkich źródeł i ma rozbudowane reguły wysyłki. Ważne, by przesyłki powstawały tylko w jednym miejscu.

Jakie dane są potrzebne do połączenia ERP z InPost?

Podstawą są ID organizacji i token API z Managera Paczek. Przy pobraniu potrzebny jest numer rachunku bankowego uzupełniony na koncie, a do nadawania przez kuriera – odpowiednia umowa. Konkretny program może wymagać też domyślnego punktu nadania i gabarytu.

Jak powiązać fakturę InPost z dokumentami sprzedaży?

Najprościej przez wspólny klucz, np. numer zamówienia przekazywany w polu referencji przesyłki. Wtedy specyfikację faktury od przewoźnika można zestawić z listą zamówień po numerze przesyłki lub referencji. Sposób księgowania uzgodnij z księgowym.

Czy integracja ERP z InPost wymaga programisty?

Nie zawsze. Wbudowane moduły i gotowe integracje systemów do obsługi zamówień konfiguruje się w panelu. Programista jest potrzebny przy własnej integracji z API ShipX albo przy nietypowych procesach, których gotowe rozwiązania nie obsługują.

Co zrobić, gdy numer przesyłki nie pojawia się w dokumencie?

API ShipX działa asynchronicznie, więc numer pojawia się po potwierdzeniu przesyłki. Sprawdź, czy system pobiera szczegóły przesyłki po chwili albo korzysta z webhooków. Jeśli przesyłka powstała ręcznie w Managerze Paczek, nie będzie widoczna w API.

Podsumowanie

Integracja InPost z Subiektem lub innym ERP to przede wszystkim decyzja o podziale ról: gdzie powstaje przesyłka, gdzie dokument i który system jest źródłem prawdy dla stanów. Wspólny klucz, np. numer zamówienia w referencji przesyłki, łączy później dokumenty, paczki i faktury od przewoźnika w jedną całość. Zwroty, korekty i bezpieczeństwo dostępu warto zaplanować od razu, a nie dopiero wtedy, gdy pojawi się pierwszy problem.

Wdrażamy i obsługujemy wysyłki InPost razem z integracjami ERP – od wyboru modelu po testy pełnej ścieżki zamówienia. Jako certyfikowany partner wdrożeń Base łączymy sklep, marketplace’y, Subiekt i przewoźników tak, by dane nie były przepisywane ręcznie. Sprawdź, jak wygląda wdrożenie Base z automatyzacją wysyłek.