InPost - najczęstsze problemy z gabarytami, nadaniem w Paczkomacie i zwrotami - jak je rozwiązać?

Problemy ze zwrotami InPost - kody, Szybkie Zwroty i paczki nieodebrane

Zwroty to obszar, w którym problemy uderzają w obie strony: klient jest zdenerwowany, bo nie może odesłać produktu, a sklep dostaje pytania i reklamacje. W InPost klient może skorzystać z Szybkich Zwrotów - zgłasza zwrot w aplikacji InPost Mobile lub na stronie szybkiezwroty.pl, dostaje kod i nadaje paczkę w dowolnym Paczkomacie bez drukowania etykiety. Kod jest ważny przez określony czas, a sklep może wymagać akceptacji zgłoszenia.

Najczęstsze problemy ze zwrotami i ich rozwiązania:

• Kod zwrotu nie działa w automacie. Kod mógł wygasnąć albo zostać wpisany z błędem. Klient zwykle może wygenerować nowy kod w aplikacji lub na stronie zwrotów.

• Klient nie widzi sklepu na liście. Sklep nie jest podłączony do Szybkich Zwrotów albo jest zarejestrowany pod inną nazwą. Sprawdź konfigurację usługi.

• Paczka zwrotna nie mieści się w skrytce. Klient zapakował produkt w większy karton. Na stronie zwrotów opisz maksymalne wymiary albo wskaż alternatywę.

• Spór o koszt zwrotu. Sklep może pokryć koszt Szybkich Zwrotów albo przenieść go na klienta. Zasada musi być jasno opisana w regulaminie.

• Paczki nieodebrane. Przesyłka, której klient nie odebrał, wraca do nadawcy, a koszt zwykle ponosi sklep. Warto oznaczać takie zamówienia osobnym statusem.

[#tip] Przygotuj na stronie sklepu krótką instrukcję zwrotu z linkiem do szybkiezwroty.pl i informacją, kto płaci za odesłanie. Większość pytań o zwroty znika, gdy klient ma jedną jasną ścieżkę.

Zwroty z Allegro a zwroty w sklepie

Na Allegro zwrotami zarządza w dużej mierze marketplace: kupujący dostaje kod lub etykietę zgodnie z zasadami Allegro, a status zwrotu widzisz w panelu sprzedawcy. W sklepie odpowiadasz za cały proces sam. Dlatego przy problemach ze zwrotem najpierw ustal, z którego kanału pochodzi zamówienie - procedury i miejsca, w których szukasz rozwiązania, są różne.

Paczka InPost utknęła w statusie - co sprawdzić?

Osobna grupa problemów to przesyłki, które od kilku dni nie zmieniają statusu. Zanim zgłosisz sprawę przewoźnikowi, sprawdź po swojej stronie kilka rzeczy. Czy przesyłka została faktycznie nadana, a nie tylko utworzona w systemie? Czy kurier ją odebrał - protokół odbioru szybko to rozstrzyga? Czy klient nie dostał paczki do innego automatu, bo Paczkomat docelowy był pełny lub nieczynny? W wielu przypadkach odpowiedź jest w historii statusów przesyłki w Managerze Paczek.

Jeśli integracja śledzi statusy, ustaw w Base regułę, która przenosi zamówienia bez zmiany statusu przesyłki przez kilka dni do osobnego folderu. Obsługa klienta zobaczy problem wcześniej niż klient i zdąży zareagować, zanim przyjdzie pierwsza wiadomość z pytaniem o paczkę.

Szczyty sezonowe i opóźnienia

W okresach wzmożonych zakupów, takich jak tygodnie przed świętami czy duże akcje promocyjne, automaty szybciej się zapełniają, a sortownie pracują na granicy możliwości. To czas, w którym brak wolnych skrytek przy nadaniu i opóźnienia w doręczeniu zdarzają się częściej. Warto wcześniej zamówić dodatkowe odbiory kurierskie, przesunąć godzinę pakowania i uprzedzić klientów, że czas dostawy może się wydłużyć.

Reklamacja w InPost - jak zgłosić zaginięcie lub uszkodzenie paczki?

Reklamacja w InPost to formalne zgłoszenie, że przesyłka zaginęła, dotarła uszkodzona, z ubytkiem albo z opóźnieniem. Składa ją zwykle nadawca, czyli sklep, choć w niektórych sytuacjach także odbiorca. Termin i tryb zgłoszenia opisuje regulamin InPost, dlatego przed złożeniem reklamacji sprawdź aktualne zasady (stan na wrzesień 2026 - sprawdź aktualny regulamin). Im szybciej zgłosisz problem, tym łatwiej udokumentować szkodę.

[#chart:kur5b]

Wysokość odszkodowania zależy od zadeklarowanej wartości i ubezpieczenia przesyłki. Dlatego przy droższych produktach warto ustawić w integracji domyślną kwotę ubezpieczenia, a nie zostawiać pola pustego. Przy taniej, powtarzalnej wysyłce pełne ubezpieczenie każdej paczki może z kolei kosztować więcej, niż wynoszą realne straty - to decyzja do policzenia na danych.

Jakie dowody przygotować do reklamacji?

• Numer przesyłki i dane z etykiety.

• Zdjęcia paczki przed nadaniem, szczególnie przy droższych produktach.

• Zdjęcia uszkodzonego opakowania i zawartości od klienta.

• Dowód wartości towaru, np. fakturę zakupu lub sprzedaży.

• Protokół odbioru od kuriera, jeśli paczki odbierano z magazynu.

Jak zapobiegać problemom z InPost w sklepie i na Allegro?

Reakcja na problemy jest potrzebna, ale tańsze jest zapobieganie. Większość błędów z gabarytami, nadaniem i zwrotami wynika z ustawień, które można poprawić raz i na stałe. Poniżej obszary, od których zaczynamy porządki u sprzedawców.

[#chart:kur5c]

W praktyce dużo daje też rozdzielenie paczek między przewoźników. Produkty, które często sprawiają kłopot w Paczkomacie, można automatycznie kierować do kuriera InPost albo innej firmy kurierskiej. Pomagają w tym reguły opisane w artykule

[#uwaga] Nie wyłączaj Paczkomatu w całym sklepie tylko dlatego, że kilka produktów sprawia problemy. Dla wielu klientów to ulubiona metoda dostawy. Lepiej zablokować ją dla konkretnych produktów i zostawić dla reszty asortymentu.

Kontrola po stronie magazynu

Proste procedury w magazynie zapobiegają wielu kłopotom: etykieta naklejana płasko, bez taśmy na kodzie kreskowym, kontrola gabarytu przy pakowaniu wielosztukowych zamówień, zdjęcie droższych paczek przed nadaniem i protokół przy przekazaniu przesyłek kurierowi. To kilkanaście sekund na paczkę, które oszczędzają godziny przy reklamacjach.

Jak Vinson pomaga rozwiązywać problemy z wysyłkami InPost

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, certyfikowanym partnerem Base, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper. Współpracowało z nami ponad 500 firm, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem InPost i nie obsługujemy reklamacji w imieniu przewoźnika.

Pomagamy znaleźć przyczyny powtarzających się problemów: sprawdzamy ustawienia gabarytów, metody dostawy w sklepie i na Allegro, reguły wyboru kuriera i statusy w

Najczęściej zadawane pytania

Co zrobić, gdy paczka nie mieści się w Paczkomacie InPost?

Sprawdź, czy deklarowany gabaryt zgadza się z rzeczywistymi wymiarami paczki. Jeśli paczka jest większa, przepakuj ją albo utwórz przesyłkę z wyższym gabarytem lub jako przesyłkę kurierską. Na przyszłość ustaw w integracji gabaryty dla grup produktów na podstawie wymiarów po zapakowaniu.

Dlaczego InPost nalicza dopłaty za gabaryt?

Dopłata pojawia się, gdy rzeczywisty rozmiar lub waga paczki nie zgadza się z tym, co zadeklarowano przy tworzeniu przesyłki. Najczęściej winny jest domyślny gabaryt ustawiony za nisko albo zamówienia wielosztukowe pakowane w większe kartony. Aktualne zasady i wysokość dopłat sprawdzisz w cenniku InPost.

Co zrobić, gdy kod zwrotu InPost nie działa?

Kod mógł wygasnąć lub zostać wpisany błędnie. Klient zwykle może wygenerować nowy kod w aplikacji InPost Mobile lub na stronie szybkiezwroty.pl. Jeśli sklep nie pojawia się na liście, trzeba sprawdzić, czy jest podłączony do usługi Szybkie Zwroty.

Jak złożyć reklamację w InPost jako sklep?

Zgłoś reklamację zgodnie z regulaminem InPost, podając numer przesyłki, opis problemu i dowody: zdjęcia, dokument wartości towaru i ewentualny protokół odbioru. Zrób to jak najszybciej po stwierdzeniu szkody. Odszkodowanie zależy od zadeklarowanej wartości i ubezpieczenia paczki.

Co zrobić, gdy w Paczkomacie nie ma wolnej skrytki?

Możesz nadać paczkę w innym automacie lub w PaczkoPunkcie. Jeśli brak skrytek powtarza się regularnie, rozważ zmianę Paczkomatu nadawczego albo odbiór paczek przez kuriera z magazynu, co zwykle jest wygodniejsze przy większej liczbie przesyłek.

Chcesz ograniczyć dopłaty, zwroty i problemy z nadaniem w InPost? Umów się na