InPost integracja z Allegro, sklepem i Base - jak generować etykiety automatycznie?

InPost w Base - jak generować etykiety automatycznie?

Base zbiera zamówienia ze sklepu, Allegro i innych marketplace'ów w jednym miejscu, dlatego to najwygodniejsze miejsce na automatyzację etykiet InPost. Integracja wymaga tokenu API ShipX i ID organizacji z Managera Paczek oraz danych nadawcy. W ustawieniach konta kurierskiego wybierasz też format etykiety, domyślny gabaryt, sposób nadania dla każdej usługi, wagę opakowania i domyślną kwotę ubezpieczenia. Jeśli zamówienie jest za pobraniem, pole pobrania wypełnia się automatycznie.

Sama integracja pozwala tworzyć przesyłki z karty zamówienia lub z listy zamówień. Prawdziwa automatyzacja zaczyna się dopiero wtedy, gdy dodasz akcje automatyczne i statusy.

[#chart:kur4b]

Taki proces sprawia, że pracownik magazynu widzi tylko listę zamówień do spakowania z gotowymi etykietami. Nie wybiera usługi, nie wpisuje gabarytu i nie kopiuje numeru śledzenia. Kierownik magazynu widzi z kolei w jednym miejscu, ile paczek czeka na spakowanie, ile ma już etykiety i ile przesyłek przekazano kurierowi. Przy kilku osobach na zmianie to znacznie ułatwia planowanie pracy i odbiorów. Jeśli wysyłasz codziennie o stałej porze, Base może też automatycznie zamawiać kuriera InPost o ustalonej godzinie, więc nikt nie musi o tym pamiętać, a lista zamówionych odbiorów jest dostępna w jednym miejscu.

Reguły wyboru usługi i gabarytu

Automatyczne etykiety mają sens tylko wtedy, gdy system wie, jaką usługę i gabaryt wybrać. W Base robi się to regułami, które sprawdzają cechy zamówienia i przypisują konto kurierskie, usługę oraz parametry paczki. Przykładowe reguły, które ustawiamy w sklepach:

• Metoda dostawy z zamówienia. Klient wybrał Paczkomat - tworzy się przesyłka paczkomatowa z kodem wybranego automatu. Klient wybrał kuriera - tworzy się przesyłka kurierska.

• Źródło zamówienia. Zamówienia z Allegro idą przez konto Wysyłam z Allegro, zamówienia ze sklepu przez własną umowę z InPost.

• Waga lub produkty w zamówieniu. Lekkie, płaskie produkty dostają gabaryt A, większe zestawy gabaryt B lub C, a paczki ponad limit trafiają do innego przewoźnika.

• Pobranie. Zamówienia za pobraniem mają osobną regułę, żeby nie pomylić kwoty i żeby łatwo je śledzić.

Więcej przykładów reguł znajdziesz we wpisie

[#tip] Zanim włączysz automatyczne tworzenie etykiet dla wszystkich zamówień, uruchom regułę na jednym statusie testowym przez kilka dni. Przejrzyj wygenerowane przesyłki: czy gabaryt, usługa i Paczkomat się zgadzają. Dopiero potem przełącz automatyzację na główny status.

Drukowanie etykiet InPost bez klikania

Automatyczne tworzenie przesyłki to połowa sukcesu. Druga połowa to wydruk. InPost udostępnia etykiety w formacie A4 (PDF) oraz A6 w wersjach PDF, ZPL lub EPL, a format ustawiasz w koncie kurierskim w Base. Przy drukarce termicznej najlepiej sprawdza się A6. Base może wysyłać etykiety prosto do drukarki przez aplikację Base Printer, więc pracownik nie pobiera plików ani nie otwiera PDF-ów - etykieta drukuje się, gdy zamówienie wejdzie w odpowiedni status albo gdy zeskanuje się kod zamówienia przy pakowaniu.

Jeśli drukujesz etykiety kilku przewoźników, ustaw dla wszystkich ten sam format A6. Unikniesz sytuacji, w której jedna drukarka obsługuje InPost, a druga pozostałych kurierów.

Statusy i numery śledzenia InPost - jak wracają do klienta i do Allegro?

Po utworzeniu przesyłki numer śledzenia zapisuje się w zamówieniu w Base. Stamtąd integracja przekazuje go do kanału sprzedaży - na Allegro numer pojawia się przy zamówieniu kupującego, w sklepie trafia do e-maila z potwierdzeniem wysyłki. Base może też śledzić statusy przesyłek i przenosić zamówienie dalej, np. z „Wysłane” do „Dostarczone”, co ułatwia kontrolę paczek, które utknęły.

Warto ustawić osobny status dla przesyłek z problemem, np. „Nieodebrane” albo „Zwrot do nadawcy”. Dzięki temu obsługa klienta od razu widzi zamówienia wymagające kontaktu, zamiast szukać ich w liście setek wysłanych paczek.

Zwroty i przesyłki zwrotne w integracji

Integracja przydaje się także przy zwrotach. W Base przesyłki można tworzyć nie tylko z listy zamówień, ale też z listy zwrotów, więc etykietę zwrotną dla klienta przygotujesz bez przepisywania danych. Jeśli w sklepie korzystasz z Szybkich Zwrotów InPost, klient sam generuje kod w aplikacji, a Ty po stronie systemu musisz tylko przyjąć paczkę i rozliczyć zwrot. Warto wtedy ustawić osobny status dla zwrotów w drodze, żeby magazyn wiedział, czego się spodziewać.

Najczęstsze problemy z integracją InPost i etykietami

Integracja działa stabilnie, jeśli dane wejściowe są poprawne. Większość błędów przy generowaniu etykiet ma kilka powtarzalnych przyczyn. Najpierw ogólny obraz - objaw, przyczyna i poprawka:

[#chart:kur4c]

A tak wygląda pełniejsza lista przyczyn, które sprawdzamy przy audycie integracji:

1. Błędny numer telefonu. Zbyt długi numer lub numer z prefiksem w złym formacie blokuje utworzenie przesyłki. W Base można włączyć opcję przycinania zbyt długich numerów.

2. Brak kodu Paczkomatu. Zamówienie ma metodę Paczkomat, ale kod automatu nie przeszedł z koszyka. Trzeba sprawdzić mapowanie metod dostawy.

3. Niezgodny sposób nadania. Konto ustawione na nadanie w punkcie, a magazyn zamawia kuriera - zamówienie kuriera się nie powiedzie.

4. Wygasły lub zmieniony token. Po wygenerowaniu nowego tokenu w Managerze Paczek trzeba zaktualizować go we wszystkich integracjach.

5. Za mały gabaryt domyślny. Etykieta tworzy się poprawnie, ale paczka nie mieści się w skrytce albo przewoźnik nalicza dopłatę.

Jeśli korzystasz z kilku przewoźników, zasady są podobne dla każdego z nich - różnią się tylko pola i nazwy usług. Dlatego warto od razu zaprojektować reguły dla wszystkich kont kurierskich, a nie dokładać je po kolei przy każdym problemie.

[#uwaga] Automatyzacja nie naprawi złych danych produktowych. Jeśli produkty nie mają wagi albo przypisanej grupy gabarytowej, reguły będą wybierać domyślne wartości. Zacznij od uzupełnienia wag i wymiarów w katalogu.

Jak Vinson pomaga w integracji InPost

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r. Jesteśmy Allegro Ads Partner+, Google Partner, Meta Business Partner, certyfikowanym partnerem Base, partnerem Empik Place i autoryzowanym partnerem Shoper. Współpracowało z nami ponad 500 firm, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. Nie jesteśmy partnerem InPost - integrujemy wysyłki z punktu widzenia sprzedawcy.

Wdrażamy

Najczęściej zadawane pytania

Jak zintegrować InPost z Allegro?

Możesz korzystać z programu Wysyłam z Allegro, w którym etykiety InPost generujesz w panelu Allegro na stawkach marketplace, albo z własnej umowy z InPost. Przy własnej umowie etykietę tworzysz w Managerze Paczek lub w integracji, np. w Base, która sama przekaże numer śledzenia do zamówienia na Allegro.

Czy Base generuje etykiety InPost automatycznie?

Tak, po podłączeniu konta InPost tokenem API ShipX możesz ustawić akcje automatyczne, które tworzą przesyłkę przy zmianie statusu zamówienia. Reguły wybierają usługę, gabaryt i konto kurierskie na podstawie metody dostawy, źródła zamówienia czy wagi. Etykietę można od razu wysłać do drukarki.

Co jest potrzebne do integracji InPost przez API?

Potrzebujesz konta firmowego w Managerze Paczek z uzupełnionymi danymi firmy i faktury, tokenu API ShipX oraz ID organizacji. Do integracji podajesz też dane nadawcy i ustawienia domyślne: format etykiety, gabaryt i sposób nadania. Jeśli API nie działa mimo poprawnych danych, skontaktuj się z opiekunem konta w InPost.

Dlaczego etykieta InPost nie generuje się w Base?

Najczęstsze przyczyny to błędny lub zbyt długi numer telefonu odbiorcy, brak kodu Paczkomatu w zamówieniu, nieaktualny token API albo sposób nadania niezgodny z wybraną usługą. Komunikat błędu w Base zwykle wskazuje pole, które trzeba poprawić.

Czy mogę używać InPost przez Wysyłam z Allegro i na własnej umowie jednocześnie?

Tak. W Base dodajesz dwa konta kurierskie i ustawiasz reguły: zamówienia z Allegro korzystają z Wysyłam z Allegro, a zamówienia z innych kanałów z własnej umowy. Warto co jakiś czas porównać średni koszt przesyłki w obu ścieżkach.

Chcesz, żeby etykiety InPost tworzyły się same, a numery śledzenia trafiały do klientów i na Allegro bez przepisywania? Umów się na