Dostępy pracowników do sklepu i marketplace'ów - jak nadawać role i uprawnienia

Role i uprawnienia w poczcie, na dysku i w kontach reklamowych

Uprawnienia w sklepie to nie tylko panel sprzedażowy. Równie ważne są poczta, pliki i konta reklamowe, bo tam są dane klientów, cenniki i pieniądze. Zasady są podobne:

1. Poczta firmowa - w Google Workspace i Microsoft 365 nadawaj gotowe role administracyjne, np. administrator pomocy technicznej do resetowania haseł, zamiast pełnych praw superadministratora.

2. Wspólne skrzynki - adresy typu sklep@ czy zwroty@ obsługuj przez grupy lub skrzynki współdzielone, a nie przez udostępnianie hasła.

3. Pliki - trzymaj je na dyskach współdzielonych z dostępem nadawanym grupom, a nie na prywatnych folderach pracowników.

4. Konta reklamowe - pracownikom i agencji nadawaj dostęp standardowy lub tylko do odczytu, a rolę administratora zostaw właścicielowi.

Jak ułożyć strukturę folderów i uprawnień na dyskach, opisujemy w poradniku

Ile osób w sklepie powinno mieć pełne uprawnienia

Dobrym miernikiem porządku w dostępach jest odsetek kont z pełnymi uprawnieniami w danym systemie. Im jest wyższy, tym większe ryzyko, że przejęcie jednego, mało ważnego konta da atakującemu kontrolę nad całym sklepem. Wyliczenie jest proste:

[#chart:wit44b]

Nie ma jednej właściwej liczby, ale w praktyce pełne uprawnienia powinny mieć dwie osoby - właściciel i jego zastępca lub zaufana firma obsługująca IT. Jedna to za mało, bo jej nieobecność lub utrata telefonu blokuje firmę. Trzy i więcej to zwykle znak, że rola administratora jest nadawana z wygody, a nie z potrzeby.

[#uwaga] Konto z pełnymi uprawnieniami powinno mieć weryfikację dwuetapową z mocnym drugim składnikiem, najlepiej kluczem sprzętowym. Nie używaj go do codziennej pracy - właściciel może mieć osobne konto robocze z niższą rolą i logować się na administratora tylko wtedy, gdy to konieczne.

Przegląd dostępów pracowników - jak go robić regularnie

Uprawnienia z czasem się rozjeżdżają: ktoś dostał dostęp tymczasowo na czas zastępstwa, praktykant skończył staż, agencja przestała obsługiwać kampanie. Dlatego raz na kwartał warto zrobić przegląd dostępów. Przebieg takiego przeglądu:

[#chart:wit44c]

Pierwszy przegląd zajmuje najwięcej czasu, bo trzeba zebrać listę systemów i użytkowników z wielu paneli. Kolejne to zwykle godzina pracy, jeśli lista dostępów jest prowadzona na bieżąco. Przegląd warto też zrobić poza harmonogramem: po każdej zmianie w zespole, po zakończeniu współpracy z agencją i po każdym podejrzanym logowaniu.

Lista dostępów - prosty rejestr zamiast pamięci

Podstawą porządku jest rejestr: arkusz, w którym dla każdego pracownika zapisujesz systemy, rolę, datę nadania i osobę, która ją zatwierdziła. Nie wpisuj tam haseł - te należą do menedżera haseł. Rejestr przydaje się przy przeglądzie, przy audycie i przede wszystkim przy odejściu pracownika, bo pokazuje, co dokładnie trzeba zamknąć. Przy nowych osobach dodawaj wpis od razu, razem z zakładaniem konta, tak jak opisujemy w poradniku

Dostępy dla agencji i współpracowników zewnętrznych

Agencje marketingowe, księgowość, programiści i fotografowie też potrzebują dostępów. Traktuj je tak samo jak pracowników, z kilkoma dodatkowymi zasadami:

• Zaproszenie zamiast hasła - agencja dostaje dostęp do kont reklamowych przez swoje konto menedżera lub portfolio biznesowe, a nie przez Twój login.

• Własność zostaje w firmie - konta reklamowe, Merchant Center, domena i hosting są zarejestrowane na firmę, a nie na agencję czy freelancera.

• Termin ważności - dostęp dla programisty czy fotografa nadawaj na czas zlecenia i zapisz w rejestrze datę jego odebrania.

Zastępstwa i dostępy tymczasowe

Urlop, choroba czy szczyt sezonu sprawiają, że ktoś na kilka tygodni przejmuje obowiązki kolegi. Najczęstszy błąd to nadanie zastępcy dodatkowej roli i zapomnienie o jej odebraniu. Lepiej od razu zapisać w rejestrze datę końca zastępstwa i przypomnienie w kalendarzu. Jeszcze prościej, gdy dostęp nadajesz grupie, np. grupie obsługi klienta - zastępca dołącza do grupy na czas nieobecności i wychodzi z niej po powrocie współpracownika.

Pracownicy sezonowi i nowe osoby w zespole

Przed świętami i w okresach wyprzedaży wiele sklepów zatrudnia dodatkowe osoby do pakowania i obsługi klienta. To moment, w którym najłatwiej o pośpiech i nadawanie zbyt szerokich dostępów. Przygotuj wcześniej gotowe role dla takich osób, np. magazyn sezonowy z dostępem tylko do zamówień i etykiet w systemie zamówień oraz obsługa klienta z dostępem do wiadomości, ale bez eksportu danych. Nowa osoba dostaje wtedy dostęp w kilka minut, a po sezonie jej konto usuwasz według tej samej listy, według której je zakładałeś. Dobrą praktyką jest też okres próbny dla uprawnień: nowy pracownik zaczyna od najwęższej roli i dostaje kolejne, gdy faktycznie są mu potrzebne.

Uprawnienia aplikacji i integracji

Dostęp do sklepu mają nie tylko ludzie, ale też aplikacje: integrator zamówień, wtyczki do porównywarek, narzędzia do opinii, systemy księgowe. Każda z nich działa na kluczu API lub tokenie z określonym zakresem uprawnień. Przy przeglądzie dostępów sprawdź listę podłączonych aplikacji w panelu sklepu i na marketplace'ach, usuń te, z których już nie korzystasz, a nowe integracje zakładaj na konto firmowe, nie na konto pracownika, który akurat je konfigurował.

Najczęstsze błędy przy nadawaniu uprawnień w sklepie

• Administrator dla każdego - najprostsza rola do nadania i najbardziej ryzykowna.

• Konta zakładane na prywatne adresy - po odejściu pracownika dostęp zostaje przypisany do jego prywatnej skrzynki.

• Brak dostępu do płatności dla właściciela - konto reklamowe założone przez pracownika, którego właściciel nie kontroluje.

• Zapomniane integracje - aplikacje i wtyczki z dostępem do sklepu, którymi nikt już nie zarządza.

Jak Vinson pomaga uporządkować dostępy pracowników

Vinson to agencja e-commerce z Bochni działająca od 2021 r., certyfikowany partner Base i autoryzowany partner Shoper, oceniana na 4,9/5 ze 171 opinii przez klientów z ponad 500 firm. W ramach

Najczęściej zadawane pytania

Jak nadać pracownikowi dostęp do sklepu bez podawania swojego hasła?

Dodaj go jako nowego użytkownika w panelu sklepu, systemie zamówień lub na platformie sprzedażowej i przypisz mu rolę z ograniczonymi uprawnieniami. Większość platform e-commerce i narzędzi reklamowych ma taką funkcję. Pracownik loguje się wtedy własnym loginem i własną weryfikacją dwuetapową.

Na czym polega zasada najmniejszych uprawnień?

To reguła, według której każda osoba ma tylko taki dostęp, jaki jest niezbędny do jej zadań. W sklepie oznacza to np., że magazynier widzi zamówienia i drukuje etykiety, ale nie zmienia cen ani ustawień wypłat. Ogranicza to skutki przejęcia konta, pomyłek i nadużyć.

Ile osób powinno mieć rolę administratora w sklepie internetowym?

Najlepiej dwie: właściciel i zaufany zastępca lub firma obsługująca IT. Jeden administrator to ryzyko zablokowania firmy, gdy straci dostęp, a więcej niż dwóch zwiększa liczbę kont, których przejęcie daje pełną kontrolę. Pozostali pracownicy powinni mieć role ograniczone do swoich zadań.

Jak często sprawdzać uprawnienia pracowników?

Pełny przegląd dostępów warto robić raz na kwartał, a dodatkowo przy każdej zmianie w zespole: zatrudnieniu, zmianie stanowiska, odejściu pracownika i zakończeniu współpracy z agencją. Pomaga w tym rejestr dostępów prowadzony na bieżąco.

Jaki dostęp dać agencji reklamowej do konta Google Ads?

Zwykle wystarcza dostęp standardowy, który pozwala prowadzić kampanie bez zarządzania użytkownikami. Agencja powinna łączyć się przez swoje konto menedżera, a rola administratora i dostęp do płatności powinny zostać po stronie firmy.

Czy pracownik obsługi klienta powinien mieć dostęp do panelu sklepu?

Tak, ale z ograniczoną rolą: do podglądu zamówień, zmiany ich statusów i odpowiadania na wiadomości. Nie potrzebuje dostępu do ustawień płatności, wtyczek, eksportu bazy klientów ani zarządzania innymi użytkownikami. Jeśli panel nie ma takiej roli, pracę obsługi klienta często da się przenieść do systemu zamówień z bardziej szczegółowymi uprawnieniami.

Jeśli chcesz uporządkować dostępy w sklepie, zanim stanie się coś złego,