Użytkownicy w Managerze Paczek – dostęp dla pracowników magazynu

Dostęp przez system zamówień zamiast logowania do panelu

Najwygodniejszy model dla magazynu wygląda tak: z Managera Paczek korzysta właściciel lub osoba odpowiedzialna za rozliczenia, a pracownicy w ogóle się do niego nie logują. Przesyłki tworzą w wtyczce sklepu albo w systemie do obsługi zamówień, który łączy się z InPost przez token API. Każdy pracownik ma własne konto z uprawnieniami dopasowanymi do roli.

Takie rozwiązanie ma kilka zalet naraz. Pracownik nie widzi salda, faktur ani ustawień konta przewoźnika. Wiesz, kto utworzył przesyłkę, kto wydrukował etykietę i kto zamówił kuriera. Gdy pracownik odchodzi, wyłączasz jego konto w systemie i nie musisz zmieniać hasła do panelu InPost ani tokenu integracji. O rolach i uprawnieniach w systemie zamówień piszemy w artykule uprawnienia pracowników w BaseLinkerze.

[#przyklad] Sklep z kosmetykami zatrudnia sezonowo dwie dodatkowe osoby do pakowania. Wcześniej wszyscy korzystali z jednego loginu do Managera Paczek, a hasło było zapisane na kartce przy drukarce. Po przejściu na system zamówień każdy pracownik ma własne konto z dostępem tylko do pakowania i etykiet. Po sezonie konta sezonowe są wyłączane, a hasło do panelu InPost zna tylko właściciel.

Codzienne czynności magazynu bez logowania do panelu

Pracownik magazynu wykonuje zwykle kilka powtarzalnych czynności: tworzy przesyłki, drukuje etykiety, nadaje paczki w automacie albo wydaje je kurierowi i od czasu do czasu zamawia podjazd. Wszystkie te czynności da się przenieść do narzędzia, w którym pracownik ma własne konto. Etykiety powstają automatycznie po opłaceniu zamówienia, a pracownik tylko je drukuje i nakleja – opisujemy to w artykule automatyczne nadawanie przesyłek InPost w systemie do obsługi zamówień.

Zamawianie kuriera też można zautomatyzować albo ograniczyć do jednej osoby na zmianie, żeby nie dublować zleceń. Jak zorganizować podjazdy, wyjaśniamy w poradniku zamówienie kuriera InPost po paczki z magazynu. Jeśli dopiero wybierasz narzędzie, porównanie rozwiązań znajdziesz w tekście program do nadawania paczek InPost, a o zakładaniu i weryfikacji konta firmowego piszemy w artykule konto firmowe InPost.

Tokeny API – osobne dla każdej integracji

Jeśli korzystasz z wtyczek i systemów, dostęp do konta InPost odbywa się przez token API generowany w Managerze Paczek (Moje konto > API). Token daje szerokie możliwości – tworzenie przesyłek na Twój koszt, pobieranie etykiet, zamawianie kuriera. Traktuj go jak hasło: nie wysyłaj go e-mailem bez potrzeby, nie wklejaj w ogólnodostępnych dokumentach i nie dawaj pracownikom, którzy go nie potrzebują.

Dobrą praktyką jest osobny token dla każdej integracji – na przykład jeden dla sklepu, drugi dla systemu zamówień. Gdy rezygnujesz z jednej integracji albo zmieniasz firmę wdrożeniową, unieważniasz tylko jej token, a reszta działa dalej. Jak wygenerować token, opisujemy w artykule token API InPost, a o ochronie kluczy – w tekście bezpieczeństwo kluczy API i konta InPost.

[#uwaga] Token w integracji nie jest przypisany do pracownika, tylko do konta firmy. Jeśli ktoś skopiował token, zmiana hasła do Managera Paczek nie odetnie mu dostępu do API. W takiej sytuacji trzeba unieważnić token i wygenerować nowy.

Dostęp dla agencji i firm zewnętrznych

Firma, która wdraża integrację, operator magazynu czy biuro rachunkowe mogą potrzebować dostępu do danych z InPost. Zamiast przekazywać login i hasło, lepiej dać im dostęp przez własne konta w systemie zamówień albo osobny token dla integracji, którą konfigurują. Po zakończeniu współpracy cofasz dostęp jednym ruchem. Więcej o współpracy z agencjami w artykule bezpieczeństwo konta Base – logowanie dwuetapowe, logi i dostęp dla agencji.

Dane klientów a dostęp pracowników

Każda osoba z dostępem do panelu wysyłek widzi dane osobowe klientów: imiona, nazwiska, adresy, telefony. To ma znaczenie z perspektywy RODO – dostęp powinni mieć tylko ci, którzy go potrzebują do pracy, a pracownicy powinni mieć nadane upoważnienia do przetwarzania danych. O ochronie danych przy wysyłce piszemy w artykule RODO przy wysyłce.

Bezpieczny dostęp krok po kroku

Wykres – pięć kroków bezpiecznego dostępu do wysyłek dla zespołu [#chart:ip86b]

[#checklista] Sprawdź: konto w Managerze Paczek jest założone na firmowy adres e-mail; logowanie odbywa się kontem InPost z 2FA; hasło do panelu zna tylko osoba odpowiedzialna za konto; każda integracja ma własny, opisany token; pracownicy pracują na własnych kontach we wtyczce lub systemie zamówień; uprawnienia są dopasowane do ról; po odejściu pracownika jego konto jest wyłączane tego samego dnia; raz na kwartał przeglądasz listę osób i aplikacji z dostępem.

Pamiętaj też o kontach nieużywanych. Regulamin Managera Paczek przewiduje, że konto, do którego nikt się nie logował przez 12 miesięcy, może zostać usunięte. Jeśli korzystasz z panelu rzadko, bo wysyłki idą przez integrację, zaloguj się od czasu do czasu, żeby konto pozostało aktywne. Przewodnik po panelu znajdziesz w artykule Manager Paczek InPost.

Najczęściej zadawane pytania

Czy w Managerze Paczek można dodać konta dla pracowników?

Regulamin aplikacji nie opisuje osobnych kont pracowniczych z ograniczonymi uprawnieniami. Zakres funkcji dla danego typu konta określa aplikacja. W praktyce wygodniej dać pracownikom dostęp przez wtyczkę sklepu lub system zamówień z rolami.

Czy mogę udostępnić hasło do Managera Paczek pracownikowi?

Możesz, ale regulamin wyłącza odpowiedzialność InPost m.in. za skutki udostępnienia dostępu do konta lub ujawnienia hasła. Ryzyko nadużyć spada wtedy na sklep.

Jak włączyć logowanie dwuetapowe w Managerze Paczek?

Przez przejście na logowanie kontem InPost, które umożliwia uwierzytelnianie wieloskładnikowe (2FA). Regulamin przewiduje okres przejściowy, w którym działają obie metody logowania.

Czy można zmienić e-mail konta w Managerze Paczek?

Według regulaminu adresu e-mail podanego przy rejestracji nie można zmienić, chyba że przez założenie nowego konta. Dlatego konto firmowe warto od początku zakładać na firmowy adres.

Co zrobić, gdy pracownik z dostępem odchodzi z firmy?

Wyłącz jego konto w systemie zamówień lub wtyczce. Jeśli znał hasło do Managera Paczek, zmień je, a jeśli miał dostęp do tokenu API – unieważnij token i wygeneruj nowy.

Ile tokenów API mogę mieć?

Tokeny generujesz w Managerze Paczek w zakładce Moje konto > API. Dobrą praktyką jest osobny token dla każdej integracji, tak żeby można było odciąć jedną bez wpływu na pozostałe.

Podsumowanie

Manager Paczek to konto firmy, a nie pracownika. Załóż je na firmowy e-mail, włącz logowanie z 2FA i nie udostępniaj hasła – regulamin przenosi ryzyko takiego udostępnienia na Ciebie. Pracownikom magazynu daj dostęp przez wtyczkę sklepu lub system zamówień z rolami, integracjom – osobne tokeny, a raz na kwartał sprawdzaj, kto ma dostęp do wysyłek.

Wdrażamy i obsługujemy wysyłki InPost w sklepach internetowych – w tym konfigurację ról pracowników, tokenów integracji i procedur dostępu, które chronią konto firmy. Sprawdź wdrożenie Base z automatyzacją wysyłek.