RODO w sklepie WooCommerce - polityka prywatności, zgody i rejestr przetwarzania

Zgody w sklepie WooCommerce - które są potrzebne, a które nie

Częsty błąd w sklepach to zbieranie zgód na wszystko. Do realizacji zamówienia sklep potrzebuje danych do wysyłki i rozliczenia, a przetwarzanie ich w tym celu zwykle nie opiera się na zgodzie klienta. Dodatkowy checkbox „zgadzam się na przetwarzanie danych” przy każdym zamówieniu wydłuża formularz i nie zastępuje rzetelnej informacji w polityce prywatności. Jakie podstawy przetwarzania wskazać dla poszczególnych celów, ustal ze specjalistą - poniżej opisujemy tylko stronę techniczną.

Osobnej, dobrowolnej zgody zwykle wymagają działania marketingowe i część narzędzi śledzących. W praktyce sklepu WooCommerce chodzi najczęściej o:

• Newsletter - osobny, domyślnie niezaznaczony checkbox przy zamówieniu lub formularz zapisu, najlepiej z potwierdzeniem adresu e-mail w narzędziu do mailingu.

• Cookies analityczne i reklamowe - baner zgód (CMP), który blokuje tagi do czasu decyzji użytkownika i przekazuje ją do narzędzi Google. Szczegóły opisujemy w tekście o tym, jak wdrożyć Consent Mode v2 w WooCommerce.

• Marketing SMS i telefoniczny - osobna zgoda na kanał, jeśli planujesz takie wiadomości.

• Prośby o opinię - zależnie od narzędzia i formy wiadomości warto sprawdzić z prawnikiem, czy wymagają zgody.

RODO wymaga, żeby administrator potrafił wykazać, że zgoda została wyrażona. Dlatego sama obecność checkboxa nie wystarczy - zgoda powinna zostać zapisana razem z datą i treścią, na którą klient się zgodził. Wtyczki do newslettera i baner cookies zwykle prowadzą taki rejestr samodzielnie. Jeśli zgodę zbiera własny kod w checkoucie, sprawdź, czy zapisuje ją w zamówieniu albo przekazuje dalej do systemu mailingowego. Pamiętaj też o łatwym wycofaniu zgody - link do wypisu w każdym newsletterze i możliwość zmiany decyzji w banerze cookies.

Jak obsłużyć żądanie klienta o dostęp lub usunięcie danych w WooCommerce

Klient może poprosić o kopię swoich danych albo o ich usunięcie. WordPress obsługuje oba żądania w menu Narzędzia. W ekranie „Eksportuj dane osobiste” wpisujesz e-mail klienta i wysyłasz prośbę. Według dokumentacji WordPressa klient dostaje e-mail z linkiem potwierdzającym, a po potwierdzeniu możesz wysłać mu plik ZIP z danymi. Link do pliku jest ważny ograniczony czas. WooCommerce dołącza do eksportu swoje dane, m.in. dane klienta i jego zamówień.

Usuwanie działa podobnie w ekranie „Usuń dane osobiste”. To, co stanie się z zamówieniami, zależy od ustawień w sekcji „Prośby o usunięcie kont” w zakładce Konta i prywatność. Opcja „Usuwaj dane osobowe z zamówień na żądanie” decyduje, czy zamówienia zostaną zanonimizowane, a „Usuwaj dostęp do plików do pobrania na żądanie” odbiera dostęp do zakupionych plików. Jest tam też opcja „Zezwalaj na hurtowe usuwanie danych osobowych z zamówień”, która dodaje akcję masową na liście zamówień. Dokumentacja WooCommerce zaznacza, że tej operacji nie da się cofnąć.

Przykładowa procedura obsługi żądania usunięcia danych w sklepie WooCommerce:

[#chart:woo76b]

[#uwaga] Narzędzia WordPressa obejmują tylko dane zapisane w WordPressie i we wtyczkach, które się do nich podłączają. Dane w systemie do faktur, w Base, u kuriera, w narzędziu do newslettera czy w CRM trzeba sprawdzić i obsłużyć osobno. Część danych, np. z dokumentów księgowych, może podlegać obowiązkowi przechowywania - zanim cokolwiek usuniesz, ustal to z księgową lub prawnikiem.

Retencja danych w WooCommerce - jak ustawić okresy przechowywania

W zakładce Konta i prywatność jest sekcja „Zachowywanie danych osobowych”. Ustawiasz w niej, po jakim czasie WooCommerce ma automatycznie usuwać lub anonimizować stare dane. Dokumentacja WooCommerce opisuje działanie poszczególnych pól:

• Zachowaj nieaktywne konta - konta, z których klient nie korzystał przez ustawiony okres, są usuwane.

• Zachowaj wstrzymane, nieudane i anulowane zamówienia - zamówienia z tymi statusami trafiają do kosza po upływie okresu.

• Zachowaj zwrócone i zrealizowane zamówienia - zamówienia zostają w sklepie, ale dane osobowe w nich są anonimizowane.

Puste pole oznacza, że dane są przechowywane bez ograniczenia czasu. Domyślnie wiele sklepów ma właśnie taki stan, bo nikt nie wpisał wartości. Okresy dobierz do swojej sytuacji: przepisów podatkowych, okresu na reklamacje i zwroty, a także tego, jak długo potrzebujesz historii klienta do obsługi. Anonimizacja zrealizowanych zamówień ma tę zaletę, że kwoty i produkty zostają w raportach sprzedaży, a znikają tylko dane, które pozwalają zidentyfikować osobę. Przed włączeniem tej funkcji upewnij się, że integracje, np. z systemem do faktur, mają już swoje kopie dokumentów.

Rejestr czynności przetwarzania dla sklepu internetowego

Rejestr czynności przetwarzania to dokument, w którym administrator opisuje, jakie operacje na danych osobowych wykonuje. Wymaga go art. 30 RODO. W rejestrze dla każdej czynności, np. realizacji zamówień, prowadzenia kont, newslettera czy reklamy, opisuje się m.in. cel, kategorie osób i danych, odbiorców, ewentualne przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, planowane terminy usunięcia i ogólny opis zabezpieczeń.

RODO przewiduje zwolnienie z prowadzenia rejestru dla firm zatrudniających mniej niż 250 osób, ale nie ma ono charakteru bezwzględnego - nie obejmuje m.in. przetwarzania, które nie ma charakteru sporadycznego. Sklep, który codziennie realizuje zamówienia, zwykle przetwarza dane regularnie. W UE trwają też prace nad uproszczeniem tych obowiązków dla mniejszych firm, dlatego aktualny zakres obowiązku sprawdź ze specjalistą. Niezależnie od obowiązku rejestr jest po prostu przydatny: porządkuje wiedzę o tym, gdzie płyną dane klientów.

Do przygotowania rejestru przyda się lista wtyczek i integracji sklepu. Każda wtyczka, która wysyła dane na zewnątrz, to potencjalny odbiorca danych, a często także firma, z którą trzeba zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania. Najczęstsze luki w sklepach WooCommerce i sposób ich uzupełnienia pokazuje poniższy diagram:

[#chart:woo76c]

Bezpieczeństwo danych klientów w panelu WooCommerce

RODO wymaga odpowiednich zabezpieczeń danych, a w sklepie WooCommerce największe ryzyko to zwykle dostęp do panelu. Każda osoba z kontem administratora lub kierownika sklepu widzi dane wszystkich klientów i zamówień. Nadawaj najniższe uprawnienia potrzebne do pracy, usuwaj konta osób, które już nie współpracują ze sklepem, i włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Pełną listę zabezpieczeń znajdziesz we wpisie bezpieczeństwo WooCommerce - lista kontrolna zabezpieczeń sklepu.

O danych osobowych trzeba pamiętać także w kopiach zapasowych i kopiach testowych sklepu. Kopia bazy zawiera wszystkie zamówienia i konta klientów, więc powinna być przechowywana bezpiecznie, z ograniczonym dostępem i przez określony czas. Kopia testowa na stagingu z prawdziwymi danymi klientów to kolejne miejsce, które trzeba chronić albo zanonimizować przed udostępnieniem podwykonawcom.

Jak Vinson pomaga z RODO w sklepie WooCommerce

W Vinson budujemy i rozwijamy sklepy na WooCommerce oraz integrujemy je z Allegro i Base. Przy RODO zajmujemy się stroną techniczną, a treść dokumentów i podstawy prawne zostawiamy prawnikom klienta:

• konfigurujemy stronę polityki prywatności, teksty w rejestracji i checkoucie oraz okresy przechowywania danych,

• przygotowujemy listę wtyczek i integracji, które przetwarzają dane klientów, jako materiał do rejestru czynności przetwarzania,

• wdrażamy baner zgód cookies i osobny zapis na newsletter z zapisem zgody,

• porządkujemy konta użytkowników, role i dostęp do danych w panelu.

Więcej o współpracy znajdziesz na stronie sklepy na WooCommerce z Vinson.

Najczęściej zadawane pytania

Czy sklep WooCommerce musi mieć politykę prywatności?

Tak. Sklep przetwarza dane klientów, więc musi ich poinformować m.in. o administratorze, celach przetwarzania, odbiorcach danych i prawach klienta. W WordPressie stronę polityki wskazujesz w Ustawieniach, w zakładce Prywatność, a link do niej możesz dodać do checkoutu znacznikiem [privacy_policy].

Czy przy zamówieniu w WooCommerce potrzebna jest zgoda na przetwarzanie danych?

Do realizacji zamówienia sklep potrzebuje danych do wysyłki i rozliczenia, a ich przetwarzanie w tym celu zwykle nie opiera się na zgodzie. Osobnej, dobrowolnej zgody wymagają najczęściej newsletter, marketing SMS i część cookies. Podstawy prawne dla swojego sklepu ustal z prawnikiem.

Jak usunąć dane klienta w WooCommerce?

Użyj w WordPressie ekranu Narzędzia, Usuń dane osobiste. Klient potwierdza prośbę e-mailem, a zakres usunięcia z zamówień zależy od opcji w zakładce WooCommerce Konta i prywatność. Dane w systemach zewnętrznych, np. w programie do faktur czy w Base, trzeba usunąć osobno, z uwzględnieniem obowiązków przechowywania dokumentów.

Jak długo sklep może przechowywać dane klientów?

RODO nie podaje jednego okresu - dane można przechowywać tak długo, jak jest to potrzebne do celu i wymagane przepisami, np. podatkowymi. W WooCommerce okresy ustawiasz w sekcji „Zachowywanie danych osobowych”. Puste pole oznacza przechowywanie bez limitu, więc warto je świadomie uzupełnić.

Czy mały sklep internetowy musi prowadzić rejestr czynności przetwarzania?

Zwolnienie dla firm do 250 pracowników nie obejmuje m.in. przetwarzania, które nie jest sporadyczne, a sklep zwykle przetwarza dane zamówień codziennie. Przepisy w tym zakresie mogą się zmieniać, więc obowiązek potwierdź ze specjalistą ds. ochrony danych. Rejestr i tak pomaga uporządkować wiedzę o danych w sklepie.

RODO w sklepie WooCommerce to w dużej części porządek w ustawieniach, wtyczkach i integracjach, a nie tylko dokument na stronie. Pamiętaj, że dane klientów są też w kopiach zapasowych - o ich bezpiecznym przechowywaniu piszemy w tekście o tym, jak robić kopie zapasowe WooCommerce i testować odtwarzanie. Jeśli chcesz uporządkować prywatność w sklepie od strony technicznej, sprawdź sklep na WooCommerce z Vinson.