Pakowanie zamówień z Empiku – standardy, które ograniczają uszkodzenia

Jak ustalić standard pakowania

Standard pakowania to prosta instrukcja, która mówi, jak pakować każdy typ produktu. Dzięki niej paczka wygląda tak samo niezależnie od tego, kto pakuje, a nowa osoba w magazynie szybko wie, co robić. Instrukcja powinna zmieścić się na jednej kartce przy stanowisku pakowania.

1. Sprawdź zamówienie – zgodność produktu, wariantu i ilości z zamówieniem w panelu oraz stan towaru.

2. Dobierz karton – najlepiej o 2–3 cm większy od produktu z każdej strony; za duży karton oznacza przesuwanie się towaru, za mały – brak miejsca na amortyzację.

3. Zabezpiecz produkt – wypełniacz papierowy lub powietrzny, narożniki do pudełek, folia lub woreczek dla płynów.

4. Dołóż dokument – paragon lub fakturę, jeśli nie jest przekazywana elektronicznie; nie dokładaj materiałów zachęcających do zakupów poza Empikiem.

5. Zamknij i sprawdź – taśma w kształt litery H, krótki test potrząśnięcia: nic nie powinno się przesuwać.

6. Nadaj i uzupełnij panel – etykieta przewoźnika, numer przesyłki w zamówieniu.

Wykres – jak pakować typowe kategorie produktów sprzedawanych na Empiku. [#chart:em67b]

Pakowanie według kategorii produktów

Empik to platforma z dużym udziałem książek, gier, zabawek, artykułów szkolnych, kosmetyków i wyposażenia domu. Każda z tych grup ma swoje typowe uszkodzenia, więc standard warto dopasować do asortymentu.

[#tip] W przypadku gier, zabawek i produktów kolekcjonerskich klienci traktują pudełko producenta jako część produktu. Wgnieciony narożnik pudełka bywa powodem zwrotu, nawet jeśli zawartość jest nienaruszona. Wysyłka w samym opakowaniu producenta z naklejoną etykietą to częsta przyczyna niezadowolenia.

Ile kosztują uszkodzenia – prosty rachunek

Lepsze materiały kosztują, dlatego warto policzyć, czy się opłacają. Porównaj dwa koszty: dodatkowy koszt lepszego zabezpieczenia na każdą paczkę i stratę na każdym uszkodzonym zamówieniu – koszt towaru, ponownej wysyłki lub zwrotu pieniędzy, utraconą prowizję i czas obsługi.

[#przyklad] Sklep z grami wysyła 600 paczek miesięcznie, a 2% z nich dociera z uszkodzonym pudełkiem. To 12 reklamacji, z których każda kosztuje średnio ok. 60 zł – wymiana, dwie wysyłki, utracona prowizja i czas obsługi. Razem ok. 720 zł miesięcznie, nie licząc wpływu na oceny. Dodanie wypełniacza i narożników kosztuje ok. 0,80 zł na paczkę, czyli 480 zł miesięcznie. Jeśli lepsze pakowanie ograniczy uszkodzenia o połowę, sklep oszczędza na samych reklamacjach i dodatkowo chroni ocenę konta.

Koszty pakowania i uszkodzeń warto uwzględniać w kalkulacji marży kanału. Jak to zrobić, pokazaliśmy w artykule marża na Empik Place.

Pakowanie a klasy logistyczne i koszt dostawy

Na Empiku koszt dostawy przypisujesz przez klasy logistyczne. Rozmiar i waga paczki po zapakowaniu decydują o tym, w jakiej klasie powinien być produkt i jaki koszt wysyłki płaci klient. Zbyt duży karton potrafi przenieść paczkę do droższej gabarytowo kategorii u przewoźnika, a niedopasowana klasa logistyczna oznacza, że dopłacasz do każdej wysyłki.

Przy darmowej dostawie, np. w ramach Empik Premium, koszt przewoźnika pokrywasz Ty, więc każdy centymetr kartonu ma znaczenie. Dopasowane opakowania i regularny przegląd klas logistycznych to sposób na niższy koszt dostawy bez pogorszenia ochrony produktu.

Jak sprawdzać, czy standard działa

• Ocena w kategorii jakości zapakowania – sprawdzaj regularnie w sekcji ocen; spadek to sygnał do przeglądu procesu.

• Incydenty z powodu uszkodzeń – zapisuj przyczynę każdego incydentu i zwrotu, by wyłapać produkty, które często się niszczą.

• Reklamacje u przewoźnika – uszkodzenia powtarzające się na jednej trasie lub u jednego przewoźnika mogą wymagać zmiany usługi.

• Komentarze klientów – opinie często wprost mówią, co było nie tak z paczką.

Wskaźniki i raporty, które warto śledzić, opisaliśmy w artykule statystyki sprzedaży na Empik Place. Zasady liczenia parametrów jakości znajdziesz w Centrum Pomocy w artykule parametry jakości obsługi.

Jak reagować na skargę na pakowanie

Nawet najlepszy standard nie wyeliminuje wszystkich uszkodzeń – część z nich powstaje w transporcie. Ważne jest, jak zareagujesz. Klient, który zgłasza uszkodzenie, oczekuje szybkiej i konkretnej odpowiedzi: przeprosin, propozycji rozwiązania i informacji, co dalej. Odpowiedź na wiadomość w ciągu 24 godzin w dni robocze to standard obsługi, a sprawne rozwiązanie incydentu często ratuje ocenę.

1. Poproś o zdjęcia – paczki i produktu; pomogą w reklamacji u przewoźnika i w analizie przyczyny.

2. Zaproponuj rozwiązanie – wymianę, zwrot pieniędzy lub częściowy zwrot, zależnie od skali uszkodzenia.

3. Zapisz przyczynę – produkt, karton, przewoźnik; po kilku przypadkach zobaczysz wzorzec.

4. Odpowiedz na ocenę – jeśli klient wystawił niską ocenę, możesz jednorazowo odpowiedzieć rzeczowo i bez emocji.

Pakowanie w sezonie

W okresie przedświątecznym i przy powrocie do szkoły liczba paczek rośnie, a z nią presja czasu. To moment, w którym standard pakowania najłatwiej się rozpada: brakuje odpowiednich kartonów, nowe osoby w magazynie nie znają zasad, a paczki są pakowane w pośpiechu. Tymczasem w sezonie każde opóźnienie i każde uszkodzenie szybciej wpływa na wskaźniki, bo zamówień jest więcej.

• Zamów materiały z wyprzedzeniem – na podstawie zużycia z poprzednich miesięcy i prognozy sprzedaży.

• Przeszkol nowe osoby – na jednej kartce instrukcji, z przykładami dla najczęściej sprzedawanych produktów.

• Przygotuj gotowe zestawy – dla bestsellerów karton z wypełniaczem może być przygotowany wcześniej.

• Wydłuż czas wysyłki, jeśli trzeba – lepiej uczciwie zadeklarować dzień więcej niż wysyłać źle zapakowane paczki.

Opakowania przyjazne środowisku

Coraz więcej klientów zwraca uwagę na ilość plastiku w paczce. Papierowe wypełniacze, kartony z recyklingu i taśmy papierowe mogą zapewnić porównywalną ochronę dla wielu produktów, zwłaszcza książek, gier czy artykułów szkolnych. Przy płynach i szkle warto jednak zachować folię tam, gdzie chroni przed wyciekiem lub pęknięciem – uszkodzony produkt i dodatkowa wysyłka to większe obciążenie niż kawałek folii. Najlepszym ekologicznym rozwiązaniem jest dopasowany karton, bo mniej powietrza w paczce to mniej materiału i niższy koszt przewozu.

Pakowanie przy magazynie zewnętrznym

Jeśli zamówienia pakuje operator logistyczny, przekaż mu swój standard pakowania i zasady Empiku – szczególnie zakaz ulotek kierujących poza empik.com, wymagania dla paczek do salonów i zakaz korzystania z wykluczonych usług wysyłkowych. Operatorzy obsługujący wiele platform często mają domyślne ustawienia, które nie pasują do Empiku. Więcej o współpracy z magazynem zewnętrznym przeczytasz w artykule fulfillment dla sprzedaży na Empiku.

Najczęstsze błędy w pakowaniu

1. Etykieta naklejona na pudełko producenta – produkt dociera zniszczony wizualnie, choć zawartość jest cała.

2. Za duży karton bez wypełniacza – towar przesuwa się i uderza o ścianki.

3. Ulotki innego sklepu w paczce – naruszenie zasad Empiku, za które odpowiada sprzedawca.

4. Płyny bez dodatkowego zabezpieczenia – wyciek niszczy cały pakunek, a czasem paczki innych nadawców.

5. Brak kontroli przed zamknięciem – pomylony wariant lub brakujący element kończy się zwrotem.

[#checklista] Standard pakowania na stanowisku: kontrola zgodności z zamówieniem; dobór kartonu do produktu; wypełniacz i narożniki; zabezpieczenie płynów; dokument sprzedaży; brak ulotek kierujących poza Empik; taśma w kształt H; test potrząśnięcia; numer przesyłki w panelu; dla salonów – limit wymiarów i etykieta z numerem zamówienia.

Jeśli zaczynasz sprzedaż na Empiku, standard pakowania warto ustalić przed pierwszymi zamówieniami. Plan pierwszych tygodni znajdziesz w artykule pierwszy miesiąc na Empik Place, a wskazówki dla jednoosobowych firm w tekście Empik Place dla małej firmy. Wpływ oceny na pozycję ofert opisaliśmy w artykule konkurencja na Empik Place.

Najczęściej zadawane pytania

Czy Empik ma wymagania co do opakowań?

Regulamin nie narzuca konkretnych materiałów, ale wymaga m.in. numeru przesyłki w każdym zamówieniu i zakazuje dokładania materiałów kierujących klientów poza empik.com. Dla dostaw do salonów obowiązują limity wymiarów i wagi oraz etykieta z numerem zamówienia.

Czy jakość pakowania wpływa na ocenę sprzedawcy?

Tak. Jakość zapakowania to jedna z pięciu kategorii, w których klienci oceniają sprzedawcę. Średnia ocena wpływa na standard obsługi i na kolejność ofert na karcie produktu.

Czy mogę dołączyć do paczki ulotkę swojego sklepu?

Nie, jeśli zachęca do zakupów poza empik.com, np. zawiera kod rabatowy do własnego sklepu. Regulamin zabrania kierowania klientów poza platformę.

Kto płaci za uszkodzony towar?

Wobec klienta odpowiada sprzedawca. Przy zwrocie towaru uszkodzonego regulamin nie przewiduje zwrotu prowizji. Roszczenia wobec przewoźnika możesz zgłaszać zgodnie z jego zasadami reklamacji.

Jakie wymiary może mieć paczka do salonu Empik?

Według zasad programu dostaw do salonów maksymalny bok paczki to 60 cm, objętość do 90 000 cm³, a waga do 20 kg. Całe zamówienie musi być w jednej paczce.

Jak pakować gry i zabawki, żeby uniknąć zwrotów?

Zawsze w kartonie zewnętrznym, z wypełniaczem i ochroną narożników. Pudełko producenta klienci traktują jako część produktu, więc nie naklejaj etykiety bezpośrednio na nie.

Podsumowanie

Pakowanie na Empiku wpływa na ocenę sprzedawcy, incydenty, zwroty i koszty – a przez ocenę także na pozycję ofert. Prosty standard pakowania dopasowany do kategorii produktów, przestrzeganie zasad regulaminu i regularna kontrola wskaźników to tani sposób na lepsze wyniki kanału.

Pomagamy sprzedawcom ustawić procesy obsługi zamówień na Empiku, od pakowania po wskaźniki jakości. Jako certyfikowany partner Empik Place wdrażamy i prowadzimy konta – więcej na stronie sprzedaż na Empik.