Monitoring wizyjny w magazynie sklepu a RODO - zasady stosowania kamer

Łukasz Palej

Technical Implementation Expert

26.05.2026

Monitoring wizyjny w magazynie sklepu a RODO - zasady stosowania kamer

Wsparcie IT dla firm i sklepów

Łukasz PalejTechnical Implementation Expert

Wsparcie IT

Monitoring wizyjny w magazynie sklepu jest zgodny z RODO i Kodeksem pracy, gdy kamery służą konkretnemu celowi, np. ochronie mienia lub bezpieczeństwu pracowników, nie obejmują pomieszczeń socjalnych i sanitarnych, a pracownicy zostali poinformowani co najmniej 2 tygodnie przed uruchomieniem. Teren musi być oznaczony najpóźniej dzień przed startem, a nagrania przechowuje się nie dłużej niż 3 miesiące, chyba że stanowią dowód w postępowaniu. Do tego dochodzi strona techniczna: zabezpieczony rejestrator, imienne konta i automatyczne nadpisywanie nagrań.

Kamery w magazynie sklepu internetowego mają zwykle bardzo praktyczne zadania: dokumentują pakowanie paczek na wypadek reklamacji „pusta paczka”, chronią towar przed kradzieżą i pomagają wyjaśnić wypadki przy pracy. Każde nagranie, na którym widać pracownika, kuriera czy klienta odbierającego paczkę osobiście, to jednak przetwarzanie danych osobowych. Poniżej opisujemy, kiedy można zainstalować kamery w magazynie i biurze, jak oznaczyć monitoring, jak poinformować pracowników i jak skonfigurować system, żeby nie stał się źródłem wycieku. Tekst ma charakter praktyczny i nie zastępuje porady prawnej.

[#wazne] W skrócie: monitoring a RODO w magazynie sklepu to przede wszystkim art. 22² Kodeksu pracy. Kamery możesz stosować, gdy jest to niezbędne m.in. do ochrony mienia lub bezpieczeństwa pracowników, z wyłączeniem łazienek, szatni, stołówek i palarni. Pracowników informujesz najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem, teren oznaczasz najpóźniej dzień wcześniej, a nagrania usuwasz najpóźniej po 3 miesiącach. W Vinson pomagamy skonfigurować rejestratory, dostęp i przechowywanie nagrań w firmach i sklepach internetowych.

Kiedy można stosować monitoring wizyjny w magazynie sklepu

Monitoring wizyjny to rejestracja obrazu z terenu zakładu pracy lub terenu wokół niego za pomocą kamer. W przypadku pracodawcy podstawowe zasady określa art. 22² Kodeksu pracy, który pozwala wprowadzić monitoring, jeżeli jest to niezbędne do jednego z czterech celów:

Zapewnienie bezpieczeństwa pracowników - np. kontrola stref z wózkami, regałami wysokiego składowania czy rampą załadunkową.
Ochrona mienia - zabezpieczenie towaru, sprzętu i lokalu przed kradzieżą i zniszczeniem.
Kontrola produkcji - w sklepie może to dotyczyć np. własnej produkcji lub konfekcjonowania towaru.
Zachowanie w tajemnicy informacji - których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Kluczowe jest słowo „niezbędne”. Pracodawca powinien umieć wyjaśnić, dlaczego dany cel nie może zostać osiągnięty łagodniejszymi środkami, np. zamkami, kontrolą dostępu czy alarmem. Dokumentowanie pakowania paczek to w e-commerce częsty i zrozumiały powód, ale kamera skierowana na stanowisko pakowania nie powinna przy okazji obejmować całego pomieszczenia i stale rejestrować twarzy pracownika z bliska, jeśli do celu wystarczy widok stołu i paczki.

Gdzie nie wolno instalować kamer w magazynie i biurze

Art. 22² Kodeksu pracy wyłącza z monitoringu pomieszczenia sanitarne, szatnie, stołówki i palarnie oraz pomieszczenia udostępnione zakładowej organizacji związkowej. Wyjątek dopuszcza monitoring takich miejsc tylko wtedy, gdy jest niezbędny do realizacji celu i nie narusza godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności dzięki technikom uniemożliwiającym rozpoznanie przebywających tam osób. W małym sklepie najprościej przyjąć, że kamer w tych pomieszczeniach po prostu nie ma. Poniższe porównanie pomaga zaplanować rozmieszczenie kamer:

[#chart:wit63a]

Osobno przemyśl biuro i punkt odbioru osobistego. W biurze, gdzie pracownicy spędzają cały dzień przy komputerach, trudniej uzasadnić niezbędność stałej rejestracji obrazu niż w magazynie z cennym towarem - często wystarczy kamera przy drzwiach wejściowych. W punkcie odbioru kamera obejmuje także klientów, więc tablica informacyjna musi być widoczna przed wejściem w strefę nagrywania, a nie dopiero przy ladzie. Kamery zewnętrzne ustaw tak, by nie obejmowały chodnika, ulicy ani posesji sąsiadów w szerszym zakresie, niż to konieczne.

Monitoring a RODO - co musi wiedzieć właściciel sklepu

Nagranie, na którym można zidentyfikować osobę, jest jej daną osobową, więc do monitoringu stosuje się RODO. Wobec pracowników podstawą są przepisy Kodeksu pracy, a wobec osób z zewnątrz, np. kurierów, dostawców czy klientów odbierających zamówienia w punkcie odbioru, zwykle prawnie uzasadniony interes administratora z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli ochrona mienia i bezpieczeństwa. Art. 22² Kodeksu pracy wprost odsyła też do art. 13 RODO, więc każda osoba w zasięgu kamer musi otrzymać informacje o przetwarzaniu jej danych.

Europejska Rada Ochrony Danych w wytycznych 3/2019 dotyczących przetwarzania danych osobowych za pomocą urządzeń wideo zaleca podejście warstwowe. Pierwsza warstwa to tablica ostrzegawcza przy wejściu w strefę monitorowaną, a druga to pełna klauzula informacyjna dostępna np. w biurze, na stronie internetowej albo w regulaminie. Monitoring trzeba też dopisać jako osobną czynność do rejestru czynności przetwarzania, z celem, kategoriami osób, okresem przechowywania i opisem zabezpieczeń.

Bezpłatna konsultacja IT

Masz problem techniczny w firmie lub sklepie?

Diagnoza problemu i plan naprawy
Bezpieczeństwo, kopie zapasowe, poczta
Stała opieka IT dla e-commerce

Konsultację poprowadzi Łukasz Palej, Technical Implementation Expert

Zobacz szczegóły usługi →

Jak oznaczyć monitoring i poinformować pracowników

Kodeks pracy wyznacza konkretne terminy, które łatwo przeoczyć przy szybkim montażu kamer. Najlepiej zaplanować wdrożenie od końca: najpierw ustalić datę uruchomienia, a potem cofnąć się o wymagane terminy. Całość wygląda tak:

[#chart:wit63b]

Cele, zakres i sposób stosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeśli pracodawca nie jest objęty układem ani nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy. W tabeli zebraliśmy obowiązki informacyjne, które wynikają z art. 22² Kodeksu pracy:

Obowiązek	Termin	Forma	Kogo dotyczy
Ustalenie celów, zakresu i sposobu monitoringu	Przed wdrożeniem	Układ zbiorowy, regulamin pracy lub obwieszczenie	Wszystkich pracowników
Poinformowanie pracowników o wprowadzeniu monitoringu	Najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem	Sposób przyjęty u pracodawcy	Obecnych pracowników
Informacja dla nowego pracownika	Przed dopuszczeniem do pracy	Na piśmie	Nowo zatrudnionych
Oznaczenie terenu i pomieszczeń	Najpóźniej 1 dzień przed uruchomieniem	Widoczne i czytelne znaki lub ogłoszenia dźwiękowe	Pracowników i osoby z zewnątrz
Klauzula informacyjna z art. 13 RODO	Najpóźniej przy pierwszym kontakcie z monitoringiem	Tablica i pełna klauzula	Każdego w zasięgu kamer

[#przyklad] Przykładowa treść tablicy przy wejściu do magazynu: „Obiekt monitorowany. Administrator: [nazwa firmy, adres, e-mail]. Cel: ochrona mienia i bezpieczeństwo pracowników. Nagrania przechowujemy do 30 dni. Masz prawo dostępu do danych i inne prawa wynikające z RODO. Pełna informacja: w biurze firmy i na stronie [adres strony].” Okres przechowywania podaj zgodny z faktycznym ustawieniem rejestratora.

Jak długo przechowywać nagrania z kamer w magazynie

Art. 22² Kodeksu pracy pozwala przechowywać nagrania nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania. Jeżeli nagranie stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa albo pracodawca powziął wiadomość, że może ono stanowić dowód, okres ten przedłuża się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie terminu nagrania trzeba zniszczyć. Trzy miesiące to górna granica, a nie zalecenie - jeśli reklamacje „pustej paczki” zgłaszane są zwykle w ciągu kilku tygodni, krótszy okres może w zupełności wystarczyć.

W praktyce terminy realizuje rejestrator. Ustaw nadpisywanie najstarszych nagrań i maksymalny czas przechowywania tak, by nigdy nie przekraczał przyjętego okresu. Sprawdź też, czy rejestrator nie ma większego dysku, niż zakładasz - przy dużej pojemności i braku limitu czasu nagrania potrafią zostać na nim znacznie dłużej niż 3 miesiące. Nagrania potrzebne jako dowód, np. do reklamacji u przewoźnika, eksportuj do osobnego, zabezpieczonego folderu i opisz, do jakiej sprawy należą.

Nagrywanie dźwięku w magazynie

Przepisy Kodeksu pracy o monitoringu wizyjnym dotyczą rejestracji obrazu. Wiele kamer ma jednak wbudowany mikrofon, który domyślnie nagrywa dźwięk. Rejestracja rozmów pracowników to znacznie głębsza ingerencja w prywatność i nie mieści się w definicji monitoringu z art. 22², dlatego przy konfiguracji kamer wyłącz nagrywanie dźwięku, a jeśli uważasz, że jest potrzebne, skonsultuj to z prawnikiem.

Kto może oglądać nagrania z kamer w magazynie

Dostęp do nagrań powinna mieć tylko niewielka, z góry wskazana grupa osób, np. właściciel i kierownik magazynu, z pisemnym upoważnieniem do przetwarzania danych. Pozostali pracownicy nie powinni mieć podglądu na żywo na telefonie tylko dlatego, że tak było wygodniej przy montażu. Warto też z góry ustalić, jak postępujesz z prośbami o udostępnienie nagrań:

Prośba pracownika - osoba nagrana ma prawo dostępu do swoich danych z art. 15 RODO; przy wydawaniu kopii zadbaj o zamazanie wizerunku innych osób, jeśli to konieczne.
Policja lub sąd - nagrania wydajesz na podstawie pisemnego żądania uprawnionego organu i odnotowujesz, co i komu przekazano.
Przewoźnik lub ubezpieczyciel - przy reklamacji paczki zwykle wystarczy fragment z pakowaniem, bez szerszego kadru i bez innych osób.
Klient sklepu - nagranie z pakowania jego zamówienia możesz opisać lub pokazać kadr z paczką, zamiast wysyłać pełny plik.

Każde udostępnienie zapisz w prostym rejestrze: data, osoba lub instytucja, zakres nagrania i podstawa. Dzięki temu w razie kontroli lub sporu łatwo wykazać, że nagrania nie były wykorzystywane do innych celów niż te, dla których je zebrano, co wprost wymaga art. 22² Kodeksu pracy.

Kamery w magazynie - bezpieczeństwo techniczne systemu monitoringu

Kamery IP i rejestratory to urządzenia sieciowe, które bywają słabo zabezpieczone. Nieaktualne oprogramowanie, domyślne hasła i rejestrator wystawiony do internetu przez przekierowanie portów to proszenie się o kłopoty - nagrania z magazynu mogą trafić do osób postronnych, a to oznacza naruszenie ochrony danych. Najczęstsze problemy i poprawki zebraliśmy w diagramie:

[#chart:wit63c]

Na liście kontrolnej przy wdrożeniu lub przeglądzie monitoringu warto mieć co najmniej te punkty:

Zmiana haseł domyślnych - na rejestratorze i każdej kamerze, z hasłami przechowywanymi w firmowym menedżerze haseł.
Imienne konta - osobne konto dla każdej osoby z dostępem do podglądu lub nagrań, z najniższymi potrzebnymi uprawnieniami.
Aktualizacje oprogramowania - firmware kamer i rejestratora pobierany wyłącznie ze strony producenta.
Dostęp zdalny przez VPN - zamiast przekierowania portów i usług P2P włączonych domyślnie, z których nie korzystasz.
Osobna sieć dla kamer - oddzielona od komputerów biurowych i terminali płatniczych, np. przez VLAN.
Synchronizacja czasu - poprawna data i godzina na nagraniu ma znaczenie przy reklamacjach i postępowaniach.
Szyfrowany eksport - nagrania do reklamacji zapisuj w zabezpieczonym folderze, a nie na pendrive'ie bez szyfrowania.

Rejestrator warto traktować jak każdy inny serwer w firmie: z kopią konfiguracji, monitorowaniem dysków i jasno określonym administratorem. Jeśli rozważasz zapis nagrań na firmowym dysku sieciowym, przeczytaj nasz poradnik serwer NAS w firmie e-commerce - czy warto i jaki model wybrać.

Monitoring w chmurze a umowa powierzenia

Coraz więcej systemów zapisuje nagrania w chmurze producenta lub firmy ochroniarskiej. W takim przypadku dostawca przetwarza dane osobowe w imieniu sklepu, więc potrzebna jest umowa powierzenia przetwarzania danych, a w rejestrze czynności trzeba wskazać go jako odbiorcę. Sprawdź też, w jakim kraju znajdują się serwery i czy okres przechowywania w chmurze możesz ustawić tak samo jak na lokalnym rejestratorze.

Jak Vinson pomaga wdrożyć monitoring zgodny z RODO od strony IT

Vinson to agencja e-commerce z Bochni działająca od 2021 r., certyfikowany partner Base i autoryzowany partner Shoper, oceniana na 4,9/5 ze 171 opinii przez klientów z ponad 500 firm. W ramach wsparcia informatycznego dla firm i sklepów zabezpieczamy techniczną stronę monitoringu: wydzielamy sieć dla kamer, zmieniamy domyślne hasła, zakładamy imienne konta, aktualizujemy oprogramowanie rejestratorów, konfigurujemy bezpieczny dostęp zdalny przez VPN i ustawiamy automatyczne usuwanie nagrań zgodne z przyjętym okresem. Przygotowujemy też opis zabezpieczeń do rejestru czynności przetwarzania. Treść regulaminu pracy i klauzul informacyjnych warto skonsultować z prawnikiem.

Najczęściej zadawane pytania

Czy można zamontować kamery w magazynie sklepu internetowego?

Tak, jeśli monitoring jest niezbędny do celu wskazanego w art. 22² Kodeksu pracy, np. ochrony mienia lub bezpieczeństwa pracowników. Trzeba ustalić zasady w regulaminie pracy lub obwieszczeniu, poinformować pracowników co najmniej 2 tygodnie wcześniej i oznaczyć teren najpóźniej dzień przed uruchomieniem.

Jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu w firmie?

Nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy nagranie stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu - wtedy przechowuje się je do prawomocnego zakończenia sprawy. Krótszy okres jest dopuszczalny i często wystarczający.

Czy kamera może obejmować stanowisko pakowania paczek?

Może, jeśli służy np. ochronie mienia i dokumentowaniu zawartości przesyłek na potrzeby reklamacji, a pracownicy zostali o tym poinformowani. Kadr warto ograniczyć do stołu i paczki. Monitoring nie powinien służyć do ciągłej obserwacji samego pracownika.

Czy monitoring w magazynie trzeba zgłaszać do UODO?

Nie, RODO nie przewiduje zgłaszania monitoringu do Prezesa UODO. Monitoring trzeba natomiast wpisać do rejestru czynności przetwarzania, przygotować klauzulę informacyjną i zabezpieczyć nagrania. W niektórych przypadkach, np. przy monitoringu na dużą skalę miejsc dostępnych publicznie, może być potrzebna ocena skutków dla ochrony danych.

Czy kamery w magazynie mogą nagrywać dźwięk?

Przepisy o monitoringu w Kodeksie pracy dotyczą rejestracji obrazu, a nagrywanie rozmów jest znacznie poważniejszą ingerencją w prywatność. Bezpieczniej wyłączyć mikrofony w kamerach. Jeśli nagrywanie dźwięku wydaje się konieczne, skonsultuj to wcześniej z prawnikiem.

Jeśli chcesz, żeby kamery w Twoim magazynie były bezpieczne od strony sieci, kont i przechowywania nagrań, skontaktuj się z nami w sprawie wsparcia IT. Monitoring to tylko jeden z obowiązków - pozostałe zebraliśmy w artykule RODO w sklepie internetowym - praktyczna lista obowiązków sprzedawcy, a jak dopisać monitoring do dokumentacji, pokazujemy w poradniku o tym, jak prowadzić rejestr czynności przetwarzania w sklepie.