Integracja z fulfillmentem 3PL - przepływ zamówień i stanów między sklepem a magazynem

Stany magazynowe przy fulfillmencie 3PL - kto jest źródłem prawdy

Przy fulfillmencie źródłem prawdy dla stanu fizycznego jest operator, bo to on liczy towar na półkach. Sklep albo integrator powinien przyjmować jego stany i rozsyłać je do kanałów sprzedaży, uwzględniając zamówienia, które zostały złożone, ale jeszcze nie dotarły do magazynu. To właśnie ta luka czasowa jest głównym źródłem sprzedaży towaru, którego nie ma: operator pokazuje 5 sztuk, a w kolejce do przekazania czekają już 3 zamówienia.

Dlatego dostępna ilość w kanałach to zwykle stan operatora minus zamówienia nieprzekazane i minus ewentualny bufor bezpieczeństwa. Jak liczyć i rozsyłać takie stany do sklepu i marketplace'ów, opisujemy szerzej w artykule synchronizacja stanów magazynowych między sklepem a marketplace. Przy 3PL dochodzą do tego trzy rzeczy specyficzne dla operatora:

• Częstotliwość publikacji stanów - część operatorów udostępnia stany na bieżąco przez API, inni raz na kilka godzin w pliku. Przy rzadkiej aktualizacji bufor musi być większy.

• Towar zablokowany - uszkodzony, w kwarantannie po zwrocie albo przypisany do kompletowanych zamówień. Trzeba ustalić, którą wartość operator podaje jako dostępną.

• Uzgadnianie stanów - raz dziennie warto porównać stany operatora z oczekiwanymi i raportować różnice powyżej progu, zamiast odkrywać je przy inwentaryzacji.

[#tip] Ustal z operatorem, w jakiej jednostce podaje stany zestawów i produktów sprzedawanych w opakowaniach zbiorczych. Jeśli sklep sprzedaje karton 6 sztuk jako jeden produkt, a magazyn liczy pojedyncze sztuki, integracja musi przeliczać ilości w obu kierunkach, inaczej stany rozjadą się po pierwszej dostawie.

Bezpośrednie API operatora czy integrator - jak połączyć 3PL

Są trzy typowe sposoby technicznego połączenia sklepu z fulfillmentem. Gotowa wtyczka operatora do platformy sklepu jest najszybsza, ale obsługuje tylko ten jeden sklep. Integrator sprzedaży, taki jak Base, zbiera zamówienia ze sklepu i marketplace'ów w jednym miejscu i przekazuje je operatorowi, jeśli ma z nim integrację. Własne połączenie z API operatora daje pełną kontrolę nad logiką, np. nad opóźnieniem przekazania, regułami podziału zamówień czy obsługą przedsprzedaży.

Część platform ma też własny model współpracy z magazynami. Shopify w dokumentacji dla deweloperów opisuje aplikacje typu fulfillment service: operator ma w sklepie własną lokalizację, dostaje prośby o realizację zleceń (fulfillment requests), które może przyjąć lub odrzucić, a po wysyłce tworzy realizację z numerem przesyłki. Sklep może też poprosić o anulowanie zlecenia przed wysyłką, a operator tę prośbę przyjmuje lub odrzuca. To dobry wzorzec także dla innych platform: zamówienie przekazane do magazynu nie jest już w pełni pod kontrolą sklepu.

[#chart:wpr69b]

Jedna zasada obowiązuje w każdym wariancie: zamówienia z danego kanału trafiają do operatora tylko jedną drogą. Jeśli to samo konto marketplace jest podłączone i do integratora, i bezpośrednio do operatora, prędzej czy później pojawią się zdublowane zamówienia i dwie paczki do jednego klienta.

Najczęstsze problemy w integracji z fulfillmentem 3PL

Większość awarii nie wynika z samego API, tylko z rozjazdu ustaleń między sklepem a operatorem. Oto problemy, które pojawiają się najczęściej przy przeglądach takich integracji:

1. Nowy produkt bez kartoteki - sklep zaczyna sprzedawać produkt, którego operator nie zna. Zamówienie trafia do magazynu i zostaje odrzucone albo utknie w statusie błędu.

2. Zmiana adresu po przekazaniu - klient prosi o zmianę, obsługa poprawia adres w sklepie, ale operator wysyła na stary, bo integracja nie przesyła aktualizacji.

3. Niezmapowana metoda dostawy - nowa metoda w koszyku nie ma odpowiednika u operatora, więc zamówienie czeka na ręczną decyzję.

4. Brak numeru przesyłki w kanale - operator wysłał paczkę, ale status z numerem nie wrócił do marketplace'u, przez co rośnie odsetek zamówień bez śledzenia.

5. Zwroty bez informacji zwrotnej - magazyn przyjmuje zwrot, ale sklep nie wie, w jakim stanie jest towar, więc zwrot pieniędzy jest wstrzymany albo wykonany bez kontroli.

[#chart:wpr69c]

Jeśli operator udostępnia powiadomienia o zmianie statusu, warto je wykorzystać zamiast odpytywać API co kilka minut. Trzeba jednak pamiętać, że powiadomienia mogą przyjść podwójnie albo wcale, więc integracja powinna rozpoznawać duplikaty i okresowo sprawdzać, czy nic nie zginęło. Sposób potwierdzania odbioru i ponawiania komunikatów warto uzgodnić z operatorem jeszcze przed startem.

Braki przy kompletacji i zamówienia częściowe

Osobny scenariusz to sytuacja, w której stan w systemie operatora się zgadzał, ale przy kompletacji brakuje towaru: produkt jest uszkodzony albo leży w złym miejscu. Integracja musi wiedzieć, co wtedy robi operator. Jedni wstrzymują całe zamówienie i czekają na decyzję sklepu, inni wysyłają dostępne pozycje i zgłaszają brak. W drugim przypadku sklep dostaje informację o wysyłce częściowej i musi sam zdecydować o dosłaniu brakującego produktu albo o częściowym zwrocie pieniędzy. Jeśli integracja nie obsługuje takiego komunikatu, zamówienie w sklepie wygląda na zrealizowane w całości, a klient dowiaduje się o braku dopiero po otwarciu paczki. Dlatego scenariusz braku warto opisać w umowie z operatorem i przetestować przed startem tak samo jak zwykłe zamówienie.

Przejście na fulfillment 3PL - jak zaplanować start integracji

Przeniesienie wysyłek do operatora to projekt z datą graniczną: do pewnego dnia pakujesz sam, od następnego wysyła magazyn. Najwięcej problemów powstaje właśnie w tym przejściu, gdy część towaru jest jeszcze u Ciebie, a część już u operatora. Dlatego plan warto rozpisać na etapy:

• uzupełnienie kartoteki produktów i przesłanie jej do operatora z wyprzedzeniem,

• awizacja pierwszej dostawy i porównanie przyjętych ilości z wysłanymi,

• testy na środowisku testowym operatora: zamówienie zwykłe, z pobraniem, do punktu odbioru, anulowane, zmienione,

• przełączenie stanów w kanałach na stany operatora dopiero po przyjęciu towaru,

• kilka dni podwójnej kontroli: codzienny raport zamówień przekazanych, wysłanych i bez numeru przesyłki.

[#checklista] Przed uruchomieniem integracji z 3PL ustal: kto jest źródłem prawdy dla stanów i jak często operator je publikuje; jak przekazywane są anulacje i zmiany adresu; kto tworzy przesyłki dla zamówień z marketplace'ów; jakie metody dostawy obsługuje operator; jak raportowane są zwroty i towar uszkodzony; jakie raporty usług operator udostępnia do weryfikacji faktury; kto po Twojej stronie reaguje na błędy integracji.

Ostatni punkt dotyczy pieniędzy. Operator fakturuje zwykle za usługi magazynowe i za każde zamówienie, a dane do faktury pochodzą z jego systemu. Jeśli integracja zapisuje w sklepie, kiedy zamówienie zostało przekazane, wysłane i ile miało pozycji, możesz porównać fakturę z własnymi danymi zamiast przyjmować ją na wiarę.

Jak Vinson pomaga w integracji z fulfillmentem 3PL

Programiści Vinson projektują i wdrażają przepływy danych między sklepem, marketplace'ami a magazynami zewnętrznymi. Pomagamy wybrać sposób połączenia - wtyczkę operatora, integrator taki jak Base albo własną integrację z API - przygotowujemy mapowanie produktów, metod dostawy i statusów, budujemy raporty uzgadniania stanów i monitoring błędów. Przejmujemy też istniejące integracje z 3PL, które gubią zamówienia albo rozjeżdżają stany. Szczegóły znajdziesz na stronie Wsparcie programistyczne dla e-commerce.

Najczęściej zadawane pytania

Co to jest integracja z fulfillmentem 3PL?

To połączenie sklepu i kanałów sprzedaży z systemem zewnętrznego magazynu, który kompletuje i wysyła zamówienia. Integracja przekazuje operatorowi zamówienia, kartotekę produktów i awizacje dostaw, a do sklepu odsyła statusy, numery przesyłek, stany i informacje o zwrotach.

Czy fulfillment 3PL można połączyć z Allegro i sklepem jednocześnie?

Tak, najczęściej przez integrator sprzedaży, który zbiera zamówienia ze wszystkich kanałów i przekazuje je operatorowi. Ważne, żeby każdy kanał był połączony z magazynem tylko jedną drogą. Przy zamówieniach z Allegro trzeba też ustalić, kto tworzy przesyłki w ramach programu Wysyłam z Allegro.

Skąd brać stany magazynowe przy fulfillmencie?

Źródłem stanu fizycznego jest operator, bo to on liczy towar. Do kanałów sprzedaży warto jednak wysyłać stan pomniejszony o zamówienia, które jeszcze nie dotarły do magazynu, i o bufor bezpieczeństwa. Raz dziennie dobrze jest porównać stany operatora z oczekiwanymi.

Jak obsłużyć anulowanie zamówienia przekazanego do 3PL?

Integracja powinna wysłać do operatora prośbę o anulowanie i czekać na potwierdzenie, bo zamówienie może być już w kompletacji. Jeśli operator odmówi, paczka wyjdzie i trzeba ją obsłużyć jak zwrot. Krótkie opóźnienie przekazania zamówień zmniejsza liczbę takich sytuacji.

Ile trwa wdrożenie integracji z magazynem 3PL?

To zależy od tego, czy operator ma gotową integrację z Twoją platformą lub integratorem, i od liczby kanałów sprzedaży. Najwięcej czasu zajmuje zwykle uporządkowanie kartoteki produktów, mapowanie metod dostawy i testy scenariuszy wyjątkowych, a nie samo połączenie z API.

Integracja z fulfillmentem 3PL działa dobrze wtedy, gdy każdy przepływ danych ma właściciela, a rozbieżności są wykrywane codziennie, a nie przy inwentaryzacji. Jeśli planujesz przejście do operatora albo chcesz naprawić istniejące połączenie, zobacz, jak działa wsparcie programistyczne Vinson. O bezpiecznym odbiorze powiadomień o statusach przeczytasz we wpisie webhooki w e-commerce - do czego służą.