E-maile transakcyjne w WooCommerce - szablony, statusy zamówień i dostarczalność
Technical Implementation Expert
E‑maile transakcyjne w WooCommerce - szablony, statusy zamówień i dostarczalność
E-maile transakcyjne w WooCommerce to automatyczne wiadomości wysyłane przy zdarzeniach w sklepie: nowym zamówieniu, opłaceniu, realizacji, zwrocie czy założeniu konta. Ich listę, nadawcę i wygląd ustawiasz w ustawieniach WooCommerce na karcie e-maili (Settings - Emails), a o tym, czy dotrą do skrzynki odbiorczej, decyduje przede wszystkim wysyłka przez uwierzytelniony serwer SMTP lub usługę pocztową oraz poprawne rekordy SPF, DKIM i DMARC domeny.
Klient, który zapłacił i nie dostał potwierdzenia, pisze do obsługi, dzwoni albo zgłasza reklamację u operatora płatności. Dlatego maile transakcyjne są jednym z najważniejszych elementów sklepu, choć rzadko się o nich myśli przy wdrożeniu. W tym wpisie wyjaśniamy, jakie wiadomości wysyła WooCommerce i przy jakich statusach zamówień, jak dopasować szablony do sklepu oraz jak skonfigurować SMTP w WooCommerce, żeby maile nie trafiały do spamu.
[#wazne] W skrócie: WooCommerce wysyła kilkanaście wbudowanych e-maili, część do sklepu (np. nowe zamówienie), część do klienta (np. zamówienie w trakcie realizacji i zrealizowane zamówienie). Treść i wygląd zmienisz w ustawieniach e-maili, a bardziej zaawansowane zmiany przez nadpisanie szablonów w motywie. Domyślnie WordPress wysyła pocztę funkcją PHP z serwera hostingu, dlatego warto skonfigurować SMTP przez wtyczkę, np. WP Mail SMTP lub FluentSMTP, i ustawić SPF, DKIM oraz DMARC dla domeny. W Vinson budujemy i rozwijamy sklepy na WooCommerce oraz integrujemy je z Allegro i Base.
Jakie e-maile transakcyjne wysyła WooCommerce
E-mail transakcyjny to wiadomość wywołana działaniem klienta lub zmianą w zamówieniu, a nie kampania marketingowa. Klient jej oczekuje, więc ma ona inny charakter niż newsletter. WooCommerce ma takie wiadomości wbudowane, bez dodatkowych wtyczek. Według dokumentacji WooCommerce główne e-maile to:
| E-mail (nazwa w panelu) | Odbiorca | Kiedy jest wysyłany |
|---|---|---|
| Nowe zamówienie (New order) | Sklep | Po otrzymaniu nowego zamówienia |
| Anulowane zamówienie (Cancelled order) | Sklep | Po anulowaniu zamówienia oczekującego, w realizacji lub wstrzymanego |
| Nieudane zamówienie (Failed order) | Sklep i klient | Gdy zamówienie przechodzi w status nieudane |
| Zamówienie wstrzymane (Order on-hold) | Klient | Gdy zamówienie zostaje wstrzymane, np. przy przelewie tradycyjnym |
| Zamówienie w trakcie realizacji (Processing order) | Klient | Po opłaceniu, ze szczegółami zamówienia |
| Zrealizowane zamówienie (Completed order) | Klient | Po oznaczeniu zamówienia jako zrealizowane, zwykle po wysyłce |
| Zamówienie zwrócone (Refunded order) | Klient | Po częściowym lub pełnym zwrocie |
| Notatka klienta (Customer note) | Klient | Po dodaniu notatki oznaczonej jako notatka dla klienta |
| Reset hasła i nowe konto | Klient | Przy resecie hasła i po założeniu konta |
Do tego dochodzi e-mail ze szczegółami zamówienia, który wysyłasz ręcznie z ekranu edycji zamówienia, np. gdy klient prosi o ponowne przesłanie danych do przelewu. Każdy e-mail możesz włączyć lub wyłączyć, zmienić jego temat, nagłówek i treść dodatkową, a dla wiadomości do sklepu ustawić adresatów. Nazwy w nawiasach to oryginały z angielskiej wersji panelu, które przydają się przy szukaniu pomocy w dokumentacji WooCommerce.
Statusy zamówień w WooCommerce a e-maile do klienta
E-maile do klienta są powiązane ze statusami zamówień. Dlatego to, jak Twój sklep i bramka płatności zmieniają statusy, wpływa bezpośrednio na to, co i kiedy dostaje klient. Typowa ścieżka zamówienia opłaconego online wygląda tak:
[#chart:woo48a]
Najczęstsze nieporozumienie dotyczy statusu zrealizowane. WooCommerce nie zmienia go sam po wysyłce paczki, chyba że robi to integracja z kurierem, systemem magazynowym lub integratorem. Jeśli nikt nie oznacza zamówień jako zrealizowane, klient nie dostanie maila o wysyłce. Odwrotny problem pojawia się, gdy obsługa masowo zmienia statusy starych zamówień i klienci dostają serię nieaktualnych powiadomień.
Warto też wiedzieć, że przy przelewie tradycyjnym zamówienie zwykle trafia w status wstrzymane, a klient dostaje maila z danymi do przelewu. Dopiero po zaksięgowaniu wpłaty i ręcznej zmianie statusu na w trakcie realizacji wychodzi potwierdzenie opłacenia. Sprawdź to na testowym zamówieniu, bo ustawienia bramek płatności i wtyczek mogą zmieniać tę ścieżkę.
Osobny przypadek to zamówienia oczekujące na płatność. Gdy klient wybierze płatność online i nie dokończy jej u operatora, zamówienie zostaje w statusie oczekującym, a WooCommerce nie wysyła wtedy ani maila do klienta, ani powiadomienia o nowym zamówieniu do sklepu. Powiadomienie do sklepu wychodzi dopiero, gdy zamówienie przejdzie dalej, np. w status w trakcie realizacji lub wstrzymane. Jeśli więc w panelu widzisz zamówienia, o których nie było maila, w pierwszej kolejności sprawdź ich status, a dopiero potem konfigurację poczty.
- Przegląd sklepu, wtyczek i wydajności
- Płatności, wysyłki i integracje
- Plan rozwoju sklepu
Konsultację poprowadzi Łukasz Palej, Technical Implementation ExpertŁukasz Palej
Technical Implementation Expert
Sklep na WooCommerce z Vinson
Łukasz i nasz zespół pomogą Ci wdrożyć to na Twoim koncie - bez zobowiązań.
- Analiza Twojego konta i obecnych działań
- Konkretny plan poprawek do wdrożenia
- Bezpłatna konsultacja – bez zobowiązań
Przeczytaj także
Więcej porad z naszej bazy wiedzy - przesuń, aby zobaczyć kolejne artykuły.
Wybierz dogodny termin w kalendarzu - bez wymiany maili w tę i z powrotem.