Dane klientów w arkuszach i mailach - jak je bezpiecznie przechowywać w sklepie

Jak bezpiecznie przechowywać dane klientów w arkuszach Google Sheets i Excel

Jeżeli arkusz z danymi klientów jest naprawdę potrzebny, ustaw go tak, by dało się kontrolować, kto ma do niego dostęp i co z nim robi. Poniższe zasady sprawdzają się zarówno w Google Workspace, jak i w Microsoft 365:

• Udostępnianie imienne - plik udostępniasz konkretnym kontom firmowym, a nie przez link dostępny dla każdego. W ustawieniach domeny administrator może zablokować udostępnianie poza organizację.

• Najniższe potrzebne uprawnienia - osoba, która tylko sprawdza adresy do wysyłki, dostaje rolę przeglądającego, a nie edytującego.

• Blokada pobierania i drukowania - w Google Drive możesz wyłączyć pobieranie, drukowanie i kopiowanie dla przeglądających i komentujących.

• Data wygaśnięcia dostępu - przy współpracy z osobą z zewnątrz, np. z księgową na czas zamknięcia roku, ustaw wygaśnięcie dostępu, jeśli Twój plan na to pozwala.

• Historia wersji i aktywności - włączona historia pozwala sprawdzić, kto i kiedy zmieniał dane, a w razie błędu przywrócić poprzednią wersję.

• Właściciel na koncie firmowym - pliki z danymi klientów powinny należeć do dysku współdzielonego firmy, a nie do prywatnego konta pracownika.

Uprawnienia do plików łatwiej kontrolować, gdy cały dysk ma przemyślaną strukturę. Jak ją zaprojektować, opisujemy w poradniku dysk współdzielony w firmie e-commerce - jak ułożyć foldery i uprawnienia.

Pliki Excel i CSV na komputerach pracowników

Pliki lokalne są najtrudniejsze do kontroli, bo nie widać ich w panelu administratora. Minimum to szyfrowanie dysku: w Windows 11 Pro służy do tego BitLocker, a w części urządzeń z Windows 11 Home dostępne jest szyfrowanie urządzenia. W macOS tę samą rolę pełni FileVault. Zaszyfrowany dysk sprawia, że kradzież laptopa nie oznacza automatycznie dostępu do plików. Jeśli plik Excel musi opuścić firmę, możesz zabezpieczyć go hasłem do otwarcia, a hasło przekazać innym kanałem, np. SMS-em lub przez menedżer haseł. Pliki CSV nie mają takiej opcji, więc przed wysyłką pakuj je do archiwum szyfrowanego AES-256, np. w programie 7-Zip.

[#uwaga] Ochrona arkusza lub skoroszytu w Excelu (blokada edycji komórek) to nie to samo co hasło do otwarcia pliku. Blokada edycji chroni tylko przed przypadkową zmianą formuł, a dane w pliku pozostają czytelne dla każdego, kto go otworzy. Do ochrony danych klientów służy wyłącznie szyfrowanie hasłem przy otwieraniu albo przechowywanie pliku w miejscu z kontrolą dostępu.

Jak bezpiecznie wysyłać dane klientów mailem

Poczta jest wygodna, ale wiadomości zostają w skrzynce nadawcy i odbiorcy, w kopiach zapasowych i często na telefonach. Raz wysłanego załącznika nie da się już odwołać. Dlatego w sklepie warto przyjąć prostą regułę: dane klientów nie podróżują jako załączniki, tylko jako link do pliku z kontrolowanym dostępem. Gdy wysyłka załącznika jest konieczna, trzymaj się tej kolejności:

1. Sprawdź, czy dane są potrzebne - może odbiorcy wystarczy zestawienie bez nazwisk albo tylko numery zamówień.

2. Usuń zbędne kolumny - zostaw tylko pola niezbędne do zadania odbiorcy.

3. Zaszyfruj plik - hasło do otwarcia w Excelu albo archiwum AES-256.

4. Przekaż hasło innym kanałem - nigdy w tej samej wiadomości ani w kolejnym mailu do tej samej osoby.

5. Zweryfikuj adres odbiorcy - autouzupełnianie adresów to częsta przyczyna wysyłki danych do niewłaściwej osoby.

6. Usuń plik po wysłaniu - z folderu Pobrane i z dysku lokalnego, a stare wiadomości z załącznikami archiwizuj według ustalonego terminu.

W Gmailu dostępny jest tryb poufny, który pozwala ustawić datę wygaśnięcia wiadomości i wyłączyć opcje przekazywania, kopiowania, drukowania i pobierania. Google zaznacza jednak w dokumentacji, że tryb poufny nie chroni przed zrobieniem zrzutu ekranu ani zdjęcia wiadomości. To dobre uzupełnienie, ale nie zastępuje szyfrowania pliku i kontroli dostępu. Ochronę skrzynek przed przejęciem zapewnia przede wszystkim weryfikacja dwuetapowa i silne, unikalne hasła - dobrze sprawdza się tu menedżer haseł dla zespołu sklepu.

Jak przenieść dane klientów z arkuszy do bezpiecznego systemu

Najskuteczniejsza metoda bezpiecznego przechowywania danych to ograniczenie liczby miejsc, w których się znajdują. Zamiast walczyć z każdym plikiem osobno, zaplanuj przeniesienie procesu. Sprawdzona kolejność działań wygląda tak:

[#chart:wit61b]

Najwięcej zyskujesz na procesach, które powtarzają się codziennie. Jeśli magazyn pracuje na eksporcie zamówień, zwykle da się go zastąpić widokiem w panelu sklepu albo w integratorze zamówień z kontem tylko do odczytu. Jeśli obsługa klienta prowadzi arkusz reklamacji, lepiej przenieść go do wspólnej skrzynki z etykietami albo prostego systemu zgłoszeń, gdzie każde zgłoszenie ma historię i osobę odpowiedzialną.

Kiedy arkusz z danymi klientów wystarczy, a kiedy potrzebny jest system

Nie każdy arkusz trzeba likwidować. Mały plik z kilkunastoma klientami hurtowymi, prowadzony przez jedną osobę na firmowym dysku z imiennym dostępem, może być w pełni rozsądnym rozwiązaniem. Decyzję ułatwia porównanie:

[#chart:wit61c]

[#tip] Ustal w zespole jedną zasadę nazewnictwa i jeden folder na tymczasowe eksporty, np. „Eksporty - usuń po 30 dniach”. Raz w miesiącu osoba odpowiedzialna przegląda folder i usuwa wszystko, co jest starsze niż ustalony termin. Ten sam termin wpisz do rejestru czynności przetwarzania, żeby dokumenty i praktyka mówiły to samo.

Porządek w skrzynkach: retencja i czyszczenie poczty

Skrzynka obsługi klienta po kilku latach zawiera tysiące wiadomości z adresami, numerami telefonów i numerami kont do zwrotów. W Google Workspace i Microsoft 365 możesz ustawić reguły przechowywania, które automatycznie usuwają lub archiwizują wiadomości po określonym czasie. Termin dopasuj do celu: korespondencja dotycząca reklamacji może być potrzebna do obrony przed roszczeniami, a zwykłe pytania o dostępność produktu - znacznie krócej. Zanim włączysz automatyczne usuwanie, ustal terminy z osobą odpowiedzialną za ochronę danych lub z prawnikiem, bo to decyzja organizacyjna, a nie tylko techniczna.

Jak Vinson pomaga bezpiecznie przechowywać dane klientów w sklepie

Vinson to agencja e-commerce z Bochni działająca od 2021 r., certyfikowany partner Base i autoryzowany partner Shoper, oceniana na 4,9/5 ze 171 opinii przez klientów z ponad 500 firm. W ramach wsparcia informatycznego dla firm i sklepów robimy przegląd dysków współdzielonych i skrzynek pod kątem plików z danymi klientów, porządkujemy uprawnienia i udostępnienia, wdrażamy weryfikację dwuetapową, szyfrowanie dysków na komputerach zespołu oraz reguły przechowywania poczty. Pomagamy też zastąpić ręczne eksporty widokami w panelu sklepu lub w integratorze zamówień. Nie udzielamy porad prawnych - techniczne ustalenia przekazujemy osobie, która odpowiada w firmie za RODO.

Najczęściej zadawane pytania

Czy można trzymać dane klientów w arkuszu Google Sheets?

Tak, RODO nie zakazuje używania arkuszy. Arkusz musi być jednak udostępniony tylko osobom, które potrzebują danych, na firmowych kontach z weryfikacją dwuetapową, a nie przez publiczny link. Warto też ograniczyć kolumny do niezbędnych i ustalić termin usunięcia pliku.

Czy wysyłanie listy zamówień mailem jest zgodne z RODO?

Samo wysłanie maila nie narusza RODO, ale sklep musi zapewnić odpowiednie bezpieczeństwo danych. Bezpieczniej jest udostępnić odbiorcy plik z kontrolą dostępu niż wysyłać załącznik. Jeśli załącznik jest konieczny, zaszyfruj go hasłem i przekaż hasło innym kanałem.

Jak zabezpieczyć plik Excel z danymi klientów hasłem?

W Excelu wybierz Plik, Informacje, Chroń skoroszyt i opcję szyfrowania hasłem. Wtedy plik nie otworzy się bez hasła. Ochrona arkusza przed edycją nie szyfruje danych, więc nie wystarcza do ochrony danych osobowych.

Co zrobić, gdy arkusz z danymi klientów trafił do niewłaściwej osoby?

Od razu odbierz dostęp do pliku lub poproś odbiorcę o usunięcie wiadomości i potwierdzenie usunięcia. Zapisz, jakie dane i ilu klientów dotyczyło zdarzenie. Następnie oceń ryzyko i zdecyduj o ewentualnym zgłoszeniu do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia - w razie wątpliwości skonsultuj się z prawnikiem.

Jak długo przechowywać eksporty zamówień?

Eksport roboczy, np. lista do pakowania, powinien zostać usunięty zaraz po wykonaniu zadania. Dane zamówień przechowuj w systemie sklepu i dokumentach księgowych przez okresy wynikające z przepisów i rejestru czynności przetwarzania. Kopie w arkuszach i mailach nie powinny żyć dłużej niż dane źródłowe.

Jeśli chcesz wiedzieć, ile kopii danych klientów krąży w Twojej firmie, i uporządkować dyski oraz pocztę, skontaktuj się z nami w sprawie wsparcia IT. Szerszy obraz obowiązków znajdziesz w artykule RODO w sklepie internetowym - praktyczna lista obowiązków sprzedawcy.