Audyt Base - co powinien zawierać?

Audyt procesu zamówień w Base - statusy i automatyzacja

Najwięcej oszczędności daje zwykle przegląd obsługi zamówień. Audyt Base powinien przejść całą ścieżkę zamówienia i odpowiedzieć na pytanie, w którym miejscu człowiek robi coś, co mógłby zrobić system.

• Statusy zamówień - czy są czytelne, czy nie ma statusów „martwych” i czy każdy pracownik wie, co oznaczają.

• Akcje automatyczne - czy faktura lub paragon wystawiają się po opłaceniu, czy etykieta tworzy się automatycznie, czy klient dostaje e-mail z numerem przesyłki.

• Kurierzy - czy przewoźnik jest dobierany według wagi, kraju, kanału i metody płatności, czy etykiety drukują się hurtowo.

• Dokumenty sprzedaży - poprawność serii numeracji, stawek VAT, korekt i integracji z programem księgowym.

• Zwroty i reklamacje - czy zwrot aktualizuje stan magazynu i czy jest ślad w systemie.

Różnicę między kontem z automatyzacją a kontem obsługiwanym ręcznie dobrze pokazuje proste porównanie:

Reguły wyboru przewoźnika opisujemy szerzej we wpisie Automatyczny wybór kuriera w Base - reguły wysyłki według wagi, kraju i kanału, a podłączanie firm kurierskich w artykule Kurierzy w BaseLinkerze - jak podłączyć InPost, DPD, DHL i inne firmy.

Po czym poznać, że konto Base potrzebuje audytu?

Nie trzeba czekać na poważną awarię. Większość problemów daje wcześniej sygnały, które zespół zna z codziennej pracy. Poniżej najczęstsze objawy i to, co zwykle za nimi stoi:

[#chart:rw34b]

Jeśli rozpoznajesz dwa lub trzy z tych objawów, audyt prawie na pewno znajdzie kilka szybkich poprawek. Podobnie warto go zrobić przed wejściem na nowy marketplace, przed sezonem i po zmianie osób, które opiekowały się konfiguracją.

Organizacja pracy i koszty planu Base

Audyt to nie tylko technika. Base koordynuje pracę sprzedaży, magazynu i obsługi klienta, dlatego dobry audyt sprawdza też, kto ma dostęp do jakich modułów, czy pracownicy mają osobne profile i czy konfiguracja jest opisana na tyle, żeby nowa osoba mogła ją zrozumieć.

Warto przy okazji przejrzeć plan Base. Według cennika Base plan Freemium jest bezpłatny i obejmuje do 100 zamówień miesięcznie i 1 000 produktów, plan Business to 279 zł stałej opłaty plus 0,99 zł za zamówienie, a Enterprise ma wycenę indywidualną dla ponad 5 000 zamówień lub 1 mln zł GMV miesięcznie. Kwoty są netto, a nowe konto ma 14-dniowy test z dostępem do wszystkich funkcji (stan na kwiecień 2026 - sprawdź cennik).

[#tip] Przed audytem przygotuj listę trzech rzeczy, które najbardziej irytują zespół w codziennej pracy z Base. To zwykle najlepszy punkt startu - audytor szybciej trafi w realne problemy, a nie tylko w ustawienia, które „mogłyby być lepsze”.

Jak przebiega audyt Base krok po kroku?

Dobrze przeprowadzony audyt ma jasny początek i koniec. Nie zmienia niczego na koncie bez uzgodnienia - najpierw diagnoza, potem decyzja, dopiero na końcu wdrożenie. Typowy przebieg wygląda tak:

[#chart:rw34c]

Wynikiem powinna być lista zmian podzielona na trzy grupy: błędy do natychmiastowej poprawy, usprawnienia, które oszczędzą czas zespołu, i rozwój, np. nowe kanały sprzedaży czy integracja z hurtownią. Przy każdej pozycji powinno być jasne, co zmienić, dlaczego i jaki efekt to da.

Audyt Base drogą do większych zysków

Audyt Base to nie tylko porządek w ustawieniach. Poprawnie skonfigurowany system skraca czas realizacji zamówień, zmniejsza liczbę pomyłek i podnosi zadowolenie klientów, a to przekłada się na wyniki finansowe. Każda zmiana z raportu powinna mieć wskazany efekt: mniej godzin pracy, mniej błędów albo dodatkową sprzedaż.

• Mniej pomyłek w wysyłkach. Reguły wyboru kuriera i automatyczne etykiety ograniczają błędne adresy, złe usługi i dopłaty za niestandardowe paczki.

• Mniej anulacji. Poprawne powiązania ofert i synchronizacja stanów zmniejszają liczbę zamówień na towar, którego nie ma, co chroni też wskaźniki konta na Allegro.

• Krótszy czas obsługi zamówienia. Akcje automatyczne przejmują faktury, etykiety i powiadomienia, więc zespół zajmuje się tylko wyjątkami.

• Nowe kanały sprzedaży. Uporządkowany katalog z kompletnymi danymi łatwiej wystawić na kolejnych marketplace'ach, np. Empik czy Erli.

Audyt pozwala też zidentyfikować wąskie gardła w procesach sprzedaży i logistyki oraz udoskonalić integracje z platformami sprzedażowymi i programem księgowym. Regularna analiza konfiguracji, poparta wiedzą specjalistów, pomaga lepiej wykorzystać narzędzia, za które firma już płaci.

Checklista przed audytem Base

Audyt przebiega szybciej i daje lepsze wyniki, gdy firma przygotuje się do niego wcześniej. Zanim umówisz audyt Base, zbierz kilka informacji:

1. listę wszystkich kanałów sprzedaży i magazynów, także tych, które planujesz uruchomić,

2. liczbę zamówień miesięcznie i aktualny plan Base,

3. opis, kto w firmie odpowiada za oferty, zamówienia, magazyn i obsługę klienta,

4. przykłady zamówień, przy których coś poszło nie tak, np. błędna faktura albo zły kurier,

5. listę zewnętrznych narzędzi podłączonych do kanałów sprzedaży, np. do repricingu albo wiadomości,

6. dostęp do konta Base dla audytora z uprawnieniami do podglądu konfiguracji.

Warto też spisać, czego oczekujesz po audycie: oszczędności czasu, mniej błędów, przygotowania do nowego kanału czy obniżenia kosztów planu. Jasny cel pomaga ustawić priorytety w raporcie i od razu oddzielić zmiany pilne od tych, które mogą poczekać.

[#przyklad] Przykład (wartości umowne): jeśli pracownik poświęca 2 minuty na ręczne wystawienie faktury i etykiety, a sklep ma 1 000 zamówień miesięcznie, to ponad 33 godziny pracy w miesiącu. Akcja automatyczna, która robi to po opłaceniu zamówienia, oddaje ten czas zespołowi.

Najczęstsze błędy, które wykrywa audyt Base

Konta Base różnią się skalą i liczbą kanałów, ale błędy w konfiguracji często się powtarzają. Oto te, które spotykamy najczęściej:

• Oferty bez powiązania z produktem. Stan w ofercie nie spada po sprzedaży w innym kanale, a sklep sprzedaje towar, którego nie ma.

• Kilka źródeł prawdy o produkcie. Część danych jest w katalogu Base, część w sklepie, a część w hurtowni - i nikt nie wie, które są aktualne.

• Akcje automatyczne, które się wykluczają. Dwie reguły zmieniają status tego samego zamówienia albo wysyłają klientowi dwa e-maile.

• Brak wag i wymiarów produktów. Reguły wyboru kuriera nie działają, a etykiety trzeba poprawiać ręcznie.

• Wspólne konto dla całego zespołu. Nie wiadomo, kto wprowadził zmianę, a każdy ma dostęp do ustawień, których nie powinien dotykać.

Większość tych błędów nie powoduje awarii z dnia na dzień, tylko powoli generuje koszty: anulacje, dopłaty u kurierów i godziny ręcznej pracy. Dlatego tak łatwo je przeoczyć bez systematycznego przeglądu.

Audyt Base - zrób go sam czy zleć specjalistom?

Podstawowy przegląd możesz zrobić samodzielnie, korzystając z listy obszarów powyżej. Problem w tym, że osoba, która konfigurowała konto, często nie widzi własnych obejść i przyzwyczajeń. Zewnętrzny audytor patrzy na proces bez historii i porównuje go z tym, jak działają inne firmy. Szczególnie przy kilku kanałach, kilku magazynach i wielu akcjach automatycznych audyt specjalisty pozwala uniknąć kosztownych pomyłek.

Jak Vinson pomaga przy audycie i wdrożeniu Base

Vinson to agencja e-commerce z Bochni, działająca od 2021 r., certyfikowany partner Base, Allegro Ads Partner+ i partner Empik Place. Pracowało z nami ponad 500 firm, a klienci oceniają nas na 4,9/5 ze 171 opinii. Audyt i konsultację Base przeprowadzamy bez zobowiązań, a potem - jeśli chcesz - wdrażamy poprawki.

• przeglądamy integracje kanałów sprzedaży, synchronizację stanów i cen,

• analizujemy statusy, akcje automatyczne, kurierów i dokumenty sprzedaży,

• sprawdzamy, czy Twoją ofertę da się wprowadzić na kolejne marketplace'y,

• wdrażamy zmiany i szkolimy zespół z automatyzacji w Base.

Szczegóły znajdziesz na stronie wdrożenie i audyt Base w Vinson.

Najczęściej zadawane pytania

Co to jest audyt Base?

Audyt Base to przegląd konfiguracji konta Base (dawniej BaseLinker) i procesów sprzedaży, które na nim działają. Obejmuje integracje kanałów, katalog i magazyn, synchronizację stanów i cen, statusy, akcje automatyczne, wysyłki i dokumenty. Kończy się listą błędów i usprawnień z priorytetami.

Co powinien zawierać audyt BaseLinkera?

Audyt BaseLinkera, dziś Base, powinien zawierać przegląd integracji kanałów sprzedaży, katalogu produktów i powiązań ofert, synchronizacji stanów i cen, procesu zamówień i statusów, akcji automatycznych, kurierów, faktur i paragonów, zwrotów oraz uprawnień pracowników. Do tego rekomendacje zmian z uzasadnieniem.

Jak często robić audyt Base?

Warto robić go przynajmniej raz w roku, a dodatkowo przed sezonem, przed wejściem na nowy kanał sprzedaży i po zmianie osoby odpowiedzialnej za konfigurację. Częściej, gdy pojawiają się błędy w stanach, wysyłkach lub dokumentach.

Ile trwa audyt Base?

Czas zależy od liczby kanałów, magazynów i akcji automatycznych na koncie. Mały sklep z jednym-dwoma kanałami da się przejrzeć szybciej niż firmę z kilkoma marketplace'ami i hurtowniami. Najwięcej czasu zajmuje zwykle analiza procesu zamówień i rozmowa z zespołem.

Czy audyt Base zmienia coś na moim koncie?

Sam audyt to diagnoza - nie powinien zmieniać konfiguracji bez Twojej zgody. Zmiany wprowadza się po omówieniu wyników, najlepiej etapami, zaczynając od błędów, które powodują straty. Każdą większą zmianę warto najpierw sprawdzić na kilku zamówieniach testowych.

Czy audyt Base jest płatny?

To zależy od firmy, która go przeprowadza, i zakresu prac. W Vinson audyt i konsultację Base przeprowadzamy bez opłat i bez zobowiązań, a płatne jest dopiero ewentualne wdrożenie zmian. Przed zleceniem audytu zapytaj, co dokładnie obejmuje i w jakiej formie dostaniesz wyniki.

Dobrze skonfigurowany Base pracuje za zespół, a źle skonfigurowany generuje pracę. Jeśli Base łączy u Ciebie Allegro z innymi narzędziami, przeczytaj też, kiedy wystarczy jedno narzędzie: Niezbędnik Sprzedawcy czy Base. A jeśli chcesz sprawdzić swoje konto, zgłoś się po audyt i wdrożenie Base w Vinson.